Ministère de la Justice
 
 

Comment se préparer à COMEDEC

Lorsqu’une commune se raccorde à COMEDEC, elle doit transmettre les données des actes qui lui sont demandées par les préfectures ou les notaires. Si les actes concernés sont saisis dans le logiciel d’état civil, alors il y a peu de manipulations à effectuer pour cela. En revanche, si les actes sont uniquement en version papier ou en version numérisée (version image), l’officier d’état civil doit ressaisir les données de l’acte (équivalent d’un extrait pour une demande de titre ou équivalent d’une copie intégrale pour une demande émanant d’un notaire). Ce temps de ressaisie est à prendre en compte afin d’adapter l’organisation du service au passage à COMEDEC.

Dois-je ressaisir tous mes actes avant de me raccorder à COMEDEC ?

Avant le raccordement, il n’est pas nécessaire d’avoir ressaisi l’intégralité des actes détenus par la commune. En effet, Il est possible d’effectuer une ressaisie au fil de l’eau, à savoir de ressaisir les actes au fur et à mesure qu’ils sont concernés par une demande COMEDEC. Il est également possible pour la commune de  ressaisir tout ou partie des actes dont elle dispose, et notamment les actes des années les plus demandées.

 

La numérisation (en image) de mes actes est-elle utile ?

Pour rappel, les images ne peuvent pas être transmises dans COMEDEC. Toutefois, une numérisation en image reste utile, puisqu’elle permet de ressaisir les données sans avoir à se référer au registre papier. Si une ressaisie complète des actes en mairie est effectuée, l’image se révèle très utile pour vérifier les données préalablement saisies et  corriger les éventuelles erreurs.

 

Comment savoir quels actes seront demandés dans COMEDEC ?

Les graphiques présentent, par type d’acte et par demandeur (préfectures pour le flux TES et notaires) les années des actes demandés actuellement dans COMEDEC.

Ces données sont issues des demandes qui ont transité sur la plateforme COMEDEC portant sur l’ensemble des communes raccordées.

Elles vous permettront d’estimer les années les plus demandées par type d’acte, pour ainsi prioriser d’éventuels travaux de numérisation.  Toutefois, l’historique de l’état civil de chaque commune peut avoir une forte influence sur les années de création des actes demandés. Une commune qui ne dispose d’une maternité que depuis les années 2000 ne sera pas sollicité massivement par les notaires. Les chiffres communiqués ci-dessous doivent donc être pondérés en fonction de l’historique local.

-        Actes demandés par les préfectures dans le cadre d’une demande de titres :

Les actes demandés par les préfectures afin d’établir un titre d’identité (carte nationale d’identité ou passeport) sont en majorité des actes récents, comme le montre le graphique ci-dessous. 52% des demandes concernent des naissances entre 2000 et 2017, et 62% des demandes concernent des naissances entre 1990 et 2017.

 

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-        Actes demandés par les notaires :

Concernant les actes de naissance demandés par les notaires, la répartition des actes demandés par année est présentée sur le graphique suivant. 89,5% des actes de naissance demandés par les notaires concernent la période 1946-1993, et 50% des actes de naissance demandés concernent la période 1966-1987.

 

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La répartition des actes de mariage demandés par les notaires en fonction de l’année du mariage est relativement différente, puisqu’il existe un pic de demandes autour de l’année 1975, mais les demandes restent linéaires entre 1970 et 2016, comme le montre le graphique ci-dessous :

 

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Enfin, l’écrasante majorité des actes de décès demandés par les notaires concerne des actes très récents : 63% concernent des actes dressés depuis moins de 2 ans, et 78% des actes dressés depuis moins de 10 ans.

 

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Données sur les années des actes demandés par COMEDEC

 

Pour toute question concernant la préparation du passage à COMEDEC, le ministère de la justice se tient à votre disposition à l’adresse suivante : comedec@justice.gouv.fr .

 
 
 
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