BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 92
(1er octobre - 31 décembre 2003)

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Circulaires du service de l'accès au droit et à la justice et de la politique de la ville
Signalisation des circulaires du 1er octobre au 31 décembre 2003


Aide juridictionnelle et autres aides prévues par les articles 64-1 à 64-3 de la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique : transmission par les CARPA à la chancellerie des états prévus à l'article 36 du règlement type ; liquidation des dotations accordées aux barreaux

SADJPV 2003-05/23-12-2003
NOR : JUSJ0390016C

Aide juridictionnelle

CARPA


POUR ATTRIBUTION

Premiers présidents des cours d'appel - Procureurs généraux près les cours d'appel - Présidents des TGI - Procureurs de la République près les TGI - Présidents de CARPA - Bâtonniers des ordres des avocats - Directeur de l'ENM - Directeur de l'ENG - Président du Conseil national des barreaux - Président de la Conférence des bâtonniers - Président de l'UNCA

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23 décembre 2003 -




Sommaire :

I. - DOCUMENTS A TRANSMETTRE ANNUELLEMENT A LA CHANCELLERIE ET DATE DE TRANSMISSION

II. - LA LIQUIDATION DES DOTATIONS

III. - LA MISSION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

IV. - CONSERVATION DES DONNEES ET REOUVERTURE DES AFFAIRES

Annexes :

Annexe I. -
Présentation des états liquidatifs et de leurs annexes

Annexe II. - Présentation des états récapitulatifs visés aux articles 12 et 26 du règlement type pris pour l'application de l'article 29 de la loi du 10 juillet 1991

Textes sources :

Décret n° 91-1266 du 19 décembre 1991 portant application de la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique
Décret n° 96-887 du 10 octobre 1996 portant règlement type relatif aux règles de gestion financière et comptable des fonds versés par l'Etat aux caisses de règlement pécuniaire des avocats pour les missions d'aide juridictionnelle et pour l'aide à l'intervention de l'avocat prévue par les dispositions de la troisième partie de la loi du 10 juillet 1991
Circ. NOR : JUSG9360012C du 8 février 1993
Circ. NOR : JUSG9460009C du 2 février 1994
Lettre circulaire aux bâtonniers du 28 novembre 1997
Circ. NOR : JUSG0060072C du 21 décembre 2000
Arrêté du 1er décembre 2003 modifiant l'arrêté du 7 mars 2003 qui fixe les modèles des états liquidatifs et comptables prévus par les articles 36 et 37 du règlement type pris pour l'application de l'article 29 de la loi du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique

Afin que la chancellerie puisse contrôler le respect des règles et obligations financières et comptables applicables à la CARPA pour la gestion des fonds d'aide juridique, le règlement type pris pour l'application de l'article 29 de la loi du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique prévoit la communication annuelle par la CARPA d'états liquidatifs et comptables, accompagnés des rapports des commissaires aux comptes.
Ces documents sont destinés à permettre à la chancellerie, après avoir contrôlé l'application de la réglementation financière et comptable par la CARPA, de liquider la dotation conformément à l'article 118 du décret du 19 décembre 1991 susvisé.
Les dispositions relatives à la liquidation des dotations versées par l'Etat aux CARPA ont été précisées par les circulaires susvisées du 8 février 1993, du 2 février 1994, du 21 décembre 2000 et par la lettre circulaire aux bâtonniers du 28 novembre 1997.
Il convient donc d'actualiser ces circulaires et de les refondre en un document unique qui présente successivement la liste des documents à transmettre annuellement à la chancellerie et leur date de transmission, la liquidation des dotations, la mission du commissaire aux comptes et l'archivage des données.
Les présentes dispositions portent essentiellement sur les diligences à effectuer par les CARPA qui établissent les états liquidatifs et comptables et ne s'adressent aux juridictions que pour les seules diligences relatives à la délivrance des attestations de mission.

I. - DOCUMENTS A TRANSMETTRE ANNUELLEMENT A LA CHANCELLERIE. DATE DE TRANSMISSION

La liste des documents que la CARPA doit transmettre annuellement au garde des sceaux est fixée par l'article 36 du règlement type précité et n'a pas été modifiée depuis 1996 :

" 1° Les états liquidatifs dont le modèle est fixé par arrêté du garde des sceaux accompagnés du rapport du commissaire aux comptes établi conformément à l'article 118 du décret du 19 décembre 1991.
2° Les résultats du compte " emploi des produits financiers " et des comptes " rétributions particulières ".
3° Les états récapitulatifs visés à l'article 12 et à l'article 26 établis selon un modèle fixé par arrêté du garde des sceaux.
4° Le rapport du commissaire aux comptes établi conformément à l'article 117-1 du décret susmentionné ".

1. Les états liquidatifs dont le modèle est fixé par l'arrêté du 1er décembre 2003 sont les suivants

1° Pour l'aide juridictionnelle :

Les états liquidatifs dans leur version simplifiée, c'est-à-dire les états :

- modèle 1.1 et ses 4 annexes ;

- modèle 1.2 ;

- modèle 2.1.A, 2.1.C, 2.1.P, 2.1.P.T, 2.1.C.E.P.T, 2.1.A.E.P.T, 2.2.A, 2.2.C, 2.2.P, 2.2.P.T, 2.2.C.E.P.T, 2.2.A.E.P.T ;

- modèle 3 et son annexe.

Pour accélérer le traitement de ces états liquidatifs par la chancellerie, ils doivent être accompagnés des pièces suivantes :

- s'agissant de l'annexe IV à l'état modèle 1.1, l'attestation de mission (AFM) ou l'ordonnance rendue par le juge et la décision d'admission, pour les affaires où la prescription quadriennale pourrait être opposée, compte tenu des dates d'AFM ou d'admission saisies ;

- pour les CARPA dotées du logiciel de gestion des crédits d'aide juridictionnelle diffusé par l'UNCA, l'état de contrôle de cohérences et la liste des affaires à vérifier ainsi que des décisions et attestations de mission ou ordonnances concernées accompagnées de l'état intitulé " historique de l'affaire ".

2° Pour l'aide à l'intervention de l'avocat au cours de la garde à vue : l'état modèle 1.

3° Pour l'aide à l'intervention de l'avocat au cours de la médiation de la composition pénales ou de la mesure prévue à l'article 12-1 de l'ordonnance n° 45-174 du 2 février 1945 : l'état modèle 1.

4° Pour l'aide à l'intervention de l'avocat pour l'assistance d'un détenu dans le cadre d'une procédure disciplinaire : l'état modèle 1.

Les différents modèles d'états liquidatifs figurent dans l'arrêté du 1er décembre 2003 et sont présentés de façon détaillée en annexe I.
Il faut noter que les termes " états liquidatifs " et " états récapitulatifs " établis en vue de la liquidation de la dotation peuvent être employés avec la même signification. Le premier terme figure en effet à l'article 36 du règlement type, le second terme à l'article 118, alinéa 3 du décret du 19 décembre 1991 susvisé.

2. Les rapports du commissaire aux comptes

1° Le rapport de certification établi conformément aux articles 118 et 132-4 du décret du 19 décembre 1991, accompagné des états suivants revêtus de sa signature pour certification : modèles 1.1 et 1.2 pour l'aide juridictionnelle, modèle 1 pour l'aide à l'intervention de l'avocat au cours de la garde à vue, modèle 1 pour l'aide à l'intervention de l'avocat au cours de la médiation de la composition pénales ou de la mesure prévue à l'article 12-1 de l'ordonnance n° 45-174 du 2 février 1945, modèle 1 pour l'aide à l'intervention de l'avocat pour l'assistance d'un détenu dans le cadre d'une procédure disciplinaire.

2° Le rapport établi conformément à l'article 117-1 du décret du 19 décembre 1991 susvisé.

3. Les états récapitulatifs visés aux articles 12 et 26 du règlement type précité et établis selon un modèle fixé par arrêté du garde des sceaux

Il s'agit, d'une part, de l'état récapitulatif des produits et des charges de gestion du service de l'aide juridictionnelle et des autres aides à l'intervention de l'avocat, et, d'autre part, de l'état récapitulatif des produits et des charges correspondant aux actions entrant dans le champ du protocole conclu par le barreau.

1° L'état récapitulatif des produits et des charges de gestion du service de l'aide juridictionnelle et des autres aides à l'intervention de l'avocat visé à l'article 12 (cf. annexe II).
Cet état doit être visé par le bâtonnier et avoir été communiqué au commissaire aux comptes, de façon à assurer une cohérence parfaite entre le montant des produits financiers porté sur cet état et celui figurant dans le rapport du commissaire aux comptes.

2° L'extrait des délibérations prises par l'Ordre et/ou la Carpa relatives aux charges exposées pour le fonctionnement du service de l'aide juridictionnelle et des autres aides à l'intervention de l'avocat et fixant le cas échéant les clés de répartition communiquées au commissaire aux comptes en application de l'article 12 précité.

3° L'état récapitulatif des produits et des charges correspondant aux actions entrant dans le champ du protocole conclu par le barreau visé à l'article 26 (cf. annexe II) accompagné des états modèle 2 ventilés par année d'admission. Cet état fera l'objet d'un commentaire détaillé dans une prochaine circulaire relative aux protocoles.

4. Les résultats du compte " emploi des produits financiers " et des comptes " rétributions particulières "

1° Le résultat du compte " emplois des produits financiers " n'est pas produit par le logiciel de gestion des crédits d'aide juridictionnelle diffusé par l'UNCA. Il doit être transmis par la CARPA dans la forme où il aura été tenu dans les livres comptables de la CARPA.

2° Les résultats des comptes rétributions particulières.

L'ouverture de comptes " rétributions particulières - avocats " n'est obligatoire que pour les seuls barreaux ayant conclu un protocole d'organisation de la défense ainsi que pour ceux dont le règlement intérieur prévoit le versement aux avocats de rétributions calculées sur une base autre que celle servant au calcul de la contribution due par l'Etat.
Le résultat du compte " rétributions particulières protocoles " n'est pas produit par le logiciel de gestion des crédits d'aide juridictionnelle GCAJ2. Ce compte doit être transmis dans la forme dans laquelle il aura été tenu dans les livres comptables de la CARPA.
En revanche le résultat du compte " rétributions particulières - avocats - convention, art. L. 29, alinéas 2 et 4 " doit être transmis par les barreaux éventuellement concernés dans la forme prévue par l'applicatif GCAJ2.

Dans le cas où un protocole d'amélioration de la défense (art. 91 et 132-6 du décret) aurait été conclu entre la juridiction et le barreau, sont joints, en outre, les états modèle 2.1 et 2.2 détaillés par année d'achèvement des missions pour l'aide juridictionnelle totale et partielle de façon à permettre à la chancellerie de calculer la dotation complémentaire due au titre du protocole.
L'ensemble des états prévus ci-dessus doit être visé par le bâtonnier et comporter le timbre de l'ordre.

5. Date de transmission

Les dossiers de liquidation de l'année n, qui doivent comporter les pièces prévues au 1, 3, 4, les rapports du commissaire aux comptes prévus au 2 et, en cas de protocole, les états modèle 2 détaillés par année d'admission doivent être adressés par le bâtonnier au SADJPV - bureau de l'aide juridictionnelle - 13, place Vendôme - 75042 - Paris Cedex 01 - avant le 30 juin de l'année n + 1.

II. - LA LIQUIDATION DES DOTATIONS

1. Les modifications des états liquidatifs introduites en 2003

Les modèles des états liquidatifs ont été modifiés par l'arrêté du 1er décembre 2003. Les modifications concernent principalement :

- l'annexe IV à l'état modèle 1.1 : trois nouvelles colonnes ont été insérées, de façon à communiquer à la chancellerie tous les éléments ayant motivé le paiement de missions achevées avant n - 4 et éviter ainsi les échanges de courriers relatifs aux explications sur le paiement de ces missions pouvant être frappées par la prescription quadriennale ;

- les états modèle 2 : les modifications du barème de l'article 90 introduites par les décrets n° 2003-541 du 23 juin 2003 et n° 2003-853 du 5 septembre 2003 ont entraîné des modifications de libellé pour certaines missions ;

- l'état modèle 1 relatif à l'aide à l'intervention de l'avocat au cours de la garde à vue : pour les interventions avec majorations, le calcul distingue désormais clairement le forfait de base et les différentes majorations ;

- les titres des états modèle 1 relatifs aux aides à l'intervention de l'avocat ont été simplifiés et rendus plus lisibles.

2. Dates de référence de l'exercice

La liquidation de l'année n s'opère, comme les années précédentes, par référence à l'année civile et porte sur les missions achevées au 31 décembre de l'année n et dont la rétribution finale a été versée par la CARPA entre le 1er janvier et le 31 décembre de cette même année sur la base de l'unité de valeur en vigueur au cours de l'année d'achèvement de ladite mission. Je vous rappelle en effet que la circulaire NOR : JUSG0060072C du 21 décembre 2000 a supprimé la période complémentaire.
Pour déterminer l'exercice de rattachement d'une mission, la date de référence est la date d'achèvement de la mission et non la date d'établissement de l'attestation qui peut être concomitante, mais aussi postérieure. Afin d'éviter toute difficulté, il convient donc que le greffier complète l'imprimé d'attestation de mission par l'indication de la date d'achèvement de la mission. Selon le cas, cette date correspond à la date de prononcé du jugement ou à la date de la décision mettant fin à la procédure.

3. Modalités de liquidation par la chancellerie

La chancellerie vérifie l'exhaustivité des pièces transmises par la CARPA ainsi que la présence des certifications et des visas prévus par l'article 118 du décret.
Au cas où les données figurant sur ces états présenteraient des incohérences ou des anomalies, le SADJPV communiquera ses observations au bâtonnier afin de recueillir de sa part ou de celle du commissaire aux comptes toutes indications complémentaires.
Dans l'hypothèse où le commissaire aux comptes formulerait des observations dans ses rapports, la chancellerie les signalera aux fins de régularisation à la CARPA et la liquidation des dotations ne pourra intervenir qu'après transmission du rapport du commissaire aux comptes précisant que la CARPA a bien procédé aux opérations de régularisation.
Dans le cas où les régularisations auraient été opérées depuis l'établissement du rapport, il convient de joindre à votre envoi les justificatifs des régularisations, accompagnés du rapport du commissaire aux comptes indiquant que l'ensemble des anomalies a été régularisé.
Au vu de ces éléments et des rectifications éventuelles des anomalies décelées dans la première hypothèse, l'administration centrale établit un arrêté de liquidation qui doit être visé par le contrôleur financier.
Ces arrêtés sont ensuite notifiés aux barreaux et communiqués également pour information au président de la juridiction près laquelle le barreau est établi.

III. - LA MISSION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

La Compagnie nationale des commissaires aux comptes a été amenée, dans une norme, figurant dans le référentiel normatif et déontologique de la CNCC, et relative aux CARPA dans le domaine de l'aide juridique, à préciser l'étendue de la mission du commissaire aux comptes. Il faut préciser toutefois que les normes actuellement définies par la CNCC seront prochainement soumises à une procédure d'homologation par le garde des sceaux, ministre de la justice, en application des dispositions de la loi de sécurité financière du 1er août 2003. Leur contenu et leur rédaction pourraient, à cette occasion, faire l'objet de modifications substantielles. L'extrait cité ci-dessous dans la présente circulaire n'est donc donné qu'à titre indicatif, dans l'attente de la publication du texte homologué qui, à compter de cette date, devra être pris comme seul référentiel applicable.

" La mission du commissaire aux comptes définie par l'article 30 de la loi du 10 juillet 1991 modifiée relève, au regard du cadre conceptuel des interventions du commissaire aux comptes :

- d'une mission d'audit pour ce qui concerne la certification des états récapitulatifs des règlements des missions achevées dans l'année civile ;

- des " autres interventions définies " ayant pour objectif de s'assurer de " la conformité avec le principe, la règle " pour ce qui concerne le contrôle des opérations enregistrées sur le compte spécial.

Le contrôle des états récapitulatifs établis au titre de chaque année par la CARPA et destinés à permettre la liquidation des contributions dues par l'Etat, au titre de l'année considérée, a pour objectif de permettre au commissaire aux comptes de formuler une opinion exprimant si ces états sont établis, dans tous leurs aspects significatifs, conformément aux dispositions légales, réglementaires et comptables qui leur sont applicables.
L'assurance obtenue par le commissaire aux comptes est exprimée, dans son rapport, sous une forme positive en termes de " régularité et de sincérité ".

Le contrôle des opérations enregistrées sur le compte spécial prévu à l'article 29 de la loi du 10 juillet 1991 a pour objectif de s'assurer que :

- les dotations versées par l'Etat au titre de l'aide juridique sont enregistrées dans la comptabilité de la CARPA conformément aux dispositions légales, réglementaires et comptables qui leur sont applicables et qu'elles sont utilisées conformément à la loi précitée ;

- les sommes payées à partir du compte spécial et relatives aux missions achevées découlent des informations figurant sur les pièces justificatives requises et tiennent compte des modalités tarifaires appropriées ;

- les placements des fonds effectués par la CARPA correspondant aux dotations versées par l'Etat répondent aux exigences, d'une part, de liquidité suffisante et, d'autre part, de garantie en capital ;

- les produits financiers perçus au titre de ces fonds sont enregistrés et utilisés conformément aux dispositions réglementaires ;

- les dispositions légales et réglementaires relatives à la prise en charge des rétributions versées aux avocats sur les fonds publics et aux contributions dues par l'Etat sont respectées (le cas échéant, celles relatives aux rétributions versées aux avocats dans le cadre du protocole conclu au titre des articles 91 et 132-6 du décret).

L'assurance obtenue par le commissaire aux comptes est exprimée, dans son rapport, sous une forme négative par rapport aux objectifs de contrôle ainsi définis, en termes d'absence d'observation, ou au contraire d'observations à formuler.

Les objectifs de contrôle du commissaire aux comptes définis aux paragraphes précédents ne comportent pas celui de s'assurer du bien-fondé des pièces délivrées, et notamment de l'exactitude du nombre d'unités de valeur reporté sur les attestations de fin de mission ou sur les états récapitulatifs.

Dans le cadre de sa mission le commissaire aux comptes a par ailleurs :

- un devoir d'information, à la plus prochaine assemblée générale de la CARPA, des irrégularités et des inexactitudes dont il a eu connaissance dans le cadre de ses contrôles (1) ;

- une obligation de révéler les faits délictueux dont il a eu connaissance au procureur de la République (2).

Cette démarche d'information et/ou de révélation s'inscrit parmi les interventions prévues par le cadre conceptuel, qui consistent à " porter à la connaissance, signaler des faits, des situations, des informations… "
Elle ne saurait se substituer ou dispenser le commissaire aux comptes de l'obligation qui lui est faite par ailleurs de mentionner dans ses rapports toute(s) anomalie(s) ou irrégularité(s) constatée(s) ".

IV. - CONSERVATION DES DONNEES ET REOUVERTURE D'AFFAIRES

Toutes les données doivent être conservées sur un support informatique et sur support papier pendant dix ans.
Il ne peut être procédé à la réouverture d'affaires clôturées au 31 décembre de l'exercice précédent qu'aux fins de procéder à la rectification d'erreurs commises dans l'établissement ou l'enregistrement de l'attestation de mission ou en cas de rectification du taux d'admission. Dans ce cas, la caisse des règlements pécuniaires des avocats enregistre la décision modificative sous le numéro de BAJ du dossier initial. Quant au montant du règlement, il est égal à la différence entre le montant résultant de la décision modificative et le montant de la décision initiale conservée et il figure sur l'état annexe II à l'état modèle 1.1 de l'exercice au cours duquel a lieu la régularisation.

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Je vous remercie de bien vouloir me faire connaître, sous le timbre du service de l'accès au droit et à la justice et de la politique de la ville - bureau de l'aide juridictionnelle, les difficultés que vous seriez susceptibles de rencontrer dans l'application de cette circulaire.

M. ZAUBERMAN

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(1) En application des articles L. 225-237 et L. 225-240, alinéa 1 du code de commerce auxquels renvoie l'article 30 de la loi du 10 juillet 1991.

(2) En application de l'article L. 225-240, alinéa 2 auquel renvoie l'article 30 de la loi du 10 juillet 1991.

© Ministère de la justice - avril 2004

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