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Circulaires de la direction
des Services judiciaires


Signalisation des circulaires
du 1er janvier au 31 mars 2000


Modernisation des juridictions. Exercice 2000 et note technique.

SJ 2000-02 CAB-DIR/31-01-2000 +.
NOR : JUSB0010068C.


Modernisation.


POUR ATTRIBUTION

Madame et Messieurs les Premiers Présidents et Procureurs Généraux

- 31 janvier 2000

SOMMAIRE

I. Aider à la mise en oeuvre d'actions et de projets s'inscrivant dans quatre domaines d'actions prioritaires clairement identifiés
1.  L’amélioration de l’accès du justiciable au sein des palais de justice et le développement de l’accès au droit
2. La mise en œuvre de projets d’organisation innovante visant à l’amélioration de la gestion des contentieux et à la réduction des délais de traitement des affaires
3.  La mise en œuvre d’une politique judiciaire adaptée aux mineurs, qu’il s’agisse de mineurs victimes ou de mineurs délinquants
4.  L’accompagnement de la modernisation des techniques et des outils de travail mis à la disposition des magistrats et des fonctionnaires

II. Lancer et soutenir des projets expérimentaux élaborés à l'échelon national ou local et qui nécessitent un appui de l'administration centrale pour leur développement


III. Diffuser et mutualiser les expériences et capitaliser les savoir-faire

ANNEXES

Annexe 1
Note technique sur le rçole et les modalités d'intervention de la mission modernisation

Annexe 2
Projets susceptibles de bénéficier d’un soutien de la mission en 2000.

:

 

Afin de poursuivre le programme d’actions engagé par le garde des sceaux pour la modernisation du service public de la justice et l’amélioration du fonctionnement des juridictions au service des citoyens, le montant des crédits réservés à la modernisation des services judiciaires a été fixé à 21 millions de francs au titre de l’exercice 2000.

    La mission modernisation des services judiciaires est, comme vous le savez, chargée d’accompagner ce programme de modernisation et à ce titre, elle doit :

    -  soutenir la mise en œuvre de projets dans les quatre domaines d’actions prioritaires clairement identifiés ;
    -  lancer et soutenir des projets expérimentaux au niveau national et au niveau local ;
    -  diffuser les expériences et capitaliser les savoir-faire.


I.  -  AIDER À LA MISE EN ŒUVRE D’ACTIONS ET DE PROJETS S’INSCRIVANT DANS QUATRE DOMAINES D’ACTIONS PRIORITAIRES CLAIREMENT IDENTIFIÉS

    Après analyse des demandes présentées par les juridictions au titre de l’exercice 2000, une première liste d’actions susceptibles de bénéficier d’un soutien de la mission modernisation au cours de cette année a été identifiée.
    Cette liste, non exclusive du soutien que pourra apporter la mission à la mise en œuvre d’autres actions de modernisation, est mentionnée en annexe II.
    Sont concernés les domaines d’actions suivants :

1.  L’amélioration de l’accès du justiciable au sein des palais
de justice et le développement de l’accès au droit

    A ce titre, la mission modernisation apportera son concours au développement des projets de modernisation des services d’accueil du public et des justiciables ainsi qu’aux projets visant à développer une réflexion sur une nouvelle organisation incluant une nouvelle répartition des tâches entre les différents services, afin que le justiciable puisse obtenir, dès l’accueil, l’ensemble des informations qui lui sont nécessaires.
    Par ailleurs, et dans le cadre des nouvelles orientations sur l’accès au droit qui ont pour objectif d’instaurer une politique publique ambitieuse de régulation sociale par le droit, en distinguant clairement l’accès au droit de l’accès à la justice, la mission modernisation apportera son concours :
    -  au financement du diagnostic préalable à la création des nouveaux CDAJ/CDAD ;
    -  à la mise en œuvre du second module du plan de formation des conciliateurs.


2.  La mise en œuvre de projets d’organisation innovante visant à l’amélioration de la gestion des contentieux et à la réduction des délais de traitement des affaires

    A ce titre, la mission modernisation pourra notamment apporter son concours à la réalisation d’actions visant, dans le cadre de projets de service, à rationaliser les méthodes de travail et à accompagner des modifications organisationnelles liées à la mise en œuvre de réformes législatives ou réglementaires ainsi qu’à des mesures de restructurations immobilières.
    Seront également soutenues les actions de communication interne de nature à développer, dans le cadre d’un dialogue social renforcé, la réflexion sur les procédures de travail et l’amélioration de la gestion des ressources humaines.

3.  La mise en œuvre d’une politique judiciaire adaptée aux mineurs, qu’il s’agisse de mineurs victimes ou de mineurs délinquants

    Dans le cadre de l’aide apportée par la mission modernisation à la mise en œuvre d’une politique judiciaire adaptée aux mineurs victimes, un financement a été accordé pour l’acquisition de matériels permettant l’enregistrement audiovisuel d’un mineur victime de l’une des infractions mentionnées à l’article 706-47 du code de procédure pénale.
    En 2000, la mission apportera son soutien aux actions destinées à permettre une utilisation optimale de ces matériels. Certaines cours ont d’ores et déja fait connaître leurs besoins en la matière. Ceux-ci feront l’objet d’un examen particulier dans le cadre d’un programme complémentaire d’équipement.


4.  L’accompagnement de la modernisation des techniques et des outils de travail mis à la disposition des magistrats et des fonctionnaires

    La mission apportera son concours à la modernisation de la documentation dans les juridictions par la réorganisation des bibliothèques et leur adaptation aux moyens modernes d’information.
    De même pourront être soutenus les projets visant à mieux assurer la conservation des archives et des pièces à conviction.


II.  -  LANCER ET SOUTENIR DES PROJETS EXPÉRIMENTAUX ÉLABORÉS À L’ÉCHELON NATIONAL OU LOCAL ET QUI NÉCESSITENT UN APPUI DE L’ADMINISTRATION CENTRALE POUR LEUR DÉVELOPPEMENT

    La mission modernisation continuera à apporter son concours au développement des expérimentations en matière de guichet unique de greffe ainsi que d’aide à la diffusion des nouvelles technologies informatiques dans le cadre des orientations fixées par le garde des sceaux pour la mise en œuvre du programme d’action gouvernemental pour « la société de l’information » (Internet, Intranet Justice). A ce titre, le développement de systèmes d’information et de communication entre les juridictions d’un même ressort de cour d’appel pourra être retenu.

    Je vous informe, à cet égard, que sont actuellement en préparation :

    -  un mémento sur « le Guichet unique de greffe ». Ce mémento, élaboré avec le concours des juridictions sites pilotes de l’expérimentation, sera diffusé dans le courant du second semestre 2000 ;
    -  un didacticiel sur l’Internet/Intranet qui sera diffusé dans le courant du 1er semestre 2000.

    Je vous rappelle que le concours de la mission modernisation à la mise en œuvre de l’ensemble de ces actions reste subordonné à la formalisation d’un projet s’inscrivant dans le cadre de plans de modernisation développés au sein de chaque cour d’appel et sous réserve que leur programmation ait été priorisée et que les conditions de leur prise en charge partielle dans le cadre des dotations budgétaires allouées pour 2000 aient été précisées.
    A cet égard et compte tenu de l’importance qui s’attache à ce que les projets de modernisation puissent être effectivement mis en œuvre au cours de l’exercice budgétaire 2000, je vous saurais gré de bien vouloir rappeler aux juridictions la nécessité de vous transmettre, pour avis, leurs dossiers dans les meilleurs délais possibles.
    En effet, les dossiers étant instruits au fur et à mesure de leur arrivée, la date limite d’envoi par vos soins à la mission modernisation est fixée au 1er juillet 2000 au plus tard.
    Par ailleurs et s’agissant du programme pluriannuel de développement de l’outil informatique dans les juridictions, celui-ci sera poursuivi, en 2000, dans le cadre d’un cofinancement paritaire, conformément à ma circulaire du 26 août 1998.
    Les demandes de cofinancement devront être présentées par les cours d’appel pour l’ensemble des juridictions de leur ressort au plus tard le 15 avril 2000.
    Ces demandes devront faire ressortir le nombre, la nature et la localisation des équipements ainsi que le montant des crédits réservés par la cour d’appel pour leur financement.

III.  -  DIFFUSER ET MUTUALISER LES EXPÉRIENCES
ET CAPITALISER LES SAVOIR-FAIRE

    A ce titre, la mission modernisation doit s’attacher à valoriser et à diffuser, auprès des juridictions et sous différents supports, toutes les expérimentations visant à l’amélioration du service public de la justice.
    A cet effet, le bilan détaillé des actions de modernisation conduites, en 1999, par les juridictions, avec le concours de la mission, vous sera adressé prochainement.
    En outre, la mission modernisation ayant un rôle d’impulsion et de communication, elle doit, à cet effet, pouvoir faciliter la diffusion des expériences et aider à une capitalisation et une mutualisation des savoir-faire.
    Il est donc indispensable pour elle de disposer des rapports détaillés sur la mise en œuvre des actions de modernisation conduites avec son soutien.
    Je vous remercie de bien vouloir y veiller.
    Je vous prie de bien vouloir assurer la diffusion de la présente circulaire ainsi que de la note technique, ci-annexée, précisant le rôle et les modalités d’intervention de la mission modernisation pour 2000, à l’ensemble des juridictions de votre ressort.
    La mission modernisation est à votre disposition pour vous apporter toutes les précisions qui vous seraient utiles en la matière.

    Rappel des coordonnées de la mission modernisation :


direction des services judiciaires, mission modernisation,
13, place Vendôme, 75042 Paris Cedex 1,
téléphone : 01-44-77-60-78 et 01-44-77-62-49, télécopie : 01-44-77-22-49,
adresse Internet : dsj-mod@justice.gouv.fr/ monique.massoni@justice.gouv.fr.

Le directeur des services judiciaires,
B.  de Gouttes



NOTE TECHNIQUE
SUR LE RÔLE ET LES MODALITÉS D’INTERVENTION
DE LA MISSION MODERNISATION


Année 2000

    Un projet de modernisation doit être l’aboutissement d’une réflexion préalable sur les modes d’organisation et de travail et faire l’objet d’une large concertation interne, l’adhésion de tous étant un gage de réussite.
    A cet effet, la mise au point des dossiers à l’échelon local doit permettre une participation étendue des personnels.
    Mais, ils doivent également être mis en cohérence avec les opérations conduites et envisagées par les cours d’appel dans le cadre de leur programmation annuelle.
    Il appartient donc aux responsables d’informer le plus tôt possible les chefs de cour des projets de modernisation qu’ils envisagent de mettre en oeuvre et de prendre l’attache des services administratifs concernés pour examiner avec eux les aspects techniques ou financiers.

Le rôle de la mission modernisation et ses modalités d’intervention

    La mission modernisation est chargée d’accompagner et de soutenir les projets portés par les juridictions et les cours d’appel dans le cadre de projets de service élaborés à l’échelon local, notamment celui de l’arrondissement judiciaire, ou/et de la cour d’appel.
    Cet accompagnement et ce soutien, à la fois d’ordre méthodologique et/ou financier, peuvent être demandés à toutes les phases d’élaboration du projet.
    La mission peut intervenir et apporter son concours dès la phase d’analyse, qu’il s’agisse de mise à disposition d’outils méthodologiques pratiques élaborés par elle ou avec son concours, d’informations sur les projets réalisés par d’autres juridictions, de rencontres ou de déplacements sur site avec, le cas échéant, la participation des services compétents de la chancellerie.

    Plusieurs mémentos pratiques ont été élaborés à cet effet :

    -  mémento méthodologique sur la documentation en juridiction ;
    -  mémentos pratiques sur la mise en oeuvre du TTR ;
    -  mémento pratique sur l’accueil dans les juridictions ;
    -  mémento sur l’action des parquets à l’égard des mineurs délinquants (en 1999).

    La mission peut également intervenir pendant la phase d’élaboration des projets en assurant un rôle de conseil qui peut donner lieu à :

    -  des contacts téléphoniques, des échanges de notes succinctes afin de permettre à la juridiction de préciser le contenu, l’étendue, les conditions de réalisation de l’opération envisagée et à la mission de préciser ses modalités d’intervention et d’assistance ainsi que, le cas échéant, d’inciter à une réorientation de l’action envisagée ;
    -  une mise en relations dans le cadre d’une mutualisation des savoir-faire avec d’autres juridictions ayant mené à bien des projets similaires.

Formalisation des projets

    Les projets sont formalisés sous la forme d’une convention de modernisation dont un exemplaire est joint en annexe.
    Outre ce document, le dossier doit comporter les pièces indispensables pour permettre aux chefs de cour de donner leur avis sur le projet et à la mission modernisation de procéder à son instruction :

    1)  Un état descriptif détaillé du projet précisant les conditions et les motifs de son élaboration, les objectifs recherchés, les engagements de la juridiction en termes de rationalisation des méthodes de travail, de réorganisation des services, de redistribution des effectifs, etc.

    2)  Un bilan financier faisant apparaître les différentes sources de financement ainsi que les engagements pris en la matière.
    En effet, la mission modernisation dont le rôle est de favoriser et de promouvoir l’innovation, ne doit pas être considérée comme un bailleur de fonds venant se substituer aux sources habituelles de financement et les projets proposés doivent être l’occasion pour les juridictions qui les ont initiés et les cours d’appel qui les ont portés de montrer qu’ils constituent une priorité y compris sur le plan des financements dont elles ont la maîtrise.
    Lorsque des projets sont élaborés en commun entre les juridictions et les différentes composantes de l’organisation judiciaire (administration pénitentiaire et protection judiciaire de la jeunesse), ce bilan fera apparaître la participation du ou des services extérieurs concernés.

    3)  Les pièces comptables et en particulier les devis des entreprises consultées pour la réalisation de l’opération.
    Il convient, à cet égard, de rappeler qu’une mise en concurrence des entreprises ou fournisseurs doit être systématiquement effectuée et qu’il est demandé, lorsque l’opération projetée se situe en deçà du seuil des marchés publics, de consulter au moins trois entreprises dont les devis devront être joints au dossier.
    Il est en outre indispensable de s’assurer auprès des services gestionnaires que l’entreprise pressentie n’a pas déjà bénéficié de commandes qui la situent au-delà de ce seuil (cf. article 123 du code des marchés publics fixant le seuil à 300 000 F sur l’année).

    4)  Les avis techniques nécessaires (magistrat délégué à l’équipement, antennes régionales d’équipement, responsables de formation, responsable de la gestion informatique, etc.).

    5)  Le calendrier prévisionnel de réalisation effective de l’opération.

    6)  Les modalités de suivi et les indicateurs d’évaluation.

L’instruction des dossiers transmis à la mission

    La mission n’instruit que les dossiers transmis par les chefs de cour et ayant reçu leur avis favorable, elle recueille les avis des différents services de l’administration centrale concernés et demande, le cas échéant, des précisions aux services techniques de la cour d’appel et aux juridictions.
    Cette phase d’instruction des dossiers qui donne lieu à de fréquents échanges peut également conduire à des déplacements sur site pour revoir conjointement avec la juridiction et les services de la cour telle ou telle partie du projet.
    A cet effet, il est essentiel que les dossiers qui sont transmis à la mission comportent l’ensemble des pièces permettant d’assurer l’instruction la plus complète et la plus rapide.

Les décisions

    Après recueil des avis, une fiche de synthèse résumant la nature du projet, ses caractéristiques, les observations auquel il a donné lieu est élaborée et assortie, le cas échéant, d’une proposition de financement.
    Ces propositions sont examinées en concertation avec le sous-directeur de l’organisation judiciaire et de la programmation pour tenir compte de la programmation budgétaire ainsi qu’avec le sous-directeur des greffes et transmises mensuellement pour décision au directeur des services judiciaires.
    Les décisions sont communiquées aux chefs de cour à charge pour eux d’en informer les juridictions auteurs des projets ainsi que les services administratifs régionaux chargés du suivi des opérations à l’échelon régional.

Date limite de transmission des projets
à la mission modernisation : 1er juillet 2000

    Je vous rappelle que les dossiers sont instruits au fur et à mesure de leur arrivée ; la date du 1er juillet constitue une date limite de transmission des projets par les chefs de cour d’appel. Elle a été fixée pour tenir compte des nécessaires délais d’instruction et permettre la réalisation effective des opérations retenues pendant l’exercice budgétaire 2000.

Le financement des projets

    La mission ne disposant ni de crédits d’investissement ni de crédits d’intervention, le financement des projets retenus est imputé sur le budget de fonctionnement des juridictions selon la répartition suivante :

    -  le chapitre 37-92, article 50, pour les juridictions de métropole ;
    -  le chapitre 37-92, article 70, pour les juridictions des territoires d’outre-mer ;
    -  le chapitre 37-92, article 90, pour les juridictions des départements d’outre-mer.

    Cette imputation concerne également les dépenses en matière informatique, l’identification des opérations s’effectuant au niveau des articles d’exécution.
    Les crédits délégués au titre des opérations soutenues par la mission modernisation doivent être impérativement affectés à leur réalisation, il convient donc d’informer les services gestionnaires des décisions prises pour faciliter la procédure d’engagement.

L’évaluation des actions de modernisation

    Elle intervient à deux niveaux :

    -  à l’échelon local, c’est la raison pour laquelle il est demandé d’adresser un rapport détaillé sur la mise en oeuvre de l’opération dans un délai de six mois après sa réalisation, faisant notamment ressortir l’apport du projet au regard des objectifs initiaux et, le cas échéant, les difficultés rencontrées. La mission peut également se déplacer pour participer à cette phase d’évaluation ;
    -  à l’échelon central, dans le cadre du rapport d’activité annuel diffusé à l’ensemble des juridictions.
    La mission modernisation a un rôle d’impulsion et de communication. Elle doit, à cet effet, pouvoir faciliter la diffusion des expériences et aider à une capitalisation et une mutualisation des savoir-faire. Il est donc indispensable pour elle de disposer des rapports détaillés sur la mise en oeuvre des actions de modernisation conduites par les juridictions et les cours d’appel.



A N N E X E
(1)


Annexe  II.  -  Projets susceptibles de bénéficier d’un soutien de la mission en 2000.

:


(1) Non publiée.