Sommaire
:
I.
- CHAMP D'APPLICATION
II. - INSTRUCTION
DES DEMANDES
III. - UN
DOSSIER PERMANENT PAR ASSOCIATION
IV. - ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS
V. - DELAIS
VI.
- CONTROLE ET EVALUATION
VII. - L'ACTE ATTRIBUTIF DE SUBVENTION
Annexe :
Annexe VI. - Liste des services
d'administration centrale concernés par ce dispositif
Annexes
non publiées sur ce site :
Annexe
I. - Formulaire de demande de subvention homologué par
la commission pour les simplifications administratives (disponible
et téléchargeable sur le site de la COSA à l'adresse
suivante : www.cosa.gouv.fr)
Annexe II. - Modalités d'instruction des demandes de
subventions
Annexe III. - Glossaire à l'attention des services (disponible
et téléchargeable sur le site de la Délégation
interministérielle à l'innovation sociale et à
l'économie sociale à l'adresse suivante : www.vieassociative.gouv.fr)
Annexe
IV. - Circulaire du Premier ministre du 1er décembre 2000
relative aux conventions pluriannuelles d'objectifs entre l'Etat et
les associations (publiée au Journal officiel du
2 décembre 2000, p. 19160)
Annexe V. - Guide de l'évaluation édité
par la DIES le 23 août 2002
Texte source
:
Circ. du 24 décembre 2002 relative aux subventions
de l'Etat aux associations, publiée au JO du 27 décembre
2002, p. 21697
J'ai
l'honneur de vous transmettre ci-joint la circulaire du Premier ministre
citée en objet qui résulte d'un travail interministériel
entrepris en vue d'adopter un cadre unique applicable aux subventions
de fonctionnement versées par l'Etat et ses établissements
publics aux associations.
Ses dispositions s'inscrivent dans le cadre de la loi du 22 avril
2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les
administrations et dans une démarche de simplification, de
modernisation et d'harmonisation de l'action de l'Etat. Elles complètent
la circulaire du Premier ministre du 1er décembre 2000 relative
aux conventions pluriannuelles d'objectifs entre l'Etat et les associations.
J'appelle votre attention sur le fait que, parmi les cinq annexes
jointes à cet envoi, trois n'ont pas été publiées
au Journal officiel :
- le formulaire de demande de subvention homologué par la COSA
(annexe I) ;
- le glossaire à l'attention des services chargés de
la gestion des associations (annexe III) ;
-
le guide de l'évaluation publié par la Délégation
interministérielle à l'innovation sociale et à
l'économie sociale (DIES) (annexe V).
Les présentes instructions abrogent la circulaire Premier ministre
du 15 janvier 1988 et complètent la circulaire NOR : JUSA9800004C
du 12 janvier 1998 du ministère de la justice.
La présente circulaire vise à préciser les modalités
pratiques de mise en oeuvre des nouvelles dispositions concernant
l'octroi de subventions aux associations par les échelons déconcentrés
du ministère de la justice. Il en résultera un renforcement
du partenariat et des relations entre les services et les associations
ainsi qu'une meilleure capacité d'évaluation des actions
réalisées.
I.
- CHAMP D'APPLICATION
La circulaire du 27 décembre 2002 s'applique à tous
les financements des associations effectués sur le chapitre
46-01 par les directions d'administration centrale, les cours d'appel,
les directions régionales de l'administration pénitentiaire
et les directions régionales et départementales de la
protection judiciaire de la jeunesse. En sont exclus, en conséquence,
les GIP, les établissements publics et les fondations qui ne
relèvent pas du même régime.
II.
- INSTRUCTION DES DEMANDES
Il s'agit de simplifier les demandes de subventions et, partant, les
modalités d'instruction de ces demandes. Un imprimé
unique ayant été institué, les dossiers de demandes
de subvention seront les mêmes quelle que soit l'administration
auprès de laquelle le financement est sollicité.
Seul ce dossier, homologué par la COSA, devra être utilisé
et remis, le cas échéant, aux associations pour leur
demande de subvention.
Les informations que le dossier de demande de subvention doit contenir
sont précisées au paragraphe 1.2 de l'annexe 2 de la
circulaire du Premier ministre.
Aucune forme particulière n'est préconisée :
les services peuvent donc continuer à utiliser les documents
précédemment employés (ex. : cahier budgétaire
pour les associations du secteur pénal…) dès lors
que ces documents n'imposent pas aux associations de produire d'autres
pièces que celles listées au même paragraphe.
Il convient de distinguer trois cas :
1° Première demande de subvention (inférieure à
23 000 euros) : aucune pièce comptable n'est à joindre
à l'appui du dossier dûment rempli par une association
qui présente une première demande dont le montant est
inférieur à 23 000 euros. Le dossier unique de demande
de subvention prévoit un modèle de budget prévisionnel.
Le mode déclaratif est privilégié pour l'élaboration
des dossiers, l'association s'engageant, en les certifiant, sur la
véracité des informations communiquées.
2° Première demande de subvention (supérieure à
23 000 euros) : dans ce cas, l'association doit fournir, en plus du
dossier, les derniers comptes approuvés. Pour éviter
de retarder inutilement l'octroi des subventions, les comptes approuvés
de l'année N - 2 peuvent suffire.
3° Renouvellement de subvention : l'association est dispensée
de fournir les pièces de base qui figurent au dossier permanent
tenu par le service gestionnaire, mais doit produire un compte rendu
d'activité, comprenant un compte rendu financier ou les derniers
comptes approuvés.
III.
- UN DOSSIER PERMANENT PAR ASSOCIATION
Les services instructeurs doivent tenir un "dossier permanent"
par association. Ce dispositif permet d'alléger la composition
du dossier de subvention en cas de renouvellement et facilite le travail
des associations. Le dossier permanent réunit toutes les pièces
concernant cette association et permet de retracer l'historique des
relations entretenues avec l'administration.
A compter de la deuxième demande de subvention, il ne doit
désormais être sollicité, à l'appui du
formulaire de demande, que les comptes annuels et le rapport d'activité.
Il vous appartient d'ores et déjà de constituer ces
dossiers permanents à partir des éléments dont
vous disposez pour les associations qui ont précédemment
obtenu des subventions de vos services (statuts, compte annuels, comptes
rendus financiers).
IV.
- ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS
Il est demandé de mettre en place, tant au niveau central que
déconcentré, une instance collégiale unique pour
l'attribution des subventions sur un même secteur d'activité
et de désigner un interlocuteur référent des
associations pour l'instruction des demandes de subventions. Il s'agit
d'une part de s'assurer de la cohérence des diverses actions
subventionnées, d'autre part de donner une plus grande lisibilité
aux financements, et aux critères qui président aux
choix, enfin de mieux contrôler l'utilisation des fonds publics.
Au niveau central, vous trouverez en annexe à la présente
circulaire les coordonnées des services chargés de la
gestion des subventions (annexe n° VI).
Au niveau déconcentré, compte tenu de la pluralité
des financements effectués sur le chapitre 46-01, ces modalités
seront mises en place, dans un premier temps, par service (cours d'appel,
directions régionales de l'administration pénitentiaire,
directions régionales et départementales de la protection
judiciaire de la jeunesse). Il convient néanmoins de procéder,
dès cette année, à un échange d'informations
entre les échelons déconcentrés du ministère
de la justice sur les associations subventionnées.
Un plan de financement annuel devra être établi par chacun
des services gestionnaires pour les associations qui relèvent
de son secteur. Ce plan doit impérativement prévoir
de dégager des moyens permettant de faire face à des
dépenses imprévues, aucune réserve nationale
n'étant effectuée sur les crédits déconcentrés.
V.
- DELAIS
Compte
tenu des mesures de simplification mises en place, il est demandé
aux services de réduire de manière significative les
délais d'instruction et de notification des décisions
d'attribution ou de refus.
Il convient, à cet égard, d'instruire les dossiers au
fur et à mesure de leur arrivée, et de prévoir
une date au-delà de laquelle les demandes de subvention ne
seront plus recevables pour l'année en cours.
Vous veillerez à ce que les services gestionnaires établissent
un calendrier prévisionnel de gestion, porté à
la connaissance des associations, qui mentionne, au moins, la date
de dépôt des demandes de subvention ainsi que la date
de notification des décisions d'attribution.
Toute décision d'acceptation ou de refus doit être notifiée
à l'association intéressée.
VI.
- CONTROLE ET EVALUATION
Les mesures de simplification budgétaire ont toutefois pour
corollaire la mise en place de contrôles tant quantitatifs que
qualitatifs, les associations devant rendre compte de leur activité
et de l'emploi des fonds publics qui leur sont attribués. Les
services déconcentrés doivent se doter d'outils d'évaluation
des actions financées.
Les demandes de renouvellement devront tout particulièrement
faire l'objet d'un examen attentif des services gestionnaires qui
portera tant sur l'opportunité de la reconduction que sur le
montant demandé.
Le guide de l'évaluation établi par la Délégation
interministérielle à l'innovation sociale et à
l'économie sociale en août 2002 est joint au présent
envoi. Il donne une méthode d'évaluation et des exemples
d'indicateurs de suivi qui doivent être précisés
dans la convention d'objectifs.
VII.
- L'ACTE ATTRIBUTIF DE SUBVENTION
Il est rappelé que toute subvention d'un montant supérieur
à 23 000 euros doit faire l'objet d'une convention : les conventions
pluriannuelles doivent être privilégiées dès
lors qu'il est souhaité d'inscrire dans la durée les
relations avec l'association et conclues de date à date (et
non pas seulement par année civile) mais cela n'exclut pas
les conventions annuelles, par exemple lors d'une première
demande.
S'agissant des associations développant des activités
de contrôle pénal, il importe de ne prévoir des
conventions pluriannuelles d'objectifs qu'à partir de 2004,
compte tenu de la réforme du mode de financement qui sera mise
en oeuvre pour le prochain exercice budgétaire.
Les conventions doivent, dans tous les cas, prévoir les modalités
d'évaluation des actions et de suivi des projets financés.
La circulaire du 1er décembre 2000 relative aux conventions
pluriannuelles d'objectifs entre l'Etat et les associations, qui comporte
un modèle de convention en annexe, est jointe au présent
envoi.
*
* *
Les présentes instructions, qui complètent la circulaire
du Premier ministre, constituent pour le ministère de la justice
un des volets de la démarche de simplification et de modernisation
de l'action de l'Etat. J'attache un grand prix à ce que les
objectifs et les modalités de cette démarche soient
partagés par les magistrats et les personnels des services
déconcentrés chargés de les mettre en œuvre.
Vous voudrez bien rendre compte aux services de l'administration centrale
concernés des éventuelles difficultés que vous
pourriez rencontrer dans la mise en oeuvre de ces mesures.
Le garde des sceaux, ministre de la justice,
et par délégation :
Le directeur du cabinet,
P. HUBERT