BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 93
(1er janvier - 31 mars 2004)

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Circulaires de la direction de l'administration pénitentiaire
Signalisation des circulaires du 1er janvier au 31 mars 2004


Mise en oeuvre du management par objectifs au titre de l'année 2004

AP 2003-17 RH5/19-11-2003
NOR : JUSE0340148C

Administration pénitentiaire

Gestion

Management par objectifs

Modernisation des services publics


POUR ATTRIBUTION

Directeurs régionaux des services pénitentiaires - Chef de la mission outre-mer -Directeur de l'ENAP - Directeur du service pour l'emploi pénitentiaire

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19 novembre 2003 -



Annexes :

Annexe I. -
Dispositions transitoires au titre de 2003 relatives à la notation des agents et à l'évaluation de la réalisation du plan d'actions prioritaires de la structure (PAPS)

Annexe II. - Calendrier de la mise en oeuvre du management par objectifs au titre des années 2003 et 2004

Textes sources :

Circ. du 31 juillet 2002 relative à la mise en oeuvre du management par objectifs
Note du 10 septembre 2003 relative aux conférences d'objectifs



La circulaire du 31 juillet 2002 relative à la mise en oeuvre du management par objectifs à l'administration pénitentiaire place cette démarche dans le contexte de modernisation et d'amélioration de la performance du service public. Le management par objectifs initié depuis un an dans l'institution pénitentiaire s'impose comme le mode essentiel de gestion des services et des cadres et s'inscrit dans les orientations de la loi organique relative aux lois de finances (MODERFIE) du 1er août 2001, mais aussi de la nouvelle procédure du dialogue de gestion définie dans ma note du 10 septembre 2003.
Ainsi, la MODERFIE induit pour la première fois le passage d'une logique de moyens à une logique de résultats et à celle d'une définition des budgets par objectifs. En effet, la modernisation de la gestion publique impose d'expliciter les politiques publiques, d'en mesurer les résultats, d'identifier les moyens qui lui sont consacrés et de développer de nouvelles règles de responsabilisation dans le pilotage des moyens. Elle tend à valoriser le rôle des acteurs qui y concourent, à renouveler l'intérêt de leur métier et à asseoir une plus grande reconnaissance de leurs compétences.
Trois niveaux charpentent le dispositif du management par objectifs : l'élaboration d'un diagnostic de la structure, l'identification des objectifs de la structure et des acteurs qui y concourent et enfin l'évaluation des cadres notamment sur la base des objectifs prédéfinis.
Après avoir établi un bilan de la première année d'expérimentation du déploiement du management par objectifs à l'administration pénitentiaire et en avoir tiré les enseignements, il y a lieu d'aménager et de simplifier certains des outils de la démarche, d'en développer l'aspect participatif, mais aussi de mettre en cohérence ce type de management avec la nouvelle procédure de dialogue de gestion. Enfin, il m'apparaît maintenant nécessaire de mettre en place un système d'évaluation des cadres qui sera expérimenté en 2004.

 

I. - AMENAGEMENT ET SIMPLIFICATION DE CERTAINS DES OUTILS DU MANAGEMENT PAR OBJECTIFS

Le management par objectifs est une méthode articulée autour de l'engagement sur des objectifs et de l'évaluation pertinente des résultats. A l'issue de l'année d'expérimentation, il m'a paru essentiel de placer les objectifs au centre du dispositif, les objectifs étant en second lieu déclinés en plans d'actions. Il a donc été nécessaire d'aménager le plan d'actions prioritaires de la structure (PAPS) qui devient le plan d'objectifs prioritaires de la structure (POPS) et la contribution individuelle à l'action (CIA) qui devient la contribution individuelle aux objectifs (CIO). Le diagnostic orienté de la structure (DOS) reste inchangé.
Les nouveaux modèles du plan d'objectifs prioritaires de la structure (POPS) et de la contribution individuelle aux objectifs (CIO) figurent en annexe, ces supports et le guide d'emploi des outils modifiés y sont également présentés.
J'attire votre attention sur la nécessité pour la deuxième année de mise en œuvre du management par objectifs de prévoir pour chaque chef d'établissement et chaque directeur des services pénitentiaires d'insertion et de probation, une contribution individuelle aux objectifs personnelle distincte du plan d'objectifs prioritaires de la structure. En effet, le plan d'objectifs prioritaires de la structure (POPS) permet de garder une lisibilité claire au niveau de la structure et de fédérer l'équipe de direction autour d'objectifs communs tandis que la contribution individuelle aux objectifs (CIO) du chef d'établissement ou du directeur des services pénitentiaires d'insertion et de probation, au même titre que celles des membres de l'équipe de direction, est le document par lequel le responsable s'engage. Il constitue la base de l'entretien d'évaluation relatif à la réalisation des objectifs arrêtés pour le cadre.


II. - DEVELOPPEMENT DE L'ASPECT PARTICIPATIF DU MANAGEMENT PAR OBJECTIFS

Le plan d'objectifs prioritaires de la structure (POPS) et les contributions individuelles aux objectifs (CIO) sont des outils de management adaptés aux différents niveaux de la hiérarchie, en fonction des délégations données par le responsable de structure.
En effet, un aspect essentiel de la démarche du management par objectifs est le travail conduit avec les équipes de direction pour identifier les objectifs prioritaires, mais aussi pour élaborer les plans d'actions qui constituent les contributions nécessaires à l'atteinte des objectifs. De surcroît, la contribution individuelle aux objectifs du responsable de la structure doit le conduire à déléguer des objectifs à ses collaborateurs, la délégation constituant le fondement de l'efficacité du management.
Le processus de la délégation requiert donc de définir la notion d'équipe de direction dans une structure donnée, de s'interroger sur l'organigramme de l'établissement ou du service et d'élaborer les fiches de fonction.


III. - MISE EN COHERENCE DU MANAGEMENT PAR OBJECTIFS AVEC LA NOUVELLE PROCEDURE DE DIALOGUE DE GESTION

La note du 10 septembre 2003 relative aux conférences d'objectifs 2004 souligne qu'il est nécessaire d'adapter les modalités de dialogue de gestion pour tenir compte des principes édictés par la MODERFIE et pour l'articuler avec le management par objectifs instauré en 2002. Les nouvelles modalités de dialogue de gestion offrent maintenant la possibilité de faire concorder la démarche du management par objectifs avec le calendrier fixé pour le dialogue de gestion et d'harmoniser les deux démarches pour une meilleure cohérence.
Dans le cadre de la procédure du dialogue de gestion, je fixe aux directions régionales des services pénitentiaires un certain nombre de sous-objectifs prioritaires pour une année donnée. Ces sous-objectifs sont directement issus de la déclinaison des missions de la direction de l'administration pénitentiaire déterminées dans le cadre de la MODERFIE et représentent donc les domaines dans lesquels des améliorations ou des réalisations sont directement attendues de la part des services déconcentrés.
Les directeurs régionaux des services pénitentiaires sont chargés d'organiser le dialogue avec les différentes structures afin de déterminer une marge de progression susceptible de recueillir l'adhésion lors des conférences d'objectifs. Un calendrier et le plan d'actions de ces réalisations seront établis et serviront de base à la lettre mission que j'adresse à chaque directeur régional des services pénitentiaires. Les résultats seront étudiés à l'occasion des conférences d'évaluation qui auront lieu à la fin du premier trimestre de l'année N + 1.
Par conséquent, le plan d'objectifs prioritaires de la structure (POPS) qui sera élaboré pour les établissements pénitentiaires et les services d'insertion et de probation sera l'émanation, d'une part des sous-objectifs fixés par la direction de l'administration pénitentiaire aux directions régionales des services pénitentiaires et, d'autre part des éléments de prospective qui résultent du diagnostic orienté de la structure (DOS). La phase d'élaboration du POPS sera donc une période de cadrage de deux étapes complémentaires : la déclinaison à l'échelon local des sous-objectifs fixés à la direction régionale des services pénitentiaires par l'administration centrale et l'adaptation de ces derniers aux situations locales, mais aussi la prise en compte d'orientations spécifiques à chaque structure pour la définition d'objectifs particuliers à un établissement ou à un service d'insertion et de probation. Il est souhaitable de ne pas dépasser 3 à 5 objectifs pour un plan d'objectifs prioritaires de la structure.
Le plan d'objectifs prioritaires de la structure (POPS) devra faire l'objet d'un dernier cadrage après la tenue de la conférence d'objectifs de la nouvelle procédure de dialogue de gestion qui se tiendra en direction régionale des services pénitentiaires entre la mi-novembre et la mi-décembre 2003. En conséquence, la finalisation du plan d'objectifs prioritaires de la structure de 2004 et de la contribution individuelle aux objectifs de 2004 du responsable de la structure devra être terminée avant le 16 février 2004. Cette finalisation sera effectuée dans le cadre d'un entretien entre le directeur régional des services pénitentiaires et le chef d'établissement ou le directeur des services pénitentiaires d'insertion et de probation concerné.


IV. - MISE EN PLACE D'UN SYSTEME D'EVALUATION DES CADRES, SON EXPERIMENTATION EN 2004

La circulaire du 31 juillet 2002 relative au management par objectifs décrit la troisième phase de l'architecture de la démarche : l'évaluation des professionnels sur la base d'objectifs prédéfinis. Cette dernière phase se concrétisera fin 2003 avec la mise en place d'un système d'évaluation tel que le prévoient les décrets du 30 avril 2002 afférents au statut particulier du corps des directeurs des services pénitentiaires et aux statuts d'emploi de directeur régional et de directeur fonctionnel des services pénitentiaires.
Le système d'évaluation sera de nature à favoriser la progression du cadre dans son professionnalisme et dans ses comportements professionnels, il doit être objectif et motivant. Le dispositif permettra d'apprécier les performances dans l'exercice de la fonction, de mesurer le niveau et les conditions d'atteinte des objectifs.
Dans un premier temps, j'ai décidé d'élaborer un nouveau système d'évaluation pour une partie des cadres de l'administration pénitentiaire, les directeurs des services pénitentiaires et les futurs directeurs d'insertion et de probation lorsque le statut particulier de ce nouveau corps sera publié. Cette première phase de mise en œuvre du dispositif concerne 600 cadres.
Une circulaire sur l'évaluation de ces cadres sera élaborée à l'issue des travaux entrepris par le groupe projet chargé de l'élaboration de la nouvelle procédure. La composition de ce groupe projet comprend des représentants des acteurs concernés par la mise en place du management par objectifs, notamment des deux échelons des services déconcentrés. Le futur dispositif de l'évaluation sera expérimenté au titre de l'année civile 2004, en fin d'exercice.
Vous voudrez bien assurer la diffusion la plus large possible de la présente circulaire auprès des chefs d'établissement et des directeurs des services pénitentiaires d'insertion et de probation placés dans le ressort de votre circonscription régionale.

Le garde des sceaux, ministre de la justice,
Par délégation :
Le préfet,
directeur de l'administration pénitentiaire,
D. LALLEMENT

© Ministère de la justice - juillet 2004

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