1

Circulaires de la direction
des Services judiciaires


Signalisation des circulaires
du 1er janvier au 31 mars 1999

Modernisation des juridictions. Exercice 1999 et note technique.


SJ 99-03 CAB.DIR/15-01-99 +.
NOR : JUSB9910014C


Juridiction.

Modernisation.





POUR ATTRIBUTION


Madame et Messieurs les Premiers Présidents, Procureurs Généraux

- 15 janvier 1999 -

SOMMAIRE

1 . Aider à la mise en oeuvre d'actions et de projets s'inscrivant dans quatre domaines d'actions prioritaires clairement identifiés

2 . Lancer et soutenir des projets expérimentaux élaborés à l'échelon national ou local et qui nécessitent un appui de l'administration centrale pour leur développement

3 . Diffuser et mutualiser les expériences et capitaliser les savoir-faire

Note technique sur le rôle et les modalités d'intervention de la mission modernisation - Année 1999

1 . Le rôle de la mission modernisation et ses modalités d'intervention
2 . Formalisation des projets
3 . L'instruction des dossiers transmis à la mission
4 . Les décisions
5 . Date limite de transmission des projets à la mission modernisation : 1er juillet 1999
6 . Le financement des projets
7 . L'évaluation des actions de modernisation
8 . Rappel des coordonnées de la mission


La modernisation du service public de la justice qui est au coeur de la modernisation de l'Etat implique que des moyens importants soient consacrés à l'amélioration du fonctionnement des juridictions au service des citoyens.
A cet effet, le garde des sceaux a défini un programme d'actions à mettre en oeuvre sur la durée et dans un souci permanent de concertation avec tous ceux qui sont chargés de les faire vivre quotidiennement.
Dans ce but et afin d'amplifier les actions entreprises, le garde des sceaux a décidé d'augmenter le montant des crédits réservés à la modernisation des services judiciaires et de le porter, en 1999, à 21 millions de francs, soit un taux de progression de près du double de celui des crédits de fonctionnement des services judiciaires.
La mission modernisation des services judiciaires est, comme vous le savez, chargée d'accompagner ce programme et de soutenir, à cet effet, le développement des projets des juridictions s'inscrivant dans le cadre des plans de modernisation mis en cohérence au sein de chaque cour d'appel.
Je vous rappelle que la mission peut, à ce titre, intervenir à tous les stades d'élaboration ou de mise en oeuvre d'un projet de modernisation, par la mise à disposition d'outils méthodologiques pratiques élaborés par elle ou avec son concours, par la diffusion d'informations sur les projets réalisés par d'autres juridictions pour faciliter la mise en commun des savoir-faire, ainsi que par des déplacements sur site, avec la participation des services compétents de la chancellerie.
Trois objectifs ont été fixés à la mission modernisation pour l'année 1999 :

- aider à la mise en oeuvre de projets dans des domaines prioritaires ;

- lancer et soutenir des projets expérimentaux au niveau national et au niveau local ;

- diffuser les expériences et capitaliser les savoir-faire.

I. - AIDER À LA MISE EN OEUVRE D'ACTIONS ET DE PROJETS S'INSCRIVANT DANS QUATRE DOMAINES D'ACTIONS PRIORITAIRES CLAIREMENT IDENTIFIÉS

1° Faciliter l'accès à la justice du justiciable au sein des palais de justice et concourir à l'accès au droit notamment pour les publics les plus démunis.
A cet effet, la mission modernisation apportera son soutien aux projets visant à améliorer l'accueil dans les palais de justice et aux actions destinées à favoriser l'accès au droit, notamment dans le cadre des actions développées par les conseils départementaux d'accès au droit.
A cet égard, vous trouverez, ci-joint, la nouvelle édition révisée et actualisée du "mémento sur l'accueil dans les juridictions" (non fourni dans le présent B.O.).
En outre et conformément aux orientations arrêtées par le garde des sceaux en matière de formation des conciliateurs de justice, la mise en oeuvre du second module du plan de formation élaboré en liaison avec l'ENM pourra également être soutenue.

2° Participer à la mise en oeuvre de projets d'organisation innovante visant à améliorer la gestion des contentieux et à développer de nouvelles pratiques judiciaires de nature à répondre aux attentes des citoyens en terme de rapidité et d'efficacité du service public de la justice.
La mission modernisation pourra notamment apporter son concours à la réalisation d'actions visant, dans le cadre de projets de service, à rationaliser les méthodes de travail et à accompagner des modifications organisationnelles liées à la mise en oeuvre de réformes législatives ou réglementaires ainsi qu'à des mesures de restructurations immobilières.
Seront également soutenues les actions de communication interne de nature à développer, dans le cadre d'un dialogue social renforcé, la réflexion sur les procédures de travail et l'amélioration de la gestion des ressources humaines.

3° Aider à la mise en oeuvre d'une politique judiciaire adaptée aux mineurs, qu'il s'agisse de mineurs victimes ou de mineurs délinquants.
A cet égard, l'acquisition de matériels permettant l'enregistrement audiovisuel d'un mineur victime de l'une des infractions mentionnées à l'article 706-47 du code de procédure pénale pourra être soutenue (loi n° 98-468 du 17 juin 1998 relative à la prévention et à la répression des infractions sexuelles ainsi qu'à la protection des mineurs).

4° Accompagner la modernisation des techniques et des outils de travail mis à la disposition des magistrats et des fonctionnaires, qu'il s'agisse de moyens de communication, de recherche documentaire ou de développement de l'utilisation de l'outil informatique.
La mission apportera son concours à la modernisation de la documentation dans les juridictions par la réorganisation des bibliothèques et leur adaptation aux moyens modernes d'information.
De même, pourront être soutenus les projets visant à mieux assurer la conservation des archives et des pièces à conviction.
L'aide apportée au développement de l'utilisation de l'outil informatique dans les juridictions sera poursuivie selon les modalités précisées par ma circulaire du 26 août 1998.

II. - LANCER ET SOUTENIR DES PROJETS EXPÉRIMENTAUX ÉLABORÉS À L'ÉCHELON NATIONAL OU LOCAL ET QUI NÉCESSITENT UN APPUI DE L'ADMINISTRATION CENTRALE POUR LEUR DÉVELOPPEMENT

A ce titre, la mission modernisation apportera son concours au développement des expérimentations en matière de guichet unique de greffe, de mise en oeuvre de points d'accès au droit ainsi que d'aide à la diffusion des nouvelles technologies informatiques dans le cadre des orientations fixées par le garde des sceaux pour la mise en oeuvre du programme d'action gouvernemental pour "la société de l'information" (Internet, Intranet Justice).
Par ailleurs, le développement de systèmes d'information et de communication entre les juridictions d'un même ressort de cour d'appel pourra être retenu.

III. - DIFFUSER ET MUTUALISER LES EXPÉRIENCES ET CAPITALISER LES SAVOIR-FAIRE

A ce titre, la mission modernisation doit s'attacher à valoriser et à diffuser, auprès des juridictions et sous différents supports, toutes les expérimentations visant à l'amélioration du service public de la justice.
A cet effet, le bilan détaillé des actions de modernisation conduites, en 1998, par les juridictions, avec le concours de la mission, vous sera adressé prochainement.
Je vous prie de bien vouloir assurer la diffusion de la présente circulaire ainsi que de la note technique, ci-annexée, précisant le rôle et les modalités d'intervention de la mission modernisation pour 1999, à l'ensemble des tribunaux de grande instance et des tribunaux d'instance de votre ressort.
A cet égard et compte tenu de l'importance qui s'attache à ce que les projets de modernisation puissent être effectivement mis en oeuvre au cours de l'exercice budgétaire 1999, je vous saurais gré de bien vouloir rappeler aux juridictions la nécessité de vous transmettre, pour avis, leurs dossiers dans les meilleurs délais possibles, la date limite d'envoi par vos soins à la mission modernisation étant fixée au 1er juillet 1999 au plus tard.
La mission modernisation est à votre disposition pour vous apporter toutes les précisions qui vous seraient utiles en la matière.

Le directeur des services judiciaires,
B. DE GOUTTES

 


Note technique sur le rôle et les modalités d'intervention de la mission modernisation

Année 1999


Un projet de modernisation doit être l'aboutissement d'une réflexion préalable sur les modes d'organisation et de travail et faire l'objet d'une large concertation interne, l'adhésion de tous étant un gage de réussite.
A cet effet, la mise au point des dossiers à l'échelon local doit permettre une participation étendue des personnels.
Mais, ils doivent également être mis en cohérence avec les opérations conduites et envisagées par les cours d'appel dans le cadre de leur programmation annuelle.
Il appartient donc aux responsables d'informer le plus tôt possible les chefs de cour des projets de modernisation qu'ils envisagent de mettre en oeuvre et de prendre l'attache des services administratifs concernés pour examiner avec eux les aspects techniques ou financiers.

I. - LE RÔLE DE LA MISSION MODERNISATION ET SES MODALITÉS D'INTERVENTION

La mission modernisation est chargée d'accompagner et de soutenir les projets portés par les juridictions et les cours d'appel dans le cadre de projets de service élaborés à l'échelon local, notamment celui de l'arrondissement judiciaire et/ou de la cour d'appel.
Cet accompagnement et ce soutien, à la fois d'ordre méthodologique et/ou financier, peuvent être demandés à toutes les phases d'élaboration du projet.
La mission peut intervenir et apporter son concours dès la phase d'analyse, qu'il s'agisse de mise à disposition d'outils méthodologiques pratiques élaborés par elle ou avec son concours, d'informations sur les projets réalisés par d'autres juridictions, de rencontres ou de déplacements sur site avec, le cas échéant, la participation des services compétents de la chancellerie.
Plusieurs mémentos pratiques ont été élaborés à cet effet :

- mémento méthodologique sur la documentation en juridiction ;

- mémentos pratiques sur la mise en oeuvre du TTR ;

- mémento pratique sur l'accueil dans les juridictions ;

- mémento sur l'action des parquets à l'égard des mineurs délinquants (en 1999).

La mission peut également intervenir pendant la phase d'élaboration des projets en assurant un rôle de conseil qui peut donner lieu à :

- des contacts téléphoniques, des échanges de notes succinctes afin de permettre à la juridiction de préciser le contenu, l'étendue, les conditions de réalisation de l'opération envisagée et à la mission de préciser ses modalités d'intervention et d'assistance ainsi que, le cas échéant, d'inciter à une réorientation de l'action envisagée ;

- une mise en relations dans le cadre d'une mutualisation des savoir-faire avec d'autres juridictions ayant mené à bien des projets similaires.

II. - FORMALISATION DES PROJETS

Les projets sont formalisés sous la forme d'une convention de modernisation dont un exemplaire est joint en annexe (non publié dans le présent B.O.).
Outre ce document, le dossier doit comporter les pièces indispensables pour permettre aux chefs de cour de donner leur avis sur le projet et à la mission modernisation de procéder à son instruc-
tion :

1° Un état descriptif détaillé du projet précisant les conditions et les motifs de son élaboration, les objectifs recherchés, les engagements de la juridiction en termes de rationalisation des méthodes de travail, de réorganisation des services, de redistribution des effectifs, etc.

2° Un bilan financier faisant apparaître les différentes sources de financement ainsi que les engagements pris en la matière.
En effet, la mission modernisation, dont le rôle est de favoriser et de promouvoir l'innovation, ne doit pas être considérée comme un bailleur de fonds venant se substituer aux sources habituelles de financement et les projets proposés doivent être l'occasion pour les juridictions qui les ont initiés et les cours d'appel qui les ont portés de montrer qu'ils constituent une priorité y compris sur le plan des financements dont elles ont la maîtrise.
Lorsque des projets sont élaborés en commun entre les juridictions et les différentes composantes de l'organisation judiciaire (administration pénitentiaire et protection judiciaire de la jeunesse), ce bilan fera apparaître la participation du ou des services extérieurs concernés.

3° Les pièces comptables et en particulier les devis des entreprises consultées pour la réalisation de l'opération.
Il convient, à cet égard, de rappeler qu'une mise en concurrence des entreprises ou fournisseurs doit être systématiquement effectuée et qu'il est demandé, lorsque l'opération projetée se situe en deçà du seuil des marchés publics, de consulter au moins trois entreprises dont les devis devront être joints au dossier.
Il est en outre indispensable de s'assurer auprès des services gestionnaires que l'entreprise pressentie n'a pas déjà bénéficié de commandes qui la situe au-delà de ce seuil (cf. art. 123 du code des marchés publics fixant le seuil à 300 000 F sur l'année).

4° Les avis techniques nécessaires (magistrat délégué à l'équipement, antennes régionales d'équipement, responsables de formation, responsable de la gestion informatique, etc.).

5° Le calendrier prévisionnel de réalisation effective de l'opération.

6° Les modalités de suivi et les indicateurs d'évaluation.

III. - L'INSTRUCTION DES DOSSIERS TRANSMIS À LA MISSION

La mission n'instruit que les dossiers transmis par les chefs de cour et ayant reçu leur avis favorable ; elle recueille les avis des différents services de l'administration centrale concernés et demande, le cas échéant, des précisions aux services techniques de la cour d'appel et aux juridictions.
Cette phase d'instruction des dossiers qui donne lieu à de fréquents échanges peut également conduire à des déplacements sur site pour revoir conjointement avec la juridiction et les services de la cour telle ou telle partie du projet.
A cet effet, il est essentiel que les dossiers qui sont transmis à la mission comportent l'ensemble des pièces permettant d'assurer l'instruction la plus complète et la plus rapide.

IV. - LES DÉCISIONS

Après recueil des avis, une fiche de synthèse résumant la nature du projet, ses caractéristiques, les observations auxquelles il a donné lieu est élaborée et assortie, le cas échéant, d'une proposition de financement.
Ces propositions sont examinées en concertation avec le sous-directeur de l'organisation judiciaire et de la programmation pour tenir compte de la programmation budgétaire et transmises mensuellement pour décision au directeur des services judiciaires.
Les décisions sont communiquées aux chefs de cour à charge pour eux d'en informer les juridictions auteurs des projets ainsi que les services administratifs régionaux chargés du suivi des opérations à l'échelon régional.

V. - DATE LIMITE DE TRANSMISSION DES PROJETS À LA MISSION MODERNISATION : 1ER JUILLET 1999

Cette date limite de transmission des projets par les chefs de cour d'appel a été fixée pour tenir compte des nécessaires délais d'instruction des dossiers et permettre la réalisation effective des opérations retenues pendant l'exercice budgétaire 1999.

VI. - LE FINANCEMENT DES PROJETS

La mission ne disposant ni de crédits d'investissement ni de crédits d'intervention, le financement des projets retenus est imputé sur le budget de fonctionnement des juridictions selon la répartition suivante :

- le chapitre 37-92, article 50, pour les juridictions de métropole ;

- le chapitre 37-92, article 70, pour les juridictions des territoires d'outre-mer ;

- le chapitre 37-92, article 90, pour les juridictions des départements d'outre-mer.

Cette imputation concerne également les dépenses en matière informatique, l'identification des opérations s'effectuant au niveau des articles d'exécution.
Les crédits délégués au titre des opérations soutenues par la mission modernisation doivent être impérativement affectés à leur réalisation ; il convient donc d'informer les services gestionnaires des décisions prises pour faciliter la procédure d'engagement.

VII. - L'ÉVALUATION DES ACTIONS DE MODERNISATION

Elle intervient à deux niveaux :

- à l'échelon local ; c'est la raison pour laquelle il est demandé d'adresser un rapport détaillé sur la mise en oeuvre de l'opération dans un délai de six mois après sa réalisation, faisant notamment ressortir l'apport du projet au regard des objectifs initiaux et le cas échéant les difficultés rencontrées. La mission peut également se déplacer pour participer à cette phase d'évaluation ;

- à l'échelon central, dans le cadre du rapport d'activité annuel diffusé à l'ensemble des juridictions.

La mission modernisation a un rôle d'impulsion et de communication. Elle doit, à cet effet, pouvoir faciliter la diffusion des expériences et aider à une capitalisation et une mutualisation des savoir-faire. Il est donc indispensable pour elle de disposer des rapports détaillés sur la mise en oeuvre des actions de modernisation conduites par les juridictions et les cours d'appel.

VIII. - RAPPEL DES COORDONNÉES DE LA MISSION MODERNISATION

Direction des services judiciaires
Mission modernisation
13, place Vendôme, 75042 Paris Cedex 01
Téléphone : 01-44-77-60-78 et 01-44-77-62-49
Télécopie : 01-44-77-22-49