BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 81
(1er janvier - 31 mars 2001)

3
Circulaires de la direction de la protection judiciaire de la jeunesse
Signalisation des circulaires du 1er janvier au 31 mars 2001


Note d'accompagnement relative à la mise en place du logiciel de gestion de l'activité et des mesures éducatives

NOTE PJJ 2001-01 DIR/02-01-2001
NOR : JUSF0150003N

Education - Informatique - Gestion



POUR ATTRIBUTION

Directeurs régionaux de la PJJ - Directeur général du Centre national de formation et d'études de la PJJ


- 2 janvier 2001 -


GAME 2000, logiciel de gestion de l'activité et des mesures éducatives, est entré en application le 1er janvier 2001.

Ce nouvel outil de gestion requiert toutefois une implication forte des responsables et de l'ensemble des personnels administratifs gestionnaires. Je sais que vous avez déjà répondu à cette attente et, préliminairement, je voudrais remercier les directeurs territoriaux, les directeurs et responsables de structures qui se sont déjà mobilisés autour de ce nouvel outil. Mes remerciements vont également aux correspondants informatiques régionaux et aux correspondants GAME qui ont mis en place des sessions de formation et ont développé des outils pédagogiques adaptés à ces formations.

GAME 2000, qui se situe dans la continuité de GAME 2, marque toutefois un tournant décisif avec l'ancien outil puisque ce nouveau logiciel va vous permettre de mieux connaître l'activité de vos services. A leur tour, les directeurs départementaux seront mieux informés sur les besoins en ressources des établissements relevant de leur autorité et disposeront d'éléments plus fiables pour l'élaboration des schémas départementaux. Les directeurs et responsables de structures seront, quant à eux, mieux à même d'organiser et de planifier les prises en charge des jeunes suivis. Vous le savez, l'outil statistique, au-delà d'un simple outil de "comptage", est devenu un véritable outil de gestion destiné à mieux définir des politiques et obtenir des moyens.

GAME 2000 va permettre à l'administration centrale de connaître de manière fiable et précise l'activité des services extérieurs et d'être en mesure de répondre aux demandes de l'ensemble de ses interlocuteurs (parlementaires, Conseil de sécurité intérieur, Cour des comptes, budget…), mais doit également permettre de renseigner, à tous moments, les directeurs territoriaux sur les capacités des différents services à accueillir la population prise en charge par la protection judiciaire de la jeunesse.

Ce nouvel outil a été enrichi par des données sur l'activité des services (activités de jour, suivi en détention, comptage des jeunes et des mesures, afin de croiser les deux paramètres…) et est devenu un véritable outil de gestion efficace et cohérent : les différentes données qui y sont contenues sont destinées à être croisées avec les données actuellement contenues dans COBRA. L'interface MICADO, en cours de réalisation, sera opérationnelle dans le courant du premier semestre 2001.

GAME 2000 a fait l'objet d'une déclaration de modification auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et a reçu un avis favorable de la part de la Commission. L'arrêté du 8 décembre 2000 modifiant l'arrêté du 28 avril 1993 organisant le traitement automatisé des statistiques des établissements et services de l'administration de la protection judiciaire de la jeunesse a été publié au Journal officiel du 22 décembre 2000, p. 20377. A cet égard, je vous rappelle que, si les jeunes majeurs ou les représentants légaux ne peuvent s'opposer à l'ouverture des fiches nominatives les concernant, ils ont le droit d'y accéder et d'obtenir, le cas échéant, rectification des mentions inexactes. A cette fin, les intéressés doivent être informés par les structures :

- de l'ouverture des fiches en leur nom ;

- de leur droit d'accès et de rectification ;

- de la procédure à suivre pour l'exercer.

Les informations sont conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de chaque mesure.

Le contenu des fichiers peut être contrôlé par :

- les jeunes ou leurs familles, dans le cadre de l'exercice de leur droit d'accès et de rectification ;

- la direction départementale ;

- les juridictions et les magistrats de la jeunesse ;

- l'inspection de la protection judiciaire de la jeunesse.

C'est pourquoi je vous invite à prendre toutes dispositions utiles pour assurer la sécurité physique et logique du traitement des données : le fichier GAME 2000 ne peut, en aucun cas, quitter le service pour quelque motif que ce soit, et remettre à chaque jeune et à ses représentants légaux et/ou afficher, dans un emplacement visible, la note jointe en annexe.

Par ailleurs, les directeurs régionaux sont invités à élaborer une note de cadrage ou d'accompagnement qui aura pour objet de :

- rappeler aux services les modalités de saisie des personnels et des capacités (p. 21 à 30 du manuel de référence) ;

- définir les quartiers (p. 36 du manuel de référence) ;

- mettre en œuvre des outils qui faciliteront la tâche des agents appelés à renseigner le logiciel (ex. : fiche navette) et rappeler, notamment, que les fiches suivantes :

- fiche du jeune ;

- fiche de la mesure (remplir une fiche par mesure et non par jeune),

doivent être remplies de manière systématique et obligatoire par les personnels éducatifs et que les fiches suivantes :

- fiche de présence en AJO ;

- fiche de présence en hébergement ;

- fiche de présence aux repas,

doivent être remplies sous l'autorité du directeur de structure par l'agent désigné par lui à cet effet. Ces fiches de saisie manuelle doivent être éditées et transmises à la direction départementale en même temps que les fichiers GAME 2000 afin d'être vérifiées et conservées en tant que pièces justificatives officielles par la direction départementale.

Je vous rappelle enfin que les transmissions des données contenues dans GAME 2000 doivent, impérativement, être adressées entre :

- le 1er et le 10 de chaque mois au directeur départemental ;

- le 10 et le 20 de chaque mois, après vérification du directeur départemental, au directeur régional ;

- le 20 et le 30 de chaque mois, après vérification du directeur régional, à l'administration centrale.

Chaque transmission doit être accompagnée d'un commentaire approprié.

Je suis particulièrement attachée au respect de cette procédure qui, seule, est de nature à permettre à l'administration centrale de pouvoir disposer de chiffres récents et fiables. C'est pourquoi je vous demande d'être particulièrement vigilant sur ce point et de vous conformer au calendrier fixé. Je vous remercie, par avance, de votre collaboration.


La directrice de la protection judiciaire de la jeunesse,

S. Perdriolle

 

ANNEXE I

Mise en place de GAME 2000

Depuis le 1er janvier, GAME 2000 remplace GAME 2, ce qui implique que :

- toute mesure prise en charge avant le 1er janvier 2001 devra être saisie sous GAME 2 ;

- toute mesure prise en charge à partir du 1er janvier 2001 inclus devra être saisie sous GAME 2000 exclusivement.

L'échéancier de passage de GAME 2 à GAME 2000 s'établit ainsi :

1° Pour les structures : dès les premiers jours de janvier 2001, vérifier que toutes les mesures de l'année 2000 ont bien été saisies sous GAME 2.

Pour les DD et DR : intégrer les fichiers reçus de l'échelon inférieur.

2° Éditer sous GAME 2 les statistiques administratives mensuelles de décembre 2000, ainsi que les statistiques annuelles 2000.

3° Transmettre ces statistiques dans les plus brefs délais à l'échelon supérieur.

Attention : les directions régionales devront transmettre ces statistiques GAME 2 à la section statistique du bureau L3 ou à l'adresse mèl : stat.dpjj-l3@justice.gouv.fr et non plus à la section informatique de Blois.

4° Établir une sauvegarde des données de GAME 2.

5° Faire une transmission à l'échelon supérieur et, pour les échelons supérieurs, faire l'intégration (cf. point 1).

6° Installer GAME 2000 à partir du CD et des derniers fichiers Mail reçus en décembre.

7° Saisir les informations sur la structure (se référer à la documentation).

8° Lancer la récupération des données de GAME 2.

9° Lancer et éditer les statistiques annuelles 2000 à partir de GAME 2000.

10° Transmettre ces statistiques à l'échelon supérieur.

11° Pour les échelons supérieurs, faire l'intégration des sites inférieurs puis faire les statistiques annuelles GAME 2000.

Attention : les directions régionales devront transmettre ces statistiques GAME 2000 à la section informatique de Blois.

12° Débuter la saisie des mesures de l'année 2001.

Les structures pourront, préalablement à la saisie des mesures, ou plus tard, procéder au dédoublonage des mesures et des jeunes, de manière à nettoyer les fichiers (se référer à la documentation).

 

ANNEXE II

Information CNIL

Vous faites l'objet d'une mesure de protection judiciaire confiée à notre établissement (ou service). Après accord de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), les informations nominatives relatives à son exercice sont enregistrées dans une fiche qui est traitée informatiquement pour établir les statistiques de l'administration de la protection judiciaire de la jeunesse.

Pour l'essentiel, ces informations sont extraites de la décision de justice qui a ordonné la mesure. Elles sont transmises à la direction départementale qui les intègre dans son propre fichier.

En application de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous-même, si vous êtes majeur, ou vos représentants légaux, si vous êtes mineur, pouvez prendre connaissance des informations portées sur les fiches vous concernant en vous adressant :

- soit sur place, au responsable de l'établissement (ou service) qui exerce la mesure ;

- soit par écrit, à la direction départementale de la protection judiciaire de la jeunesse sous l'autorité de laquelle l'établissement (ou service) est placé.

En cas d'erreur, vous avez le droit de demander rectification des informations inexactes.

Une copie des fiches vous concernant pourra vous être délivrée.

Le droit d'accès au fichier ne vous est ouvert que si vous exprimez des motifs légitimes.

En cas de refus, vous pouvez adresser une réclamation écrite à la CNIL - 21, rue Saint-Guillaume - 75340 Paris Cedex 07.


© Ministère de la justice - juin 2001

Retour haut de page