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Circulaires de la direction
des Services judiciaires


Signalisation des circulaires
du 1er janvier au 31 mars 1999

Elections des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires des fonctionnaires des services judiciaires.


SJ 98-16 B1/10-12-98.
NOR : JUSB9810424C.

Commission administrative paritaire.
Election.




POUR ATTRIBUTION


Madame et Messieurs les Premiers Présidents, Procureurs Généraux , Président,
et les Directeurs École nationale de greffes.


- 10 décembre 1998 -

SOMMAIRE

1. Objet des éléctions professionnelles

2 . Fondement légal et dispositions réglementaitres

3 . Les modalités de vote
3.1 Les principes
3.2.La mise en oeuvre

4. Conditions requises pour voter
4.1 Avoir la qualité d'électeur
4.2 Etre inscrit sur la liste électorale
4.3 Les réclamations

5 . La procédure de vote
5.1 Le vote par correspondance
5.2 Le vote direct

6 . Le mode de scrutin

7 . L'organisation des opérations de vote
7.1 L'affichage des listes de candidats
7.2 Etablissement et publicité des listes électorales
7.3 La transmission du matériel de vote
7.4 La transmission des professions de foi
7.5 La publicité du vote direct
7.6 La préparation du scrutin
7.7 Les opérations à l'issue des opérations de vote

8 . La proclamation des résultats

9 . Les contestations

10. Dispositions




J'ai l'honneur de vous faire parvenir, après avoir recueilli l'avis du comité technique paritaire des services judiciaires, une circulaire fixant les modalités d'organisation des élections professionnelles des fonctionnaires des services judiciaires.

I. - OBJET DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Ces élections ont pour but d'élire les représentants du personnel aux 8 commissions administratives paritaires des services judiciaires suivantes :

- greffiers en chef ;

- greffiers ;

- adjoints administratifs ;

- agents administratifs ;

- conducteurs d'automobile ;

- chefs de garage et maîtres-ouvriers ;

- ouvriers professionnels ;

- agents des services techniques.

L'arrêté en date du 3 novembre 1998 a modifié les structures des commissions administratives paritaires et défini la nouvelle composition de celles-ci en déterminant le nombre de titulaires et de suppléants des représentants de l'administration et du personnel.
Ainsi, la commission administrative paritaire des agents de service a été supprimée. Par ailleurs, pour tenir compte du nouveau nombre d'emplois dans le corps des chefs de garage, ce corps a été groupé avec le corps des maîtres-ouvriers, qui comporte des grades d'un niveau hiérarchique comparable.
Les commissions administratives paritaires sont appelées à donner un avis sur toutes les questions relatives aux situations individuelles des fonctionnaires : le détachement, la disponibilité, la notation, l'avancement de grade, les mutations, les sanctions disciplinaires, le licenciement pour insuffisance professionnelle, la promotion au choix dans le corps supérieur.
Elles déterminent, sur la base de la représentativité des organisations syndicales qui en résultera, la composition :

- du comité technique paritaire placé auprès du ministre de la justice ;

- du comité technique paritaire central placé auprès du directeur des services judiciaires ;

- des comités techniques paritaires locaux institués dans chaque cour d'appel.

Elles ont également pour effet d'assurer la représentation du personnel aux autres organismes consultatifs que sont le Conseil supérieur de la fonction publique de l'Etat, le Comité national d'administration et d'action sociale, les comités régionaux d'administration et d'action sociale, le Comité d'hygiène et de sécurité ministériel, les comités d'hygiène et de sécurité départementaux.
Elles permettent, enfin, de fixer, pour chacune des organisations syndicales :

- le quota de décharges d'activité de service et le nombre d'autorisations d'absence qui leur sont attribuées en application du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 ;

- la répartition des droits en matière de congés pour formation syndicale.

II. - FONDEMENT LEGAL ET DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES

Les élections se dérouleront conformément aux dispositions fixées par le décret n° 82-451 du 28 mars 1982 modifié relatif aux commissions administratives paritaires. Vous trouverez en annexe l'ensemble des dispositions réglementaires applicables.
Les services administratifs régionaux sont chargés, sous l'autorité des chefs de cour, de veiller à la stricte application de ces dispositions et de celles de la présente circulaire.
Il devra être rendu compte en temps réel de toute difficulté rencontrée.
A cet égard, le bureau des fonctionnaires des services judiciaires (B1) à la sous-direction des greffes se tiendra à la disposition des coordonnateurs pour les assister dans la mise en œuvre des procédures décrites ci-dessous.
Toute question de principe qui lui sera soumise fera l'objet d'une réponse écrite qui sera diffusée par fax à l'ensemble des cours d'appel.

III. - LES MODALITES DE VOTE

1. Les principes

1.1. Le vote direct

Des dispositions combinées de l'article 13 du décret du 28 mai 1982 et de l'arrêté du 4 décembre 1995, fixant les modalités de vote par correspondance en vue de l'élection des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires des services judiciaires, il résulte que le vote direct est celui qui s'effectue à la seule section de vote.
Le vote direct est celui qui consiste à déposer le bulletin de vote dans l'urne à la section de vote.
Il est créé une section de vote à l'administration centrale, à la Cour de cassation, à l'Ecole nationale des greffes, au siège de chaque cour d'appel (sauf celle de Papeete) et tribunal supérieur d'appel.

1.2. Le vote par correspondance

Le vote par correspondance est celui qui est recueilli selon les 3 modalités suivantes :

1° La remise du vote à la sous-section de vote.

Une sous-section de vote est créée au siège de chaque tribunal de grande instance (à l'exception du tribunal de grande instance de Cayenne), y compris lorsque celui-ci est placé dans le même site géographique que la cour d'appel.

2° La remise du vote au chef de greffe ou au fonctionnaire responsable de la juridiction dans le cadre d'un envoi groupé par le tribunal de grande instance de Cayenne, les tribunaux d'instance, conseils de prud'hommes, greffes détachés, chambre détachée, bureaux du Livre foncier.

3° L'envoi par l'agent lui-même de son vote par voie postale adressé au président de la section de vote dans le ressort de laquelle il exerce ses fonctions.

Il résulte des éléments ci-dessus que le vote par correspondance est la principale modalité de vote des agents des services judiciaires.

2. La mise en oeuvre

2.1. Le vote par correspondance

2.1.1. Qui vote par correspondance ?

Il convient de distinguer selon la juridiction d'affectation de l'agent et sa situation administrative.

1° Votent par correspondance les agents des juridictions dans lesquelles il n'y a pas de section de vote : tribunal de grande instance, tribunal d'instance, conseil de prud'hommes, greffe détaché, chambre détachée, bureau du Livre foncier.

2° Votent par correspondance les agents dans la situation administrative suivante, quelle que soit la juridiction d'affectation :

- bénéficiaires d'une absence pour raison syndicale ;

- en service détaché ;

- mis à disposition ;

- en congé de maternité, de maladie ordinaire, de longue maladie et de longue durée, en congé pour accident de service ;

- en congé parental ;

- en position d'absence régulièrement autorisée (congés annuels, autorisations d'absence) ;

- suspendus de leurs fonctions pour des raisons disciplinaires ;

- en congé de formation professionnelle au sens de l'article 34-6° de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 ;

- tenus de voter par correspondance en raison des nécessités de service définies par le chef de greffe.

2.1.2. Quand s'effectue le vote par correspondance ?

A la sous-section, le recueil des votes est réalisé le 16 mars 1999, de 9 heures à 17 heures.
Les envois groupés et les votes isolés doivent parvenir impérativement au président de la section de vote le 18 mars 1999, avant 17 heures.

2.1.3. Caractère exclusif ou non du vote par correspondance

Les agents qui sont autorisés à voter par correspondance conservent la faculté de se rendre à la section de vote pour y effectuer un vote direct, sous réserve, pour ceux qui exercent leurs fonctions, d'avoir obtenu l'autorisation de leur chef de greffe.
En effet, l'appréciation de l'empêchement pour nécessité de service relève de l'autorité hiérarchique.
Les frais de déplacement restent à la charge de l'agent.

2.2. Le vote direct à la section de vote

2.2.1. Qui effectue un vote direct ?

1° Les agents affectés à l'administration centrale, c'est-à-dire y occupant un emploi budgétaire, votent à la section de vote de l'administration centrale.

2° Les agents affectés à la Cour de cassation votent à la section de vote de la Cour de cassation.

3° Les agents affectés dans les cours d'appel (sauf la cour d'appel de Papeete) et dans les SAR votent à la section de vote de la cour d'appel.

4° Les agents affectés à l'Ecole nationale des greffes ainsi que les élèves stagiaires ayant la qualité d'électeur votent à la section de vote de l'Ecole nationale des greffes.

2.2.2. Quand s'effectue le vote direct ?

Un arrêté en date du 9 décembre 1998 fixe le jour du scrutin au 18 mars 1999, de 9 heures à 17 heures.

2.2.3. Caractère exclusif ou non du vote direct

Les agents affectés à la section de vote votent obligatoirement à la section de vote, à l'exception des agents placés dans les situations administratives suivantes, qui votent par correspondance :

- bénéficiaires d'une absence pour raison syndicale ;

- mis à disposition ;

- en congé de maternité, de maladie ordinaire, de longue maladie et de longue durée, en congé pour accident de service ;

- en congé parental ;

- en position d'absence régulièrement autorisée (congés annuels, autorisations d'absence) ;

- suspendus de leurs fonctions pour des raisons disciplinaires ;

- en congé de formation professionnelle au sens de l'article 34-6° de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 ;

- tenus de voter par correspondance en raison des nécessités de service définies par le chef de greffe.

2.3. Résumé des indications ci-dessus


  Vote direct Vote par correspondance

Agents affectés dans une section de vote (Cour de cassation, Ecole nationale des greffes, administration centrale, siège de chaque cour d'appel (sauf celle de Papeete) et tribunal supérieur d'appel.

Ils votent obligatoirement à la section de vote, en déposant leur bulletin dans l'urne.
Le vote direct a lieu le 18 mars 1999, de 9 heures à 17 heures.
S'ils se trouvent dans l'une des situations administratives énumérées page 6, ils votent par correspondance.
Agents affectés dans une sous-section de vote (tribunal de grande instance ou tribunal de première instance), à l'exception du tribunal de grande instance de Cayenne. Ils peuvent se rendre à la section de vote, avec leur matériel de vote, pour y effectuer un vote à l'urne.
Cette démarche ne peut cependant être effectuée que sur autorisation du chef de greffe.
Les frais de déplacement sont à la charge de l'agent.

Deux modalités :

- ils votent à la sous-section de vote ; la remise des votes à la sous-section a lieu le 16 mars 1999, de 9 heures à 17 heures ;

- ils peuvent également, en qualité d'électeur isolé, adresser leur bulletin de vote par voie postale à la section de vote.

Agents affectés dans les autres juridictions (tribunal de grande instance de Cayenne, tribunaux d'instance, conseils de prud'hommes, greffes détachés, chambre détachée, bureaux du Livre foncier).

Ils peuvent se rendre à la section de vote, avec leur matériel de vote, pour y effectuer un vote à l'urne.
Cette démarche ne peut cependant être effectuée que sur autorisation du chef de greffe.
Les frais de déplacement sont à la charge de l'agent.

Deux modalités :

- vote groupé : ils remettent leur bulletin de vote à leur chef de greffe, qui rassemble les bulletins de vote des agents de la juridiction et les fait parvenir à la section de vote en un envoi groupé.

- ils adressent leur bulletin de vote directement à la section de vote, en qualité d'électeur isolé.

Les votes groupés et ceux des électeurs isolés doivent être parvenus à la section de vote pour le 18 mars 1999, avant 17 heures.


IV. - CONDITIONS REQUISES POUR VOTER

Il convient d'avoir la qualité d'électeur et d'être inscrit sur les listes électorales.

1. Avoir la qualité d'électeur

La qualité d'électeur s'apprécie au jour du scrutin, soit au 18 mars 1999. Il vous appartient d'apprécier cette qualité lors de l'établissement de la liste des électeurs.

1° Sont électeurs les fonctionnaires titulaires placés dans l'une des situations administratives suivantes :

- en position d'activité, exerçant leurs fonctions à temps plein, à mi-temps ou à temps partiel, appartenant au corps pour laquelle la commission paritaire est compétente ;

- en congé de maternité, en congé de maladie, maladie ordinaire, longue maladie, longue durée, en congé pour accident de service ;

- en congé parental ;

- en cessation progressive d'activité ;

- en position d'absence régulière (congés annuels, autorisations d'absence) ;

- suspendus de leurs fonctions ;

- mis à disposition, électeurs dans leur juridiction de rattachement ;

- placés en position de détachement.

2° Ne sont pas admis à voter :

- les fonctionnaires en disponibilité ;

- les fonctionnaires accomplissant leur service national ;

- les fonctionnaires admis au bénéfice du congé de fin d'activité ;

- les agents contractuels ;

- les agents des collectivités territoriales mis à disposition des services judiciaires.

3° Cas particulier des fonctionnaires stagiaires :

- le fonctionnaire stagiaire qui a vocation à être titularisé au jour de l'élection mais dont l'arrêté de titularisation n'est pas encore intervenu est admis à voter si sa titularisation ne fait aucun doute ;

- le fonctionnaire stagiaire dont la titularisation interviendra après le jour fixé pour les élections mais qui possède la qualité de fonctionnaire titulaire dans un autre corps appartient au collège électoral de son corps d'origine ;

- le fonctionnaire stagiaire dont la titularisation interviendra après le 18 mars 1999 et qui ne possède pas la qualité de fonctionnaire dans un autre corps des services judiciaires n'est pas admis à voter.

2. Etre inscrit sur la liste électorale

Comment vérifier sa qualité d'électeur ?

2.1. Si l'agent est présent dans la juridiction

L'agent pourra consulter la liste des électeurs affichée dans la juridiction d'affectation dès le 22 février 1999.
Cette liste comprend :

- les fonctionnaires affectés dans les juridictions du ressort de la cour et qui y exercent leurs fonctions, y compris ceux bénéficiant d'une décharge d'activité de service pour l'exercice d'un mandat syndical ;

- les fonctionnaires affectés budgétairement dans l'une des juridictions de la cour d'appel mais qui n'y exercent pas leurs fonctions (agents mis à disposition d'une autre administration, de l'administration centrale...) ;

- les fonctionnaires en cours de mutation dans l'une des juridictions de la cour d'appel dont la date de prise de fonctions interviendra avant le 18 mars 1999.

2.2. Si l'agent est absent de la juridiction

1° Il appartient au service administratif régional d'aviser, par lettre simple, les agents énumérés ci-dessous de leur inscription sur la liste électorale en qualité de votant par correspondance :

- bénéficiaires d'une absence pour raison syndicale ;

- en congé de longue maladie ou de longue durée ;

- en congé parental ;

- suspendus de leurs fonctions pour des raisons disciplinaires ;

- en congé de formation professionnelle au sens de l'article 34-6° de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984.

2° Il appartient aux chefs de greffe d'aviser, par lettre simple, les agents énumérés ci-dessous de leur inscription sur la liste électorale en qualité de votant par correspondance :

- agents empêchés, pour des raisons de nécessités de service définies par le chef de greffe, de se rendre à la section de vote le jour du scrutin ;

- agents mis à disposition ;

- agents en congé de maternité, en congé de maladie ordinaire, en congé pour accident de service ;

- agents en position d'absence régulièrement autorisée (congés annuels, autorisations d'absence).

2.3. Agents des services judiciaires détachés dans une autre administration

Ils figurent sur la liste des électeurs votant par correspondance affichés à l'administration centrale.

3. Les réclamations

A compter de la date de l'affichage, les agents disposent de huit jours pour présenter une demande d'inscription, par écrit, au chef de greffe qui transmettra sans délai à la cour d'appel.
Dans le même délai, et durant trois jours supplémentaires (onze jours au total), des réclamations peuvent être formulées contre les inscriptions ou les omissions d'inscriptions.
A l'expiration de ce dernier délai de trois jours, les listes électorales sont définitives.
Il appartient au garde des sceaux de statuer sans délai sur les réclamations.
Aussi, hors les réclamations relatives à des erreurs matérielles manifestes commises par vos services, les réclamations doivent m'être adressées sans délai par fax (01-44-77-61-08) afin qu'il puisse être statué immédiatement.
La décision du ministre n'est pas détachable des opérations électorales et ne peut être critiquée qu'à l'occasion d'un recours formé contre les opérations électorales devant le juge de l'élection.

V. - LA PROCEDURE DE VOTE

Il existe 8 collèges électoraux correspondant aux 8 commissions administratives paritaires.
Chaque fonctionnaire ne peut voter que dans le collège correspondant au corps auquel il appartient.
Il y ainsi 8 collèges correspondant aux 9 corps de fonctionnaires des greffes numérotés de 1 à 8 :

- collège n° 1, greffiers en chef ;

- collège n° 2, greffiers ;

- collège n° 3, adjoints administratifs ;

- collège n° 4, agents administratifs ;

- collège n° 5, conducteurs d'automobile ;

- collège n° 6, maîtres-ouvriers et chefs de garage ;

- collège n° 7, ouvriers professionnels ;

- collège n° 8, agents des services techniques.

1. Le vote par correspondance

La procédure de vote s'effectue conformément aux dispositions contenues dans le tableau ci-dessous :

Vote à la sous-section Vote remis au chef de greffe Vote isolé
Les agents utiliseront exclusivement le matériel qui leur aura été adressé, en même temps que l'information selon laquelle ils votent par correspondance.
Le matériel de vote se compose d'un bulletin de vote et de 3 enveloppes.

1° Il convient d'insérer le bulletin de vote dans une première enveloppe (dite enveloppe n° 1) et de la cacheter.
Cette enveloppe est de la même couleur que le bulletin. Le bulletin et l'enveloppe ne doivent porter aucune mention ni aucun signe distinctif à peine de nullité du suffrage.

2° Puis, il y a lieu d'insérer l'enveloppe de couleur (n° 1) dans une deuxième enveloppe (dite enveloppe n° 2) et de la cacheter également. Il est recommandé aux agents d'utiliser l'enveloppe n° 2 préimprimée qui leur a été transmise.
Sur cette seconde enveloppe, l'électeur devra :

- apposer sa signature ;

- porter lisiblement ses nom, prénom, grade, affectation ;

- porter la mention "Elections à la commission paritaire n° ( ) des (nom du corps concerné)".

Exemple : "Elections à la commission administrative paritaire n° 2 des greffiers".

Ces mentions doivent être impérativement renseignées à peine de nullité du suffrage.

L'électeur remet son vote à la sous-section le 16 mars 1999, de 9 heures à 17 heures.
Il signe le cahier d'émargement.

L'électeur place l'enveloppe n° 2 dans l'enveloppe n° 3 qu'il remet au chef de greffe, lequel en assurera l'envoi à la section de vote. L'électeur place l'enveloppe n° 2 dans l'enveloppe n° 3 qu'il adresse à la section de vote.
L'électeur isolé résidant hors du territoire métropolitain devra adresser son bulletin par la voie aérienne.



1° Les enveloppes expédiées par les électeurs isolés directement ou par le chef de greffe dans le cadre d'un envoi groupé doivent parvenir à la section de vote avant l'heure de clôture du scrutin pour être prises en compte, soit le 18 mars 1999, avant 17 heures.

2° Les fonctionnaires de l'Ecole nationale des greffes et les élèves stagiaires qui remplissent les conditions requises pour être électeur et qui ne peuvent voter directement à l'Ecole adresseront personnellement par pli postal, sous triple enveloppe, au directeur de l'Ecole, leur bulletin de vote qui devra parvenir au plus tard le 18 mars 1999, avant 17 heures.

3° Les agents des services judiciaires affectés dans les autres directions du ministère votant par correspondance (DAGE, Casier judiciaire national, service des affaires européennes et internationales, direction de l'administration pénitentiaire, direction de la protection judiciaire de la jeunesse, direction des affaires civiles et du sceau, direction des affaires criminelles et des grâces) remettront leurs bulletins de vote, selon les modalités décrites ci-dessus, à leur chef de service, qui, après les avoir placés sous pli scellé, les adressera au président de la section de vote de l'administration centrale où ils devront être parvenus pour le 18 mars 1999, avant 17 heures.

4° Les fonctionnaires en position de détachement auprès d'une autre administration, les fonctionnaires des services judiciaires en fonction à l'Ecole nationale de la magistrature à Bordeaux ou à l'antenne parisienne de cette Ecole devront adresser leurs bulletins sous triple enveloppe au président du bureau de vote central du ministère de la justice (direction des services judiciaires - sous-direction des greffes - bureau B1 - 13, place Vendôme - 75042 Paris Cedex 01). Ces bulletins devront être parvenus pour le 18 mars 1999, avant 17 heures.

2. Le vote direct

L'électeur devra se présenter, muni d'une pièce d'identité (carte d'identité, carte d'identité professionnelle comportant une photographie ou passeport), afin de justifier de celle-ci.
L'électeur utilisera exclusivement les bulletins et enveloppes fournies par l'administration centrale.
Pour voter, l'électeur doit insérer le bulletin de vote dans une première enveloppe dite enveloppe n° 1 et la cacheter.
Cette enveloppe est de la même couleur que le bulletin. Elle ne doit porter aucune mention ni aucun signe distinctif à peine de nullité du suffrage.
Cette opération doit obligatoirement avoir lieu dans l'isoloir.
L'enveloppe n° 1 doit être glissée dans l'urne.
L'électeur signe le cahier d'émargement.

VI. - LE MODE DE SCRUTIN

L'élection pour chaque commission administrative paritaire a lieu au scrutin de liste.
Les nouvelles dispositions réglementaires prévoient que, si, au premier tour, les organisations syndicales représentatives n'ont pas déposé de listes de candidats ou si le nombre de votants est égal à la moitié des électeurs inscrits, il est procédé à un nouveau scrutin.
L'élection a lieu sans possibilité de panachage. Les électeurs ne peuvent voter que pour une liste entière, sans radiation ni adjonction de nom et sans modification de l'ordre de présentation des candidats.
La méconnaissance de ces prescriptions entraîne la nullité du bulletin.
Le vote par procuration n'est pas autorisé.

VII. - L'ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE

1. L'affichage des listes de candidats

Les nouvelles dispositions réglementaires prévoient l'affichage des listes des candidats aux élections professionnelles.
Ces listes vous seront adressées par les services de la chancellerie.
Vous aurez soin de les transmettre dès réception aux juridictions de votre ressort aux fins d'affichage immédiat.

2. Etablissement et publicité des listes électorales

2.1. Etablissement des listes des électeurs

Il vous appartient de procéder à l'établissement des listes d'électeurs par commission administrative paritaire, soit 8 listes.
Chaque liste comportera, par juridiction, les nom, prénom des agents, par ordre alphabétique, suivi de la lettre C ou D selon que l'agent vote par correspondance ou par vote direct.
Pour la commission administrative paritaire des maîtres-ouvriers et des chefs de garage, elle comprendra, en outre, l'indication du corps.
Afin de faciliter l'établissement de cette liste, le bureau des fonctionnaires vous adressera la liste des agents de votre ressort, classés par corps, par ordre alphabétique et par juridiction sur la base du fichier informatique de l'administration centrale. Ce document vous permettra de vérifier, compléter ou corriger vos informations pour constituer les listes électorales et les cahiers d'émargement.
J'appelle votre attention sur la responsabilité qui vous incombe en la matière.
Les greffiers en chef et greffiers stagiaires remplissant les conditions pour participer au scrutin, affectés à l'Ecole nationale des greffes au 18 mars 1999, devront être inscrits sur la liste électorale de l'Ecole :

- dans le corps dans lequel ils seront titularisés, si la titularisation est acquise au 18 mars 1999 ;

- dans leur corps d'origine, s'ils sont déjà titulaires dans un autre corps et si leur titularisation dans le nouveau corps doit intervenir après le 18 mars 1999.

2.2. Publicité des listes des électeurs

2.2.1. Des agents présents dans la juridiction

Elle résulte de l'affichage des listes électorales dans toutes les juridictions de votre ressort : cour d'appel ou tribunal supérieur d'appel, tribunal de grande instance ou tribunal de première instance, tribunaux d'instance, conseils de prud'hommes, greffes détachés, chambre détachée, bureaux du Livre foncier.
Ces listes doivent obligatoirement être affichées le 22 février 1999 dans les juridictions, de manière à être accessibles à l'ensemble des agents.
J'appelle votre attention sur la nécessité de veiller à la simultanéité de l'affichage des listes électorales dans toutes les juridictions de votre ressort, dans la mesure où la date de l'affichage constitue le point de départ du délai de réclamation.
Les listes électorales avec mention des agents votant par correspondance doivent être communiquées, sur leur demande, aux organisations syndicales ayant présenté une ou plusieurs listes de candidats.

2.2.2. Des agents absents de la juridiction en raison de leur situation administrative

Ces agents sont avisés par lettre simple que leur adressera le chef de greffe au plus tard le 22 février 1999 :

- qu'ils sont inscrits sur la liste des agents votant par correspondance ;

- qu'ils disposent des mêmes délais de réclamation que les agents votant directement ;

- que leur vote doit être parvenu à la section de vote au plus tard le 18 mars 1999, avant 17 heures.

2.2.3. Des agents des services judiciaires détachés dans une autre administration

Ils figurent sur la liste des électeurs votant par correspondance affichée à l'administration centrale.

3. La transmission du matériel de vote

3.1. Le matériel de vote

Le matériel de vote est constitué par les enveloppes et les bulletins de vote.

3.1.1. Les enveloppes

Les enveloppes sont de deux modèles différents :

1° La première enveloppe, ou enveloppe n° 1 (de format 114 x 162), est destinée à recevoir le bulletin de vote (vote direct ou vote par correspondance). Elle ne comporte aucune mention. Pour chaque corps de fonctionnaires, une couleur différente de papier a été choisie pour l'impression des bulletins de vote et des enveloppes n° 1.

2° La deuxième enveloppe, ou enveloppe n° 2, est destinée à recevoir l'enveloppe n° 1 en cas de vote par correspondance. Afin de faciliter les opérations électorales et d'éviter les risques d'annulation des suffrages, des enveloppes préimprimées (de format 162 x 229) seront mises à la disposition des électeurs.

3° La troisième enveloppe, ou enveloppe n° 3 (de format 280 x 400), est destinée à l'acheminement du vote des agents soit dans le cadre d'un envoi personnel, soit dans le cadre d'un envoi groupé.

3.1.2. Les bulletins de vote

Les bulletins de vote des différentes listes de candidats présentées par les organisations syndicales sont imprimées, pour un même corps de fonctionnaires, sur un papier de même couleur que l'enveloppe n° 1. Il n'y aura donc qu'une seule couleur de bulletins de vote pour chaque commission administrative paritaire.

3.2. La transmission du matériel de vote

Les bulletins de vote et les enveloppes n° 1 et n° 2 vous seront adressés par la chancellerie en temps utile, en tout état de cause avant le 15 février 1999, afin de vous mettre en mesure de les transmettre avec les professions de foi et d'effectuer cet envoi concomitamment aux mesures de publicité des listes électorales.
En revanche, vous prendrez soin de commander, dès réception de la présente circulaire, les enveloppes n° 3 que vous transmettrez aux juridictions avec le matériel de vote en nombre suffisant.
Dès que vous serez en possession des instruments de vote, il vous appartiendra de les répartir entre toutes les juridictions de votre ressort, compte tenu du nombre d'électeurs inscrits.

3.2.1. Fonctionnaires présents dans la juridiction

Vous veillerez à ce que les chefs de greffe de chaque juridiction remettent effectivement, à compter du 22 février 1999 et avant le 9 mars 1999, contre émargement, les instruments de vote aux électeurs présents.

3.2.2. Fonctionnaires absents de la juridiction

1° Il appartient au service administratif régional de transmettre, par voie postale, les instruments de vote aux fonctionnaires admis à voter par correspondance suivants :

- bénéficiaires d'une absence pour raison syndicale ;

- en congé de longue maladie ou de longue durée ;

- en congé parental ;

- suspendus de leurs fonctions pour des raisons disciplinaires ;

- en congé de formation professionnelle au sens de l'article 34-6° de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984.

2° Il appartient aux chefs de greffe de transmettre les instruments de vote aux fonctionnaires admis à voter par correspondance suivants :

- agents empêchés, pour des raisons de nécessités de service définies par le chef de greffe, de se rendre à la section de vote le jour du scrutin ;

- agents mis à disposition ;

- agents en congé de maternité, en congé de maladie ordinaire, en congé pour accident de service ;

- agents en position d'absence régulièrement autorisée (congés annuels, autorisations d'absence).

Les instruments de vote seront adressés par les services de la chancellerie aux fonctionnaires des services judiciaires en position de détachement auprès d'une autre administration.
Il conviendra d'attirer l'attention des fonctionnaires sur le fait que les instruments de vote qu'ils auront reçus sont ceux avec lesquels ils voteront le jour de l'élection.
En ce qui concerne les électeurs résidant hors du territoire métropolitain qui sont rattachés à votre section de vote, la transmission des instruments de vote aux intéressés devra être effectuée, sous pli affranchi et par voie aérienne.
Dans tous les cas, vous devrez faire en sorte que, conformément aux instructions indiquées en VII.3, les électeurs inscrits dans votre ressort soient en possession de ces documents le 9 mars 1999 au plus tard.
Vous demanderez qu'il vous soit rendu compte de l'accomplissement de ces diligences.
J'appelle votre attention sur l'obligation de prendre en charge le coût d'affranchissement des enveloppes mises à la disposition des votants par correspondance. Aussi l'enveloppe n° 3 sera affranchie et libellée à l'attention du président de la section de vote à la diligence du SAR ou du chef de greffe intéressé.
Vous voudrez bien faire connaître aux électeurs admis à voter par correspondance la manière de procéder pour émettre un vote valable par l'envoi de la présente circulaire.

4. La transmission des professions de foi

Les professions de foi sont les documents émis par les organisations syndicales aux fins de propagande lors des élections.
Il vous appartient d'en assurer la remise ou l'envoi aux électeurs de votre ressort, simultanément avec les instruments de vote.
Les électeurs doivent recevoir, en une seule remise ou un seul envoi, les professions de foi des organisations syndicales présentant une liste dans le collège auquel les électeurs appartiennent.
La remise ou l'envoi des professions de foi doit faire l'objet d'un émargement distinct de celui du matériel de vote.
Il y a lieu en outre de veiller à ce que les professions de foi soient affichées dans les juridictions de votre ressort, concomitamment avec l'affichage des listes d'électeurs, soit à la date du 22 février 1999.
Cet affichage est obligatoire.

5. La publicité du vote direct

Il vous appartient de porter à la connaissance des électeurs dès le 22 février 1999, par voie d'affichage, les indications concernant la date des élections, le lieu précis du vote, les heures d'ouverture du bureau de vote.
En résumé, toutes les formalités relatives à la publicité du scrutin, à savoir, l'affichage des jours, lieux et heures du scrutin, l'affichage des listes des électeurs, l'affichage des professions de foi, devront être accomplies simultanément le 22 février 1999.

6. La préparation du scrutin

6.1. La mise en place des sections et sous-sections de vote

Les opérations de vote seront placées sous la responsabilité d'un magistrat, président de la section ou de la sous-section de vote, assisté de magistrats et fonctionnaires.
Les magistrats et fonctionnaires seront désignés par les chefs de cour d'appel pour la section de vote et par les chefs de juridiction pour la sous-section de vote.

6.2. Le rôle des sections et sous-sections de vote

6.2.1. Rôle de la section de vote

La section de vote a pour mission de :

- recueillir les votes des électeurs qui votent directement au siège de la section ;

- surveiller et contrôler les opérations de vote ;

- dresser procès-verbal des résultats et du déroulement des opérations ;

- regrouper les votes des agents votant par correspondance transmis par les sous-sections, les chefs de greffe des juridictions autres que les tribunaux de grande instance, les électeurs isolés ;

- recenser et transmettre les enveloppes contenant les bulletins de vote à la chancellerie, qui procédera au dépouillement.

6.2.2. Rôle de la sous-section de vote

La sous-section de vote a pour mission de :

- recueillir les votes des seuls électeurs exerçant leurs fonctions au tribunal de grande instance ;

- regrouper les votes des agents et dresser rapport.

6.2.3. Le déroulement du scrutin

1° A la section de vote.

Vous veillerez à ce que le bureau de vote soit ouvert le 18 mars 1999, de 9 heures à 17 heures.
Le président de la section de vote veillera à ce qu'au moins deux représentants de l'administration soient présents en permanence tout au long de la journée.
Le scrutin se déroulera sous le contrôle de tous les représentants de listes désireux d'assister aux opérations électorales dont les noms vous auront été préalablement communiqués par les organisations syndicales.
Chaque section de vote devra se procurer 8 urnes fermant à clé soit auprès de municipalités, soit auprès d'autres administrations.
Chaque urne est destinée à recueillir les bulletins de vote d'un corps déterminé. Afin d'éviter les erreurs, elle pourra être identifiée avec la couleur spécifique des bulletins et enveloppes attribuée à chaque commission administrative paritaire.
Le secret du vote devra être garanti par la présence d'isoloirs.
Afin de permettre un pointage nominatif des électeurs pouvant voter à la section, un cahier d'émargement leur sera adressé par vos soins. Il comprendra la liste des agents susceptibles de voter à la section.

2° A la sous-section de vote.

Vous veillerez à ce que la sous-section de vote soit ouverte le 16 mars 1999, de 9 heures à 17 heures.
Le président de la sous-section de vote veillera à ce qu'au moins deux représentants de l'administration soient présents en permanence tout au long de la journée.
Le scrutin se déroulera sous le contrôle de tous les représentants de listes désireux d'assister aux opérations électorales dont les noms vous auront été préalablement communiqués par les organisations syndicales.
Les enveloppes n° 2 devront être, au fur et à mesure de leur arrivée, entreposées dans un endroit du bureau de vote accessible aux seuls membres de la sous-section de vote et classées immédiatement par collège.
Afin de permettre un pointage nominatif des électeurs pouvant voter à la sous-section de vote, un cahier d'émargement leur sera adressé par vos soins. Il comprendra la liste des agents susceptibles de voter à la sous-section de vote.

7. Les opérations à l'issue des opérations de vote

7.1. Le rôle des sous-sections de vote

En aucun cas les enveloppes n° 1 et n° 2 ne doivent être ouvertes.
Le 16 mars 1999, le magistrat responsable de la sous-section de vote établira un rapport, sur le modèle joint en annexe, indiquant, pour chaque commission administrative paritaire, le nombre d'enveloppes n° 2.
Ce rapport sera signé par le magistrat, le chef de greffe du tribunal de grande instance concerné et les représentants de listes présents.
La totalité des enveloppes n° 2 qui auront été remises, la liste des fonctionnaires ayant remis leur vote à la sous-section et le rapport seront placés par le magistrat responsable, en présence du chef de greffe et des représentants des listes, sous enveloppes scellées, lesquelles seront immédiatement adressées au président de la section de vote.
Le président de la sous-section de vote choisira le mode de transmission approprié des bulletins afin qu'ils parviennent impérativement à la section le 18 mars 1999, avant 17 heures.

7.2. Le rôle des chefs de greffe

En aucun cas les enveloppes n° 1, 2 et 3 ne doivent être ouvertes.
Le chef de greffe ou le fonctionnaire responsable du tribunal de grande instance de Cayenne, des tribunaux d'instance, des conseils de prud'hommes, des greffes détachés, de la chambre détachée, des bureaux du Livre foncier aura soin de regrouper dans un endroit de sûreté les enveloppes n° 3 qui lui auront été remises et en assurera l'acheminement au président de la section de vote concernée.
Il veillera tout particulièrement à adresser à la section de vote l'envoi groupé de telle sorte que ce dernier arrive à destination au plus tard le 18 mars 1999, avant 17 heures.

7.3. Le rôle des sections de vote

7.3.1. Le recensement des votes directs

En aucun cas les enveloppes n° 1 ne doivent être ouvertes.
Le 18 mars 1999, dès la clôture du scrutin, le président de la section de vote procédera, en présence des membres de la section et des représentants des listes, à l'ouverture des urnes et à l'extraction des enveloppes.
Il appartient seulement au président de la section de vérifier que le nombre des enveloppes extraites correspond effectivement au nombre d'électeurs ayant pris part directement au vote.
Les enveloppes seront ensuite replacées dans les urnes correspondantes.
A l'issue de cette opération, le président de la section de vote dressera, conformément au modèle ci-joint, un procès-verbal qui sera signé par lui ainsi que par les membres de la section et les représentants des listes.

7.3.2. Le recensement des votes par correspondance

Une fois effectuées les opérations de comptage des votes directs, le président de la section de vote, assisté de fonctionnaires et des représentants des listes, procédera au recensement des votes par correspondance, c'est-à-dire des votes recueillis par chaque sous-section, par les chefs de greffe, dans le cadre de l'envoi groupé, ou adressés par les électeurs isolés, dans les conditions suivantes.
Les enveloppes n° 3, puis les enveloppes n° 2 seront ouvertes. Au fur et à mesure de l'ouverture des enveloppes n° 2, la liste électorale sera émargée et l'enveloppe n° 1 sera déposée sans être ouverte dans l'urne contenant les enveloppes des agents ayant voté directement au siège de la section et sans porter d'appréciation sur leur validité, sous les réserves suivantes.
Ainsi, seront mises à part sans être ouvertes ni, naturellement, placées dans l'urne :

- les enveloppes n° 3 parvenues à la section de vote après l'heure de clôture du scrutin, soit 17 heures ;

- les enveloppes n° 2 sur lesquelles ne figurent pas le nom et la signature du votant ou sur lesquelles le nom est illisible ;

- les enveloppes n° 2 parvenues en nombre multiple sous la signature d'un même agent ;

- les enveloppes émanant d'électeurs ayant pris part directement au vote ainsi que cela résulterait d'un émargement ;

- les enveloppes n° 1 ou n° 2 parvenues en nombre multiple sous une même enveloppe n° 2 ou n° 3.

Le nom des électeurs dont émanent ces enveloppes litigieuses ne sera pas émargé sur la liste électorale.
Ces enveloppes ne seront pas déposées dans l'urne ni ouvertes, mais annexées au procès-verbal.
Lorsque les opérations de recensement des votes par correspondance seront terminées, le président de la section de vote :

- établira un second procès-verbal relatif au vote par correspondance sur le modèle joint ;

- annexera à ce procès-verbal les enveloppes litigieuses. Ce procès-verbal sera signé par le président, les membres de la section et les représentants des listes.

Les votes par correspondance qui parviendront à la section de vote après les opérations de recensement seront renvoyés à leurs expéditeurs avec l'indication de la date et de l'heure de leur réception. Il est ainsi fait une distinction entre les enveloppes n° 3 parvenues après la clôture du scrutin et celles parvenues postérieurement aux opérations de recensement.

7.4. La transmission à la chancellerie

Le 18 mars 1999, une fois que les votes par correspondance auront été triés, vous regrouperez, par commission administrative paritaire, sans toujours les ouvrir, l'ensemble des enveloppes n° 1 et vous les placerez, après un nouveau comptage, dans une enveloppe scellée, à raison d'une enveloppe par commission administrative paritaire.
Les procès-verbaux et rapports (tels que rédigés suite au vote direct et au vote par correspondance) seront placés dans une même enveloppe non scellée.
A ces procès-verbaux demeureront annexées les enveloppes n° 1 qui auront été mises à part sans être ouvertes ainsi que les enveloppes n° 2 et n° 3 litigieuses.
Vous adresserez l'ensemble de ces enveloppes immédiatement sous pli affranchi et recommandé ou par porteur spécial à la chancellerie en portant l'inscription "Election à la commission administrative paritaire n° des ...".
En revanche, vous conserverez par devers vous, et jusqu'à nouvelles instructions, les enveloppes n° 2 et 3 qui auront été estimées valables par le président de la section de vote.

7.5. Le dépouillement

Un bureau de vote central sera constitué à l'administration centrale.
Il a pour mission de rassembler l'ensemble des bulletins transmis par les sections de vote et de procéder à leur dépouillement.
Les opérations de dépouillement du scrutin se dérouleront les 31 mars et 1er avril 1999 au ministère de la justice.
Pour chaque commission administrative paritaire, la répartition des sièges est effectuée entre les différentes listes en présence à la représentation proportionnelle avec application des règles de la plus forte moyenne.
Cependant, pour préserver l'anonymat du vote dans les corps à faible effectif, le dépouillement est effectué par commission administrative paritaire pour les corps des conducteurs d'automobile, des ouvriers professionnels, des maîtres-ouvriers et chefs de garage, après que l'ensemble des votes des cours d'appels ait été regroupé.

VIII. - LA PROCLAMATION DES RESULTATS

Les résultats seront proclamés et diffusés dans vos services dès le lendemain des opérations de dépouillement.
Le mandat des représentants ainsi élus prendra effet le 25 mai 1999
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IX. - LES CONTESTATIONS

Les contestations relatives aux opérations électorales ne peuvent être portées devant la juridiction administrative sans avoir fait préalablement l'objet d'un recours administratif devant le garde des sceaux.

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Je vous prie de bien vouloir faire remettre la présente circulaire à chacun des fonctionnaires de votre ressort.
Je vous demande de me rendre compte des difficultés que vous pourriez rencontrer dans son application.
Le bureau des fonctionnaires (tél. : 01-44-77-61-04/fax : 01-44-77-61-08) se tient à votre disposition pour répondre à toutes les questions qui pourraient se poser.



Par délégation :
Le directeur des services judiciaires,
B. DE GOUTTES

 


Dispositions


Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 (art. 9).

Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 (art. 12-14).

Décret n° 82-451 du 28 mai 1982.

Décret n° 84-955 du 25 octobre 1984 (JO du 27 octobre 1984).

Décret n° 86-247 du 20 février 1986 (JO du 26 février 1986).

Décret n° 95-184 du 22 février 1995 (JO du 24 février 1995).

Décret n° 97-40 du 20 janvier 1997 (JO du 21 janvier 1997).

Décret n° 97-693 du 31 mai 1997 (JO du 1er juin 1997).

Décret n° 98-1092 du 4 décembre 1998 (JO du 5 décembre 1998).

Arrêté du 4 décembre 1995 (JO du 13 décembre 1995).

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