Ministère de la Justice
 
 

Questions fréquemment posées sur Comedec

Grands principes et fonctionnement de COMEDEC
Comment fonctionne COMEDEC ? Est-il nécessaire de disposer d'un logiciel de gestion de l'état civil pour y adhérer ?

Le système « Communication électronique de données d'état civil » (COMEDEC) est une plateforme d'échanges entre les administrations et organismes destinataires de données d'état civil d'une part, et les mairies dépositaires des registres de l'état civil d'autre part.

L'accès à COMEDEC est sécurisé par une carte agent. Celle-ci est délivrée par le maire - ou son mandataire, aux officiers d'état civil et agents d'état civil de son choix. Cette carte agent permet également à son titulaire de signer électroniquement les demandes de vérification des données d'état civil.

Cette plateforme ne conserve aucune donnée d'état civil. Les données d'état civil échangées sont exploitées par les destinataires dans les conditions prévues par la norme.

Il n'est pas nécessaire de disposer d'un logiciel de gestion de l'état civil pour adhérer à COMEDEC. Il suffit d'une connexion internet et d'un matériel informatique récent (nécessaire pour utiliser l'application de traitement en ligne développée par l'Etat : WebADA).

Voir la rubrique COMEDEC sur le site internet de l'ANTS

 

La signature électronique fait elle évoluer les responsabilités de l'officier de l'état civil ?

Non. L'officier délivre les données contenu dans les registres. Dans le cadre de l'instruction des demandes de passeport la préfecture jugera de la délivrance du titre au regard des données fournies par l'usager et de l'extrait que vous aurez envoyées.

 

Est-il nécessaire d'effectuer une déclaration CNIL spécifique pour mettre en œuvre la dématérialisation des échanges ?

La Norme simplifiée 43 est en cours de mise à jour pour prendre en compte ces nouveaux échanges. Si vous avez déjà effectué une déclaration via la norme simplifiée, vous n'aurez pas de déclaration supplémentaire à faire.

 

COMEDEC est-il payant ?

Cette solution de dématérialisation ne s'appuie pas sur un tiers de télétransmission comme pour la dématérialisation des décisions soumises au contrôle de légalité.

De plus, les cartes de signature sont fournies gratuitement. Les lecteurs de cartes sont aussi fournis gratuitement mais l'ANTS n'en assure pas la maintenance. Le coût d'un lecteur est d'environ 10 euros.

Par contre, le coût de mise en œuvre des fonctionnalités nécessaires à l'utilisation de COMEDEC dans votre logiciel d'état civil dépend de la politique commerciale de chaque éditeur. Certains facturent une journée d'intervention (paramétrage, raccordement et formation).

 

Les communes ayant numérisé leurs registres auront-elles la possibilité de répondre sous forme d'image à une demande COMEDEC ? Sous quel format se fera la réponse ?

Les réponses aux demandes de vérifications d'état civil se feront sous forme de texte et non d'image.

La démarche mise en œuvre respecte une demande de la CNIL, qui a rappelé à plusieurs reprises que seules les informations utiles à l'instruction d'un dossier devaient être transmises aux administrations demandeuses.

Les communes qui sont en cours de numérisation des actes ne doivent néanmoins pas abandonner ce chantier qui leur évitera de manipuler les registres.

Les mairies pourront-elles échanger des données d'état civil entre elles à travers COMEDEC ?

Oui, cette fonctionnalité est en cours de développement et sera disponible prochainement.

 

Quel est l'équipement nécessaire en mairie ?

Le dispositif COMEDEC est différent de celui déployé par l'ANTS dans le cadre du passeport.

La mairie utilise son logiciel d'état civil comme pour le traitement des autres demandes et une connexion internet.

De plus, la mairie devra être équipée de lecteurs de carte. Ces lecteurs seront fournis par l'ANTS.

Pour plus d'information, consultez le site de l'ANTS

 

Peut-on installer les pré-requis techniques de COMEDEC sur l'Unité Centrale fournie par l'ANTS pour le DR Passeport biométrique ?

Non, aucune installation ne peut être réalisée sur cette unité centrale. En revanche, COMEDEC peut être utilisé sur n'importe quel poste de la mairie, s'il répond aux pré-requis techniques.

 

Quelles sont les responsabilités respectives de la mairie et de l'ANTS en cas de dysfonctionnement du système ? Qui s'occupe de la résolution d'éventuels problèmes ?

Vous serez prévenu par l'ANTS en cas de dysfonctionnement de la plateforme COMEDEC.

Si vous constatez un dysfonctionnement de votre logiciel pour devez contacter votre éditeur.

Si votre système d'information ne vous permet plus de communiquer avec la plateforme d'échange pendant plus d'une journée, il convient de le signaler à l'ANTS.

Le support COMEDEC de l’ANTS est à votre disposition par courriel : ants-comedec@interieur.gouv.fr.

Envoi de demandes de vérification de l'état civil

Que deviennent les données renvoyées dans le cadre du passeport ou de la CNI ?

Ces données sont rattachées automatiquement au dossier du demandeur comme l'était anciennement le justificatif d'état civil scanné. L'agent en préfecture a la possibilité de comparer ces données à celle fournies par l'usager. Les données que vous avez fournies seront directement utilisées pour la fabrication du titre.

 

Comment une mairie de recueil saura-t-elle si une mairie de naissance est raccordée à COMEDEC ?

Les dispositifs de recueil sont programmés pour envoyer automatiquement, et si la situation administrative de l'usager le nécessite, une demande de vérification à la commune de naissance.

 

Y aura-t-il une possibilité d'établir des statistiques sur les demandes traitées ?

Certains logiciels intègrent déjà des statistiques concernant le traitement des demandes COMEDEC.

La mise à disposition de statistiques est envisagée. Le projet COMEDEC se trouve actuellement au stade d'identification des besoins à ce sujet. Un mécanisme de base de suivi d'exploitation existe d'ores et déjà. Il sera possible de s'y appuyer pour définir un dispositif adapté aux besoins des communes.

 

Pour les mentions, doit-on mettre la date de l'événement ou la date d'apposition de la mention ?

Il faut mettre la date de l'événement.

 

Que doit faire l'agent s'il ne trouve pas le demandeur dans son registre d'état civil ?

L'agent doit dans ce cas indiquer une « réponse négative » et le demandeur (préfecture ou notaire) en est alors informé. L'agent n'a pas la possibilité d'indiquer de motif.

 

Gestion des cartes agents

Comment sera transmise à la mairie la première carte agent de signature de COMEDEC ?

Le responsable de la gestion des cartes désigné par le maire dans la convention obtiendra sa carte en préfecture. Il aura reçu auparavant en mairie un code dit « code d'activation de la carte agent». Ce code est provisoire et devra être changé lors de l'activation de la carte. La préfecture validera par la suite l'activation effective de cette carte agent.

 

Les agents assumant les fonctions d'officier d'état civil par délégation auront-ils le droit de signer électroniquement ?

Oui.

 

Comment seront traitées les demandes de vérification d'état civil au cas où les agents disposant d'une carte agent sont absents ? Sera-t-il possible de déléguer ses droits ?

Il n'est pas possible de déléguer ses droits étant donné que la carte agent est strictement personnelle. Il sera donc nécessaire que suffisamment d'agents soient dotés d'une carte pour assurer la continuité de leur activité.

 

Le maire peut-il modifier les droits de la carte agent pour un agent ? Que faire en cas de perte ou de vol ?

Le responsable de la gestion des cartes peut modifier les droits attribués à un agent en utilisant l'application AGAEC. Il doit impérativement déclarer la perte ou le vol de la carte agent qui sera alors immédiatement inutilisable.

 

Quelles sont les précautions particulières à prendre ?

La carte agent est individuelle et doit faire l'objet d'une surveillance toute particulière. Son titulaire en est personnellement responsable.

 

Quels sont les dispositifs d'assistance ?

Le support de l’ANTS est disponible par courriel à l’adresse ants-comedec@interieur.gouv.fr.

 

Est-ce que la mairie de recueil sera informée de la réponse de la mairie de naissance ?

La réponse est envoyée par la mairie de naissance directement à la préfecture, mais la mairie de recueil sera informée par le suivi du dossier de demande de passeport.

 

Est-ce que l'INSEE va être connecté à COMEDEC ?

Ce n'est pour l'instant pas envisagé.

 
 
 
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