BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 90
(1er avril - 30 juin 2003)

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Circulaires du service de l'accès au droit et à la justice et de la politique de la ville
Signalisation des circulaires du 1er avril au 30 juin 2003


Circulaire relative au cadre unique applicable aux subventions de fonctionnement versées par l'Etat et ses établissements publics aux associations

SADJPV 2003-02/18-04-2003
NOR : JUSJ0390013C

Association

Subvention


POUR ATTRIBUTION

Premiers présidents des cours d'appel - Procureurs généraux près les cours d'appel - Directeurs régionaux de la PJJ - Directeurs régionaux de l'AP - Préfets des départements sièges des cours d'appel

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18 avril 2003 -


Sommaire :

I. - CHAMP D'APPLICATION

II. - INSTRUCTION DES DEMANDES

III. - UN DOSSIER PERMANENT PAR ASSOCIATION

IV. - ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS


V. - DELAIS

VI. - CONTROLE ET EVALUATION

VII. - L'ACTE ATTRIBUTIF DE SUBVENTION


Annexe :

Annexe VI. - Liste des services d'administration centrale concernés par ce dispositif

Annexes non publiées sur ce site :

Annexe I. - Formulaire de demande de subvention homologué par la commission pour les simplifications administratives (disponible et téléchargeable sur le site de la COSA à l'adresse suivante : www.cosa.gouv.fr)

Annexe II. - Modalités d'instruction des demandes de subventions

Annexe III. - Glossaire à l'attention des services (disponible et téléchargeable sur le site de la Délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale à l'adresse suivante : www.vieassociative.gouv.fr)

Annexe IV. - Circulaire du Premier ministre du 1er décembre 2000 relative aux conventions pluriannuelles d'objectifs entre l'Etat et les associations (publiée au Journal officiel du 2 décembre 2000, p. 19160)

Annexe V. - Guide de l'évaluation édité par la DIES le 23 août 2002

Texte source :

Circ. du 24 décembre 2002 relative aux subventions de l'Etat aux associations, publiée au JO du 27 décembre 2002, p. 21697



J'ai l'honneur de vous transmettre ci-joint la circulaire du Premier ministre citée en objet qui résulte d'un travail interministériel entrepris en vue d'adopter un cadre unique applicable aux subventions de fonctionnement versées par l'Etat et ses établissements publics aux associations.
Ses dispositions s'inscrivent dans le cadre de la loi du 22 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et dans une démarche de simplification, de modernisation et d'harmonisation de l'action de l'Etat. Elles complètent la circulaire du Premier ministre du 1er décembre 2000 relative aux conventions pluriannuelles d'objectifs entre l'Etat et les associations.

J'appelle votre attention sur le fait que, parmi les cinq annexes jointes à cet envoi, trois n'ont pas été publiées au Journal officiel :

- le formulaire de demande de subvention homologué par la COSA (annexe I) ;

- le glossaire à l'attention des services chargés de la gestion des associations (annexe III) ;

- le guide de l'évaluation publié par la Délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale (DIES) (annexe V).

Les présentes instructions abrogent la circulaire Premier ministre du 15 janvier 1988 et complètent la circulaire NOR : JUSA9800004C du 12 janvier 1998 du ministère de la justice.

La présente circulaire vise à préciser les modalités pratiques de mise en oeuvre des nouvelles dispositions concernant l'octroi de subventions aux associations par les échelons déconcentrés du ministère de la justice. Il en résultera un renforcement du partenariat et des relations entre les services et les associations ainsi qu'une meilleure capacité d'évaluation des actions réalisées.

I. - CHAMP D'APPLICATION

La circulaire du 27 décembre 2002 s'applique à tous les financements des associations effectués sur le chapitre 46-01 par les directions d'administration centrale, les cours d'appel, les directions régionales de l'administration pénitentiaire et les directions régionales et départementales de la protection judiciaire de la jeunesse. En sont exclus, en conséquence, les GIP, les établissements publics et les fondations qui ne relèvent pas du même régime.

II. - INSTRUCTION DES DEMANDES

Il s'agit de simplifier les demandes de subventions et, partant, les modalités d'instruction de ces demandes. Un imprimé unique ayant été institué, les dossiers de demandes de subvention seront les mêmes quelle que soit l'administration auprès de laquelle le financement est sollicité.
Seul ce dossier, homologué par la COSA, devra être utilisé et remis, le cas échéant, aux associations pour leur demande de subvention.
Les informations que le dossier de demande de subvention doit contenir sont précisées au paragraphe 1.2 de l'annexe 2 de la circulaire du Premier ministre.
Aucune forme particulière n'est préconisée : les services peuvent donc continuer à utiliser les documents précédemment employés (ex. : cahier budgétaire pour les associations du secteur pénal…) dès lors que ces documents n'imposent pas aux associations de produire d'autres pièces que celles listées au même paragraphe.

Il convient de distinguer trois cas :

1° Première demande de subvention (inférieure à 23 000 euros) : aucune pièce comptable n'est à joindre à l'appui du dossier dûment rempli par une association qui présente une première demande dont le montant est inférieur à 23 000 euros. Le dossier unique de demande de subvention prévoit un modèle de budget prévisionnel. Le mode déclaratif est privilégié pour l'élaboration des dossiers, l'association s'engageant, en les certifiant, sur la véracité des informations communiquées.

2° Première demande de subvention (supérieure à 23 000 euros) : dans ce cas, l'association doit fournir, en plus du dossier, les derniers comptes approuvés. Pour éviter de retarder inutilement l'octroi des subventions, les comptes approuvés de l'année N - 2 peuvent suffire.

3° Renouvellement de subvention : l'association est dispensée de fournir les pièces de base qui figurent au dossier permanent tenu par le service gestionnaire, mais doit produire un compte rendu d'activité, comprenant un compte rendu financier ou les derniers comptes approuvés.

III. - UN DOSSIER PERMANENT PAR ASSOCIATION

Les services instructeurs doivent tenir un "dossier permanent" par association. Ce dispositif permet d'alléger la composition du dossier de subvention en cas de renouvellement et facilite le travail des associations. Le dossier permanent réunit toutes les pièces concernant cette association et permet de retracer l'historique des relations entretenues avec l'administration.
A compter de la deuxième demande de subvention, il ne doit désormais être sollicité, à l'appui du formulaire de demande, que les comptes annuels et le rapport d'activité.
Il vous appartient d'ores et déjà de constituer ces dossiers permanents à partir des éléments dont vous disposez pour les associations qui ont précédemment obtenu des subventions de vos services (statuts, compte annuels, comptes rendus financiers).

IV. - ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS

Il est demandé de mettre en place, tant au niveau central que déconcentré, une instance collégiale unique pour l'attribution des subventions sur un même secteur d'activité et de désigner un interlocuteur référent des associations pour l'instruction des demandes de subventions. Il s'agit d'une part de s'assurer de la cohérence des diverses actions subventionnées, d'autre part de donner une plus grande lisibilité aux financements, et aux critères qui président aux choix, enfin de mieux contrôler l'utilisation des fonds publics.
Au niveau central, vous trouverez en annexe à la présente circulaire les coordonnées des services chargés de la gestion des subventions (annexe n° VI).
Au niveau déconcentré, compte tenu de la pluralité des financements effectués sur le chapitre 46-01, ces modalités seront mises en place, dans un premier temps, par service (cours d'appel, directions régionales de l'administration pénitentiaire, directions régionales et départementales de la protection judiciaire de la jeunesse). Il convient néanmoins de procéder, dès cette année, à un échange d'informations entre les échelons déconcentrés du ministère de la justice sur les associations subventionnées.
Un plan de financement annuel devra être établi par chacun des services gestionnaires pour les associations qui relèvent de son secteur. Ce plan doit impérativement prévoir de dégager des moyens permettant de faire face à des dépenses imprévues, aucune réserve nationale n'étant effectuée sur les crédits déconcentrés.

V. - DELAIS

Compte tenu des mesures de simplification mises en place, il est demandé aux services de réduire de manière significative les délais d'instruction et de notification des décisions d'attribution ou de refus.
Il convient, à cet égard, d'instruire les dossiers au fur et à mesure de leur arrivée, et de prévoir une date au-delà de laquelle les demandes de subvention ne seront plus recevables pour l'année en cours.
Vous veillerez à ce que les services gestionnaires établissent un calendrier prévisionnel de gestion, porté à la connaissance des associations, qui mentionne, au moins, la date de dépôt des demandes de subvention ainsi que la date de notification des décisions d'attribution.
Toute décision d'acceptation ou de refus doit être notifiée à l'association intéressée.

VI. - CONTROLE ET EVALUATION

Les mesures de simplification budgétaire ont toutefois pour corollaire la mise en place de contrôles tant quantitatifs que qualitatifs, les associations devant rendre compte de leur activité et de l'emploi des fonds publics qui leur sont attribués. Les services déconcentrés doivent se doter d'outils d'évaluation des actions financées.
Les demandes de renouvellement devront tout particulièrement faire l'objet d'un examen attentif des services gestionnaires qui portera tant sur l'opportunité de la reconduction que sur le montant demandé.
Le guide de l'évaluation établi par la Délégation interministérielle à l'innovation sociale et à l'économie sociale en août 2002 est joint au présent envoi. Il donne une méthode d'évaluation et des exemples d'indicateurs de suivi qui doivent être précisés dans la convention d'objectifs.

VII. - L'ACTE ATTRIBUTIF DE SUBVENTION

Il est rappelé que toute subvention d'un montant supérieur à 23 000 euros doit faire l'objet d'une convention : les conventions pluriannuelles doivent être privilégiées dès lors qu'il est souhaité d'inscrire dans la durée les relations avec l'association et conclues de date à date (et non pas seulement par année civile) mais cela n'exclut pas les conventions annuelles, par exemple lors d'une première demande.
S'agissant des associations développant des activités de contrôle pénal, il importe de ne prévoir des conventions pluriannuelles d'objectifs qu'à partir de 2004, compte tenu de la réforme du mode de financement qui sera mise en oeuvre pour le prochain exercice budgétaire.
Les conventions doivent, dans tous les cas, prévoir les modalités d'évaluation des actions et de suivi des projets financés.
La circulaire du 1er décembre 2000 relative aux conventions pluriannuelles d'objectifs entre l'Etat et les associations, qui comporte un modèle de convention en annexe, est jointe au présent envoi.

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Les présentes instructions, qui complètent la circulaire du Premier ministre, constituent pour le ministère de la justice un des volets de la démarche de simplification et de modernisation de l'action de l'Etat. J'attache un grand prix à ce que les objectifs et les modalités de cette démarche soient partagés par les magistrats et les personnels des services déconcentrés chargés de les mettre en œuvre.
Vous voudrez bien rendre compte aux services de l'administration centrale concernés des éventuelles difficultés que vous pourriez rencontrer dans la mise en oeuvre de ces mesures.

Le garde des sceaux, ministre de la justice,
et par délégation :
Le directeur du cabinet,
P. HUBERT

© Ministère de la justice - Février 2002

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