BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 92
(1er octobre - 31 décembre 2003)

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Circulaires de la direction de l'administration pénitentiaire
Signalisation des circulaires du 1er octobre au 31 décembre 2003


Circulaire relative à la mise en oeuvre de la consultation électorale pour la répartition des sièges des représentants du personnel au sein des comités techniques paritaires spéciaux et départementaux et des comités d'hygiène et de sécurité spéciaux

AP 2003-16 RH1/03-12-2003
NOR : JUSE0340114C

Comité d'hygiène et de sécurité

Comité technique paritaire

Election


POUR ATTRIBUTION

Directeurs régionaux des services pénitentiaires - Chef de la mission des services pénitentiaires de l'outre-mer - Directeur du service de l'emploi pénitentiaire

-
3 décembre 2003 -

 


Sommaire :

1RE PARTIE : LE PREAMBULE

I. - LES SCRUTINS A ORGANISER

II. - LA LEGISLATION RELATIVE A L'ORGANISATION DES CONSULTATIONS

III. - LE CALENDRIER

2E PARTIE : ORGANISATION GENERALE DES SCRUTINS

I. - LES LISTES DES ELECTEURS

II. - LES CANDIDATURES

III. - ELABORATION ET TRANSMISSION DU MATERIEL DE VOTE

3E PARTIE : LE DEROULEMENT DES SCRUTINS

I. - LA REPARTITION DES ELECTEURS

II. - LES MODALITES DE VOTE

III. - LES OPERATIONS ELECTORALES

4E PARTIE : DEPOUILLEMENT DES SCRUTINS

I. - COMPOSITION DES BUREAUX DE DEPOUILLEMENT

II. - PROCEDURE DE DEPOUILLEMENT

III. - DESIGNATION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Annexes non publiées sur ce site :

Annexe VIII. - La liste indicative des CTP locaux qui devraient être mis en place

Annexe VIII bis. - La liste indicative des CHS spéciaux qui devraient être mis en place

Annexes :

Annexe I. - Les critères de représentativité

Annexe II. - Le calendrier détaillé des opérations électorales

Annexe III. - La qualité d'électeur

Annexe IV. - Les modèles de dépôt et d'attestation de dépôt de candidature

Annexe V. - Les procès-verbaux des opérations de vote

Annexe VI. - Le projet d'arrêté relatif à l'organisation des consultations et aux modalités de vote par correspondance

Annexe VII. - Les règles de répartition des sièges

Annexe IX. - La fiche pratique à transmettre à chaque votant par correspondance avec le matériel de vote

Textes sources :

Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires
Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat
Décret n° 82-452 du 28 mai 1982 modifié relatif aux comités techniques paritaires
Décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique
Arrêté du 1er décembre 1998 portant création de comités d'hygiène et de sécurité spéciaux dans les établissements pénitentiaires
Arrêté du 31 mars 2003 portant création de comités techniques paritaires spéciaux et départementaux dans les services déconcentrés de l'administration pénitentiaire


1RE PARTIE : LE PREAMBULE

La présente circulaire a pour objet de :

- définir le cadre de l'organisation générale des scrutins : établissement des listes des électeurs, modalités de dépôt des candidatures et transmission du matériel de vote ;

- décrire les modalités de déroulement des scrutins : les modalités de vote et les opérations électorales ;

- détailler les opérations de dépouillement : organisation et procédure du dépouillement.

La date des scrutins intéressant les comités techniques paritaires (CTP) locaux et les comités d'hygiène et de sécurité spéciaux (CHSS) est fixée au 25 mars 2004.

I. - LES SCRUTINS A ORGANISER

Le premier scrutin concerne les comités techniques paritaires locaux institués auprès du siège du service de l'emploi pénitentiaire, des directions régionales (y compris la mission des services pénitentiaires de l'outre-mer), des établissements pénitentiaires et des services pénitentiaires d'insertion et de probation d'au moins vingt agents en métropole et dans les départements de la Guadeloupe et de la Réunion en outre-mer, par l'arrêté du 31 mars 2003 portant création de comités techniques paritaires spéciaux et départementaux dans les services déconcentrés de l'administration pénitentiaire.
Le second scrutin visant à la répartition des sièges des représentants du personnel aux comités d'hygiène et de sécurité spéciaux ne concerne que les établissements pénitentiaires d'au moins cinquante agents en métropole et en outre-mer, qui ont été mis en place par l'arrêté du 1er décembre 1998 portant création de comités d'hygiène et de sécurité spéciaux dans les établissements pénitentiaires.

II. - LA LEGISLATION RELATIVE A L'ORGANISATION DES ELECTIONS ET CONSULTATIONS PROFESSIONNELLES DANS LA FONCTION PUBLIQUE

L'organisation des consultations professionnelles dans la fonction publique est soumise aux dispositions de la loi n° 96-1093 du 16 décembre 1996 relative à l'emploi dans la fonction publique et à diverses mesures d'ordre statutaire qui :

- imposent à l'administration de ne retenir que les candidatures des organisations syndicales représentatives du personnel ;

- interdisent aux organisations syndicales de se prévaloir à l'occasion d'un même scrutin d'une affiliation commune à une même union syndicale ;

- instituent, sous certaines conditions, un second tour de scrutin.

1. La représentativité

La représentativité d'une organisation syndicale se présume ou se prouve :

- elle se présume si l'organisation est affiliée à une union de syndicats présente dans le conseil supérieur de chacune des trois fonctions publiques ou si elle a recueilli globalement au moins 10 % de l'ensemble des suffrages exprimés et au moins 2 % des voix dans chaque fonction publique ;

- à défaut, elle doit être prouvée par l'organisation qui la revendique, sur le ressort de l'établissement considéré et au sein du corps électoral concerné, compte tenu des critères de représentativité fixés par le code du travail.

Ces critères sont repris en annexe I.

2. L'affiliation commune

La loi de 1996 précitée dispose également que les organisations syndicales affiliées à une même union syndicale ne peuvent participer à un même scrutin. En cas de litige, l'union syndicale devra indiquer à l'administration celle de ses organisations qui pourra se prévaloir de son affiliation et, le cas échéant, bénéficier, à ce titre, de la présomption de représentativité.

3. Sur l'institution d'un second tour de scrutin dans certaines conditions

Lorsque aucune organisation représentative ne s'est présentée lors du premier tour ou lorsque le nombre de votants à ce premier tour est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits, un second tour de scrutin ouvert à toutes les organisations régulièrement constituées doit être organisé.

III. - LE CALENDRIER

La date de la consultation est fixée au 25 mars 2004 (heure locale).

Le calendrier général des opérations électorales est fixé comme suit :

- 8 décembre 2003 : ouverture du délai de dépôt des candidatures ;

- 6 janvier 2004 à 12 heures : date limite de réception des candidatures des organisations syndicales aux comités techniques paritaires locaux et aux comités d'hygiène et de sécurité spéciaux ;

- 11 mars 2004 : affichage de la liste des électeurs ;

- 25 mars 2004 : premier tour de scrutin, dépouillement au niveau local des CTP et des CHSS et proclamation des résultats correspondants ;

- 20 avril 2004 (12 heures) : dans l'hypothèse où un deuxième tour de scrutin devrait être organisé, date limite de dépôt des listes de candidatures ;

- 16 septembre 2004 : second tour éventuel de scrutin.

Un calendrier détaillé des opérations électorales est joint en annexe II.

2E PARTIE : ORGANISATION GENERALE DU SCRUTIN

I. - LES LISTES DES ELECTEURS

1. La notion d'électeur

L'annexe III récapitule les conditions à remplir pour être électeur aux CTP et aux CHSS.
Sont électeurs les fonctionnaires titulaires en position d'activité, ou de détachement en provenance d'une autre administration, ou de congé parental au jour du scrutin.
La qualité de titulaire s'apprécie compte tenu de l'arrêté de titularisation de l'agent ou à défaut, du procès-verbal de la CAP s'étant prononcée sur la titularisation.

Est considéré comme étant en position d'activité le fonctionnaire :

- effectivement en service soit à temps complet, soit à temps partiel ;

- en congé annuel ou compensateur ;

- en congé de maladie ordinaire, de longue maladie ou congé de longue durée, y compris suite à un accident du travail ;

- en congé de maternité ou de paternité ;

- en congé de formation professionnelle ou syndicale ;

- en décharge d'activité de service pour l'exercice d'un mandat syndical ;

- en autorisation d'absence régulièrement accordée par son chef de service.

Devront figurer sur les listes d'électeurs, les agents qui proviennent d'autres corps et qui sont détachés dans les corps des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire à la date du scrutin considéré.
Enfin, est également électeur l'agent en position de congé parental au sens de l'article 54 de la loi du 11 janvier 1984 précitée.
Peuvent également voter au titre des comités techniques paritaires et des comités d'hygiène et de sécurité les autres fonctionnaires de l'Etat en position d'activité et les agents non titulaires de l'Etat exerçant effectivement leurs fonctions dans les établissements ou services concernés.

Sont donc admis à voter aux CTP et aux CHSS :

- les fonctionnaires titulaires (y compris les assistants sociaux et les conseillers techniques de service social en position d'activité), sauf les agents détachés ou mis à disposition hors de l'administration pénitentiaire ;

- les fonctionnaires mis à disposition de l'administration pénitentiaire par arrêté ;

- les fonctionnaires stagiaires en poste et en attente de titularisation ;

- les agents de l'Etat non titulaires exerçant leurs fonctions au moins 50 heures par mois ;

- les enseignants de l'Education nationale et les aumôniers exerçant leurs fonctions à raison d'au moins 9 heures par semaine ;

- les personnels territoriaux de Polynésie française ;

- les agents de justice.

Ne sont pas admis à voter les agents des services déconcentrés exerçant leurs fonctions à l'administration centrale.

2. L'élaboration des listes d'électeurs

Pour l'organisation des scrutins, un arrêté, objet de l'annexe VI, fixe la liste des bureaux de vote et des sections de vote avec leurs lieux d'implantation géographique.
Les directeurs régionaux, le directeur du service de l'emploi pénitentiaire, les chefs d'établissement et les directeurs des services pénitentiaires d'insertion et de probation concernés élaborent les listes des électeurs pour les scrutins considérés.

3. La communication des listes aux organisations professionnelles

Les directeurs régionaux, les chefs d'établissement, les directeurs des services d'insertion et de probation et le directeur du service de l'emploi pénitentiaire adressent aux organisations syndicales régionales et locales, avant le 11 mars 2004, une copie des listes des électeurs.

4. L'affichage des listes des électeurs

Les listes définitives doivent être affichées dans chaque section de vote, au plus tard, le 11 mars 2004 à 12 heures.
Cet affichage doit être effectué à un endroit visible par tous les agents. Dans le cas d'une pluralité de services, cet affichage devra être effectué dans chacun des services.
Les listes définitives sont affichées dans la section de vote le jour de la consultation.

5. Le contrôle des listes d'électeurs

Jusqu'au 19 mars 2004 à midi, les électeurs peuvent vérifier qu'ils sont bien inscrits et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription les concernant.
Jusqu'au 22 mars 2004 à midi, des réclamations peuvent être formulées par les organisations syndicales candidates et les électeurs contre les inscriptions ou omissions qu'ils constateraient sur les listes électorales.
Il vous appartiendra de vous prononcer sur ces réclamations. Toutefois, en cas de difficulté, celles-ci devront être transmises revêtues de votre avis, pour examen, sans délai et par télécopie à l'administration centrale (bureau RH1).

II. - LES CANDIDATURES

Les consultations pour les comités techniques paritaires et les comités d'hygiène et de sécurité spéciaux ont pour objectif de déterminer le nombre de sièges auquel pourra prétendre chaque organisation syndicale candidate.
Seules les organisations syndicales sont habilitées à se déclarer candidates. Elles doivent remplir les conditions fixées au paragraphe II.2 ci-dessous.
Les candidatures pour les CTP et les CHSS doivent être réceptionnées localement entre le 8 décembre 2003 et le 6 janvier 2004 à 12 heures.

1. L'élaboration et le dépôt des candidatures

Les organisations syndicales désirant postuler pour être représentées au sein d'un CTP ou d'un CHSS informent de leur candidature, par courrier simple ou par télécopie, le chef d'établissement ou de service présidant le CTP local ou le CHSS. Ces candidatures doivent parvenir à leurs destinataires entre le 8 décembre 2003 et le 6 janvier 2004 à 12 heures.
Un récépissé mentionne les jour et heure de réception de la candidature de chacune des organisations syndicales (modèle type joint en annexe IV). L'original du récépissé est envoyé à l'organisation syndicale et une copie est conservée par l'administration au niveau considéré.
Ce récépissé ne pourra en aucun cas être considéré comme valant reconnaissance de la recevabilité de la candidature déposée au regard des dispositions fixée à l'article 14 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 mais atteste seulement du dépôt dans les délais requis.
Une copie de ces candidatures est adressée, sans délai par télécopie, à chaque direction régionale et à la mission des services pénitentiaires de l'outre-mer.

2. Le contrôle de la légalité des organisations syndicales

L'administration centrale appréciera tout d'abord que toutes les organisations syndicales candidates, quel que soit le niveau auquel elles sont constituées (national, régional ou local) remplissent les conditions prévues par l'article L. 411-1 et suivants du code du travail et par le décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique.
Le cas échéant, elle pourra exercer une action en justice en vue de voir interdire par le juge aux organisations dont elle contesterait la légalité, le droit de se prévaloir de la qualité de syndicat.

3. Le contrôle de la représentativité des organisations syndicales

En application de la législation (cf. Introduction - II), seules les organisations syndicales jugées représentatives peuvent participer aux différents scrutins. A ce titre, il y a lieu de distinguer d'une part les organisations bénéficiant d'une présomption de représentativité et d'autre part celles qui devront apporter la preuve de cette représentativité.

3.1. Les organisations bénéficiant d'une présomption de représentativité

Toute organisation affiliée à l'une des confédérations listées ci-dessous est présumée représentative et peut à ce titre participer de droit, à quelque niveau que ce soit, aux différents scrutins organisés :

- Confédération française du travail (CFDT) ;

- Confédération française des travailleurs chrétiens (CFTC) ;

- Confédération générale des cadres (CGC) ;

- Confédération générale du travail (CGT) ;

- Confédération générale du travail-Force ouvrière (CGT-FO) ;

- Union nationale des syndicats autonomes (UNSA).

3.2. Les organisations syndicales qui ne sont pas affiliées aux fédérations, confédérations ou union de syndicats citées ci-dessus

La représentativité des organisations syndicales, qui ne sont pas présumées représentatives s'apprécie dans le cadre où le scrutin est organisé, c'est-à-dire, dans le cas d'espèce, au niveau local.
C'est pourquoi, il appartiendra aux directeurs régionaux, au chef de la mission des services pénitentiaires de l'outre-mer et au directeur du service de l'emploi pénitentiaire de vérifier si les organisations syndicales candidates qui ne bénéficient pas de la présomption de représentativité remplissent les différents critères de représentativité définis par l'article L. 132-2 du code du travail et par la jurisprudence.

a) Les critères d'appréciation de la représentativité.

L'article L. 133-2 du code du travail dispose que la représentativité des organisations syndicales est déterminée d'après les critères suivants : les effectifs, l'indépendance, les cotisations, l'expérience et l'ancienneté du syndicat et enfin l'attitude patriotique pendant l'Occupation.
Par ailleurs, la jurisprudence ajoute à ces cinq critères, d'autres éléments d'appréciation déduits de l'activité et de l'audience du syndicat telles qu'elles peuvent se traduire notamment par la diffusion et le contenu de tracts, le dépôt de revendications ou les résultats électoraux.
J'attire votre attention sur le caractère non cumulatif de ces différents critères, ce qui signifie que la représentativité ne peut être refusée à une organisation au seul motif qu'elle ne remplirait pas l'un quelconque de ces critères.
En conséquence, vous devrez examiner séparément chacun de ces critères puis les combiner afin d'en faire une appréciation globale. Lorsque certains critères ne vous sembleront pas remplis, vous devrez vérifier que l'organisation syndicale candidate ne répond pas aux autres dans des conditions suffisamment significatives, avant de vous prononcer définitivement sur sa représentativité. L'insuffisance de la représentativité au vu de l'un des critères peut être compensée par la satisfaction des autres conditions légales.
En outre, s'agissant de scrutins strictement locaux, il convient de relativiser l'absence de résultats électoraux pour les organisations jusque là écartées des scrutins. Notamment, l'absence de résultats électoraux ne doit pas conduire à écarter de la consultation un syndicat qui satisfait par ailleurs les autres éléments d'appréciation de l'activité au niveau local considéré.
Les modalités de mise en oeuvre de ces critères sont précisées à l'annexe I.

b) Les délais d'appréciation de la représentativité des organisations syndicales.

J'insiste sur le fait que, dans l'hypothèse où une ou plusieurs candidatures déposées ne pourraient être regardées comme remplissant les conditions de recevabilité évoquées au paragraphe ci-dessus, vous devriez en informer, par écrit (télécopie et lettre avec accusé de réception), au plus tard le lendemain de la date limite du dépôt des sigles, soit le 7 janvier 2004, le ou les responsables syndicaux concernés.
J'insiste également sur la diligence qui doit être apportée par l'administration en la matière, le recours en contestation de recevabilité d'un syndicat étant enfermé dans des délais extrêmement brefs : trois jours à compter de la date limite du dépôt des candidatures soit jusqu'au 9 janvier 2004 à minuit.
Cette décision de refus d'une organisation syndicale candidate doit être précisément motivée et devra faire apparaître l'ensemble des éléments permettant de conclure à l'absence de représentativité du syndicat.
Il est donc impératif que les services chargés de la réception des candidatures soient mis en mesure de se prononcer sur leur recevabilité au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes de candidatures.
Cela suppose qu'il ait été, à cette date, procédé à une analyse préalable de la représentativité syndicale, ainsi d'ailleurs que des structures syndicales, dès lors que la participation d'une organisation syndicale vous apparaîtra comme fortement probable, c'est-à-dire sans même attendre le dépôt effectif de sa candidature. Rien ne s'oppose à cette fin, conformément aux dispositions de la circulaire de la fonction publique du 23 avril 1999, à ce que les organisations syndicales soient invitées, antérieurement au dépôt des listes, d'une part à vous faire connaître leur intention de participer ou non au scrutin, et d'autre part à vous fournir préalablement les éléments nécessaires à l'appréciation de leur représentativité.

c) Publicité des candidatures déposées.

Il appartient à l'administration d'assurer, auprès des organisations syndicales et des électeurs, la publicité de la liste des organisations syndicales ayant présenté des candidatures.
Cette publicité est assurée dans un premier temps, dans les délais les plus brefs après la clôture du dépôt des listes (soit le 6 janvier 2004), par l'affichage dans chaque section de vote de la liste des organisations ayant valablement déposé leur candidature.
De la même façon, il conviendra dans un second temps, dès que possible après l'expiration du délai qui vous est imparti pour juger de la représentativité des organisations syndicales candidates (soit le 9 janvier 2004 au matin au plus tard), de faire afficher, dans chaque établissement ou service, la liste par ordre alphabétique des sigles des organisations que vous aurez jugé représentatives et en remettre copie à l'ensemble des organisations syndicales.
L'accomplissement de cette mesure de publicité n'implique pas reconnaissance par l'administration de la recevabilité des candidatures.

d) Contestation des décisions relatives à la représentativité.

Toute organisation syndicale peut contester devant le juge administratif la décision de l'administration déniant sa propre représentativité ou admettant celle d'une organisation concurrente dans le délai de trois jours francs suivant la date limite de dépôt des candidatures (soit au plus tard le 9 janvier 2004 à minuit).
Vous informerez donc immédiatement l'administration centrale des recours exercés à ce titre dont vous aurez connaissance en lui transmettant tous les éléments nécessaires à l'élaboration des mémoires en défense.
Le juge administratif dispose en principe d'un délai de quinze jours pour statuer mais l'appel n'est pas suspensif. Par conséquent, dans l'hypothèse où sa décision infirmerait la position de l'administration, celle ci devra procéder, dès notification du jugement, à la modification de la liste des organisations jugées représentatives avant d'effectuer le tirage au sort nécessaire à l'établissement des affichettes définitives, qu'il s'agisse d'y rajouter la ou les organisations auxquelles l'administration avait initialement dénié toute représentativité, ou au contraire d'en soustraire finalement celles que l'administration avait jugées recevables.

4. Cas des listes concurrentes présentées par des organisations syndicales affiliées à une même union

La législation interdit expressément aux organisations syndicales affiliées à une même union de présenter des candidatures concurrentes à une même élection ou consultation.
Dans l'hypothèse où une telle situation se présenterait, vous jugerez d'abord de la recevabilité des différentes organisations au regard des critères de représentativité et vous assurerez la publicité prévue ci-dessus (II.3.2.c), afin de préserver les voies de recours ouvertes en matière de recevabilité.

Deux hypothèses sont alors à envisager.

4.1. Les organisations syndicales se présentant à un même scrutin et appartenant à la même union sont recevables au regard des dispositions relatives à la représentativité

Dans ce cas, vous devrez, dans le délai maximum de trois jours à compter de la date limite de dépôt des candidatures (soit entre le 6 janvier 2004 à midi et le 9 janvier 2004 à minuit), informer par écrit chacune des organisations syndicales concurrentes à un même scrutin de cette situation et les inviter à procéder dans un nouveau délai de trois jours aux modifications ou retraits de sigles nécessaires (soit entre le 10 janvier 2004 à 0 heure et le 13 janvier 2004 à minuit).
A cet égard, je vous précise que le seul retrait de la mention de l'union syndicale d'appartenance, alors même que l'organisation en cause en serait toujours statutairement membre, ne peut être jugé comme suffisant.
Dans l'éventualité où les organisations syndicales ne procéderaient pas aux retraits nécessaires, vous en informerez immédiatement l'administration centrale (bureau RH1) qui se chargera de contacter, dans le délai de trois jours à compter de l'expiration du délai précédent (soit du 14 au 16 janvier 2004), l'union syndicale dont les listes se réclament. Celle- ci disposera alors d'un délai de cinq jours (soit jusqu'au 22 janvier inclus) pour désigner, par lettre recommandée avec accusé de réception, celle des candidatures qui pourra se prévaloir de son appartenance.

Deux nouvelles hypothèses peuvent alors se présenter :

a) Soit l'union procède effectivement à la désignation de l'organisation pouvant se prévaloir de son appartenance. Les autres organisations, outre qu'elles perdront le cas échéant le bénéfice de la présomption de représentativité qu'elles tiraient de leur appartenance à l'union, ne pourront plus mentionner cette appartenance sur les bulletins de vote.

De ce fait, vous devrez éventuellement réexaminer, dès réception de la réponse de l'union, la représentativité de ces dernières organisations au regard des seuls critères de l'article L. 133-2 du code du travail. Le cas échéant, la candidature affichée des organisations syndicales valablement candidates devra donc être modifiée en conséquence.
Par ailleurs, sous réserve de l'appréciation des juridictions administratives, un délai contentieux de trois jours est alors ouvert aux organisations syndicales contre votre décision sur la représentativité des syndicats visés à l'alinéa précédent. Ce délai court à compter de la notification de votre décision ou de la modification des candidatures.

b) Soit l'union ne procède à aucune désignation. Dans cette hypothèse, les conséquences prévues aux trois alinéas précédents sont applicables à l'ensemble des organisations concurrentes affiliées à cette union.

Les organisations syndicales affiliées à cette union :

- devront prouver leur représentativité en application de l'article L. 132-2 du code du travail ;

- ne pourront mentionner leur appartenance à l'union sur les bulletins de vote.

4.2. L'une au moins des organisations syndicales se présentant à un même scrutin et appartenant à la même union n'est pas jugée recevable par l'administration au regard des dispositions relatives à la représentativité

Dans l'hypothèse où une candidature écartée par l'administration est reconnue recevable par le juge administratif et fait naître une situation de concurrence entre deux organisations syndicales affiliées à une même union, l'ensemble des procédures décrites au II.4.1 ci-dessus ne seront mises en oeuvre qu'à compter de la notification de la décision du juge administratif, saisi de la question préalable de la représentativité de l'une au moins des organisations concernées.

III. - ELABORATION ET TRANSMISSION DU MATERIEL DE VOTE

1. Les professions de foi

La présentation des professions de foi doit être conforme aux dispositions du code électoral.
L'administration prend en charge l'expédition et la mise sous pli des professions de foi des organisations syndicales.
Les professions de foi à caractère national qui ont vocation à être distribuées à l'ensemble des électeurs de tous les scrutins seront mises sous pli par un prestataire de service qui en assurera également le routage au service de l'emploi pénitentiaire, dans les directions régionales, les SPIP et les établissements pénitentiaires.
Chaque organisation syndicale candidate ne pourra pas faire mettre sous pli par l'administration plus d'une profession de foi (nationale, régionale ou locale). En outre, s'agissant de scrutins de sigles impliquant, pour chacun d'entre eux, un collège d'électeurs unique, les professions de foi par corps sont proscrites, puisque la distribution des professions de foi n'est pas nominative.
Dans l'hypothèse où une organisation professionnelle ne présente sa candidature que dans une catégorie de scrutins (ex. : les SPIP), dans le ressort géographique d'une direction régionale, dans un département, dans un territoire d'outre-mer, sur le siège d'une direction régionale, sur un établissement pénitentiaire ou un service pénitentiaire d'insertion et de probation, les professions de foi seront directement adressées par l'organisation syndicale aux chefs de service concernés, sans transiter par le prestataire national.
Les organisations syndicales feront parvenir, pour le 2 février 2004 à 12 heures au plus tard, leurs professions de foi nationales au prestataire de service ou leurs professions de foi régionales à la direction régionale ou leurs professions de foi locales à l'établissement pénitentiaire ou au SPIP concerné.
J'attire votre attention sur le fait que chaque agent doit impérativement recevoir les professions de foi, au plus tard le 8 mars 2004.

2. Les affichettes présentant les organisations syndicales candidates

Les organisations syndicales en présence font l'objet, pour chaque scrutin, d'une présentation sur des affichettes dont l'impression et l'expédition sont à la charge de l'administration, à l'échelon régional ou local.

L'ordre de présentation des listes sur ces documents fera l'objet d'un tirage au sort, au niveau régional, qui aura lieu en présence d'un représentant de chaque organisation syndicale candidate :

- soit à compter du 26 janvier 2004, si aucun contentieux n'a été valablement présenté entre-temps auprès du juge administratif ;

- soit dès que les listes candidates auront été définitivement arrêtées après notification de la décision éventuelle du juge administratif sur les questions de représentativité.

L'absence du représentant d'une organisation syndicale candidate ne constitue pas une cause de nullité du tirage au sort.
Le format et la présentation des affichettes sont laissés à l'appréciation des directions régionales.
Les maquettes des affichettes sont validées au niveau local ou régional par les organisations professionnelles qui signent les bons à tirer.
Ces affichettes sont ensuite apposées obligatoirement dans chaque section de vote, de telle façon qu'elles puissent être consultées par chaque électeur.

3. Les bulletins et enveloppes de vote

Le choix du lieu et des modalités d'impression du matériel de vote est laissé à l'appréciation des directions régionales (délégation auprès du niveau local, sous-traitance par un prestataire extérieur ou réalisation par les services de la direction régionale).
Les bulletins de vote et les enveloppes sont établis aux frais de l'administration. Ces bulletins doivent mentionner l'appartenance éventuelle de l'organisation syndicale à une union de syndicats à caractère national, afin d'éclairer le choix de l'électeur.
L'administration, au niveau régional ou local, peut concevoir elle-même le matériel de vote ou le faire imprimer par une société privée. Le format et la présentation des bulletins de vote et des enveloppes sont laissés à l'appréciation des services déconcentrés. Néanmoins, le matériel de vote des CTP doit être de couleur blanche et celui qui concerne les CHSS sera d'une autre couleur.
Les maquettes du matériel de vote (bulletins et enveloppes) sont validées au niveau local ou régional par les organisations professionnelles qui signent les bons à tirer.
L'administration, au niveau local ou régional, se charge de l'impression et de l'envoi des bulletins de vote et des enveloppes dans les sections de vote au plus tard le 4 mars 2004.
Les chefs d'établissement et de service assurent l'acheminement de ce matériel de vote aux agents qui votent par correspondance au plus tard le 8 mars 2004.

3E PARTIE : LE DEROULEMENT DES SCRUTINS

I. - LA REPARTITION DES ELECTEURS

Chaque agent est inscrit sur la liste électorale du bureau de vote ouvert à cette occasion sur son lieu de travail. Chaque établissement ou service pénitentiaire d'insertion et de probation ou direction régionale constitue un bureau de vote qui procédera au dépouillement des votes.
Les représentants syndicaux titulaires d'une décharge d'activité de service votent dans leur circonscription d'affectation, directement ou par correspondance.
Les personnels en scolarité à l'ENAP et les agents des services déconcentrés qui exercent leurs fonctions à l'administration centrale ne sont pas électeurs.

II. - LES MODALITES DE VOTE

1. Le vote direct à l'urne

Le vote s'effectue directement à l'urne ou par correspondance. En tout état de cause, le vote par procuration n'est pas autorisé.
Lorsqu'il s'effectue à l'urne, le vote se déroule publiquement, dans les locaux de travail et pendant les heures de service.

2. Le vote par correspondance

Le vote par correspondance est admis pour les agents absents de leur lieu de travail le jour du scrutin en raison d'un congé annuel, d'une autorisation d'absence de toute nature, d'une décharge d'activité de service, d'un stage de formation professionnelle ou syndicale, d'un congé de maternité, de paternité ou d'adoption, d'un congé parental, d'un congé de maladie, d'un repos hebdomadaire, d'un congé de longue maladie ou d'un congé de longue durée.
Le vote par correspondance est obligatoire pour les agents affectés en SPIP.
Les agents qui souhaitent voter par correspondance doivent en faire la demande écrite au chef d'établissement ou de service, président du bureau de vote, au plus tard le 4 mars 2004.
La liste des agents concernés par cette procédure est annexée à la liste électorale arrêtée par le chef d'établissement ou de service, président du bureau de vote et affichée en même temps que les listes d'électeurs votant à l'urne, au plus tard le 11 mars 2004 à 12 heures (cf. I.4).
Les agents admis à voter par correspondance conservent la faculté de voter directement à l'urne au bureau de vote auquel ils sont rattachés.
Comme tout électeur, les agents concernés par le vote par correspondance peuvent, dans un délai de huit jours à compter de la date de l'affichage, vérifier les inscriptions et présenter des demandes d'inscription, et pendant encore trois jours à compter de l'expiration de ce délai, formuler toutes réclamations contre les inscriptions ou omissions éventuelles sur cette liste (cf. calendrier en annexe II). Le président du bureau de vote statue sans délai sur les réclamations.
Afin de tenir compte de la situation des agents qui seraient obligés de voter par correspondance au-delà de ces délais, cette liste pourra être modifiée par le président du bureau de vote au plus tard six jours avant le scrutin (soit le 19 mars 2004).
Le 4 mars 2004 au plus tard, le chef d'établissement ou de service adresse à chaque votant par correspondance inscrit sur la liste des électeurs le matériel de vote nécessaire, accompagné de la fiche pratique relative aux modalités du vote par correspondance (cf. annexe IX) et rappelle si nécessaire (c'est-à-dire dans l'hypothèse où les enveloppes de transmission marron ne sont pas préimprimées) l'adresse de la boîte postale à laquelle le votant par correspondance doit adresser son vote.
En effet, l'envoi du matériel de vote aux votants par correspondance doit se faire dès que possible suite à la réception de celui-ci par les chefs d'établissement ou de service, afin de laisser un délai suffisant aux agents pour transmettre leur vote par la voie postale.
Le votant par correspondance signe un récépissé attestant qu'il a été destinataire du matériel de vote.
Les délais fixés aux paragraphes précédents ne concernent pas les agents empêchés de prendre part au vote direct par suite des nécessités de service.

Chaque votant par correspondance reçoit le matériel de vote suivant :

- un exemplaire de chacun des bulletins de vote ;

- une enveloppe de vote ;

- une enveloppe de transmission blanche préimprimée ;

- une enveloppe de transmission marron préimprimée sous la responsabilité de la direction régionale ou de la mission des services pénitentiaires de l'outre mer ou du service de l'emploi pénitentiaire, qui veilleront à faire figurer sur cette enveloppe le numéro de la boîte postale destinée à recevoir les votes par correspondance et ouverte par la direction régionale ou l'établissement pénitentiaire ou le service pénitentiaire d'insertion et de probation ou le service de l'emploi pénitentiaire.

Une fiche pratique à transmettre à chaque votant par correspondance avec le matériel de vote figure en annexe IX.
Le coût d'affranchissement des enveloppes de transmission marron mises à la disposition des votants par correspondance est pris en charge par l'administration. C'est pourquoi, il convient de choisir entre le préaffranchissement et l'attribution d'un timbre d'une valeur faciale suffisante aux agents votant par correspondance.

Chaque électeur appelé à voter par correspondance devra, pour chaque scrutin :

a) Insérer son bulletin dans l'enveloppe de vote (dite enveloppe n° 1) ;

b) Insérer cette enveloppe dans l'enveloppe de transmission blanche qu'il devra dater, remplir lisiblement suivant les indications (nom, prénom, grade, établissement, signature et nature du scrutin) et cacheter ;

c) Insérer l'enveloppe blanche dans l'enveloppe marron préimprimée portant l'adresse de la boîte postale concernée et complétée par la mention du nom de la section de vote ;

d) faire parvenir l'ensemble, par voie postale, à la boîte postale ouverte spécialement à cet effet.

Les bulletins de vote des électeurs par correspondance doivent parvenir impérativement avant l'heure de clôture du scrutin.

3. Les boîtes postales

Les boîtes postales doivent être ouvertes pour une période minimum allant du début du mois d'envoi du matériel de vote aux votants par correspondance (soit le 1er mars 2004) jusqu'à la clôture des scrutins (soit le 25 mars 2004).
Il convient d'ouvrir une boîte postale par scrutin et par bureau de vote, c'est-à-dire au service de l'emploi pénitentiaire, dans les établissements pénitentiaires, les services pénitentiaires d'insertion et de probation et les directions régionales qui bénéficieront de CTP locaux et de CHSS (soit deux boîtes postales dans les établissements pénitentiaires d'au moins 50 agents).
Par ailleurs, je vous rappelle que la réglementation impose de ne prendre en compte que les seuls votes par correspondance parvenus avant l'heure de clôture du scrutin correspondant. Cette obligation conduit donc à relever les boîtes postales auxquelles ont été adressés ces votes, le soir du jour de la clôture du scrutin.
Ces bulletins de vote par correspondance seront dépouillés en même temps que les autres, le 25 mars 2004 (cf. infra).

III. - LES OPERATIONS ELECTORALES

Il convient en premier lieu de différencier les notions de " bureau de vote " et de " section de vote ".
Les sections de vote, instituées au sein de chaque établissement ou service, organisent les opérations électorales et recueillent les suffrages, alors que les bureaux de vote procèdent aux opérations de dépouillement.
Des bureaux de vote institués au service de l'emploi pénitentiaire, dans les directions régionales, les établissements pénitentiaires et les services pénitentiaires d'insertion et de probation comprenant au moins 20 agents, vérifient le quorum, dépouillent les votes relatifs aux comités techniques paritaires locaux et proclament les résultats. Les mêmes bureaux de vote vérifient le quorum, dépouillent les votes concernant les comités d'hygiène et de sécurité spéciaux dans les établissements pénitentiaires d'au moins 50 agents et proclament les résultats.

1. Composition des sections de vote

Dans les établissements ou services de taille importante peuvent être constituées plusieurs sections de vote.
Chaque section de vote comprend au moins un président, responsable du déroulement du scrutin, un secrétaire et leurs suppléant.
Le président de la section de vote est chargé de veiller à la régularité du scrutin et au bon déroulement des opérations. Compte tenu de l'importance de cette fonction, il convient qu'elle soit exercée par le chef de service lui-même ou l'un de ses proches collaborateurs.
Le chef d'établissement informe les organisations syndicales du nombre de sections de vote qu'il envisage de créer, au moment de l'affichage de la liste des électeurs, prévu pour le 11 mars 2004.
Chaque section de vote comprend, en outre, un représentant de chaque organisation syndicale candidate et son suppléant éventuel. Ces représentants peuvent être des fonctionnaires de l'administration pénitentiaire ou toute autre personne mandatée par l'organisation concernée. Dans ce dernier cas et dans l'éventualité où la section de vote est située à l'intérieur d'une enceinte pénitentiaire, une demande d'accès devra être adressée au chef de service concerné trois jours au moins avant le scrutin.
La liste des représentants doit être communiquée par les organisations syndicales au chef de service qui en informe le ou les présidents des sections de vote concernées huit jours au moins avant la date du scrutin.
L'absence d'un représentant d'un syndicat donné ne constitue pas une cause de nullité du scrutin.
Les représentants syndicaux mandatés disposent d'une autorisation d'absence au titre de l'article 15 du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 pour le temps passé à la section de vote et au dépouillement du scrutin.

2. Horaires d'ouverture des sections de vote

Chaque agent doit être en mesure de voter. La section de vote doit donc être ouverte au plus tard une demi-heure avant la fin du service de nuit pour permettre aux fonctionnaires qui terminent leur service de voter avant de rentrer chez eux. En principe, le bureau ne peut pas être fermé avant 16 heures, heure locale.
Les sections de vote doivent être ouvertes sans interruption. Aucune coupure ne peut être envisagée, même pour le déjeuner.
Les heures d'ouverture et de fermeture des sections de vote sont impérativement affichées au moins quinze jours avant le scrutin.

3. Organisation matérielle de la section de vote

Toutes dispositions doivent être prises dans chaque section de vote pour assurer une entière liberté de vote. A cet égard, la section de vote doit être installée dans un endroit habituellement ouvert aux agents et facilement accessible.
Vous voudrez bien veiller à y installer les isoloirs et les urnes, qui doivent être réglementaires (il n'existe qu'une urne si les électeurs ne votent qu'au CTP local et deux urnes si les agents élisent également les représentants au CHSS). Il convient de vous procurer de véritables urnes avec deux serrures différentes.
Aucune affiche, aucun document relatifs à l'élection ou à la consultation électorale et ayant le caractère de propagande électorale ne doivent être apposés dans la section de vote, à l'intérieur de laquelle ne peuvent figurer que les affichettes présentant les organisations syndicales candidates et les listes d'électeurs.
En application de l'article L. 49 du code électoral, il est interdit de distribuer ou faire distribuer le jour du scrutin, des bulletins, des tracts et autres documents ayant le caractère de propagande électorale sous peine d'annulation de la section de vote concernée.
Dans la section de vote, les bulletins de vote doivent être disponibles de façon permanente et en nombre équivalent pour toutes les organisations professionnelles candidates.

4. Procédure de vote

Chaque électeur qui se présente au bureau de vote doit pouvoir justifier de son identité avec un document officiel (carte professionnelle, carte d'identité, permis de conduire, passeport, etc.).
Après avoir vérifié que le nom du votant figure sur la liste des électeurs, le président l'autorise à voter. L'électeur doit obligatoirement passer par l'isoloir. Il émarge la liste des électeurs.

5. Clôture des scrutins et transmission des bulletins de vote et procès-verbaux de scrutins

5.1. Clôture des scrutins

A la clôture des scrutins, c'est-à-dire soit à l'heure préalablement fixée, soit lorsque tous les électeurs figurant sur les listes d'émargement ont voté, le président de la section de vote établit un procès-verbal. Un modèle de procès-verbal de scrutin figure en annexe V.

Celui-ci mentionnera, pour chaque scrutin, les opérations suivantes :

a) Le verrouillage de l'urne (heure de verrouillage le matin et de déverrouillage le soir) ;

b) la comptabilisation des enveloppes ;

c) le contrôle sur la liste des électeurs que le nombre d'enveloppes correspond bien au nombre d'agents ayant émargé ;

d) un exposé écrit des incidents éventuels et de la manière dont ils ont été réglés.

Les procès-verbaux doivent être signés par le président, le secrétaire ou leurs suppléants et les représentants syndicaux présents.
Dans le cas où plusieurs sections de vote ont été installées, chaque président de section établit le procès-verbal des opérations de vote.
Chaque président de section, accompagné des organisations syndicales, communique ensuite au chef de service le registre d'émargement, le procès-verbal de scrutin et les bulletins placés sous pli cacheté portant la signature des membres de la section de vote. Le chef d'établissement établit en tant que de besoin, c'est-à-dire en cas de pluralité de sections de vote, un procès-verbal de synthèse.

5.2. Relève des boîtes postales

Dès que possible après la clôture des scrutins (en principe 16 heures), le président (ou son suppléant) du bureau de vote de la direction régionale, de l'établissement, du SPIP ou du service de l'emploi pénitentiaire, accompagné du secrétaire ou de son suppléant et d'un délégué de chaque organisation syndicale candidate qui souhaite se faire représenter, se rend au bureau de poste et y relève la (ou les) boîte(s) postale(s) destinée(s) à recevoir les votes par correspondance, afin que seuls ceux parvenus à la boîte postale avant l'heure de clôture du scrutin soient pris en compte.
Pendant ce temps, le président ou son suppléant et le secrétaire ou son suppléant restent au bureau de vote avec le matériel de vote avec les représentants des organisations syndicales candidates qui le souhaiteront.
Lors de la phase de relève de la boîte postale, le président et son suppléant doivent impérativement se trouver l'un à la Poste et l'autre au bureau de vote. Le raisonnement est le même pour le secrétaire et son suppléant.
Un procès-verbal de réception, dont un modèle figure en annexe V, mentionnant le nombre d'enveloppes de transmission marron contenant les bulletins de vote par correspondance adressées directement à la boîte postale par les électeurs, est immédiatement dressé pour chaque boîte postale. Il est signé des membres du bureau présents.
Ces documents sont alors placés dans une ou plusieurs grandes enveloppes (si plusieurs boîtes postales ont été relevées) fermées à l'aide d'un papier adhésif, puis transportés par le président ou son représentant, accompagné par les membres des organisations syndicales, jusqu'au lieu de dépouillement (le service de l'emploi pénitentiaire, ou la direction régionale, ou l'établissement pénitentiaire ou le service pénitentiaire d'insertion et de probation concerné).
En aucun cas, les enveloppes de transmission marron ne doivent être ouvertes.

5.3. Constatation du nombre de votants

En application des dispositions de l'article 14 de la loi du 11 janvier 1984, si le nombre de votants est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits, il ne doit pas être procédé au dépouillement du scrutin.
Cette opération, qui consiste à comptabiliser non seulement les votes à l'urne mais également les votes par correspondance s'effectue le jour du dépouillement.
Ainsi, le service de l'emploi pénitentiaire, les directions régionales, les établissements et les SPIP concernés déterminent le nombre total des votants à l'urne et par correspondance et vérifient qu'il est au moins égal à la moitié du nombre des électeurs inscrits pour le scrutin.

4E PARTIE : DEPOUILLEMENT DU SCRUTIN

Le dépouillement des bulletins de vote a lieu le 25 mars 2004. Pour l'outre-mer, il aura lieu à la même date qu'en métropole.
Le dépouillement s'effectue au niveau local. Des bureaux de vote institués au service de l'emploi pénitentiaire, à la mission outre-mer, dans les directions régionales, les établissements pénitentiaires et les SPIP concernés procèdent au dépouillement de ces votes.

I. - COMPOSITION DES BUREAUX DE DEPOUILLEMENT

Les bureaux de dépouillement comprennent au moins un président, un secrétaire et leurs suppléants, ainsi qu'un représentant et un suppléant (éventuel) de chacune des organisations syndicales candidates.
L'absence d'un représentant d'une organisation syndicale ne constitue pas une cause de nullité des opérations de dépouillement et ne doit pas en retarder le déroulement.
Les organisations syndicales doivent transmettre au président du bureau de dépouillement la liste des représentants qui seront présents au bureau de vote le jour du dépouillement des scrutins, et ce huit jours au moins avant la date du scrutin.
Le bureau chargé du dépouillement comporte une table centrale de dépouillement présidée par le président du bureau de vote.
A cette table centrale est associée une ou plusieurs tables de dépouillement comprenant chacune au moins deux fonctionnaires.
A l'administration centrale est institué une structure présidée par le sous directeur des ressources humaines ou son représentant. Outre des fonctionnaires de l'administration centrale, cette entité comprend un représentant et un suppléant (éventuel) de chacune des organisations syndicales présentes aux scrutins.
Cette structure règle les difficultés qui n'auraient pu l'être au niveau des bureaux de dépouillement et centralise l'ensemble des résultats aux différents scrutins.
Les résultats doivent être transmis par les directions régionales qui seront destinataires des bureaux de dépouillement.
Le bureau de vote est présidé par le chef de service auprès duquel est institué le CTP local ou le CHSS ou son représentant. Il comprend un président suppléant, un secrétaire et son suppléant désignés par le président, et un représentant et un suppléant (éventuel) de chaque organisation candidate au CTP ou au CHSS.
Le bureau de vote est chargé du dépouillement des votes émanant des agents de son ressort. Une fois le dépouillement effectué, chaque direction régionale est informée par télécopie.

II. - PROCEDURE DE DEPOUILLEMENT

Le dépouillement a lieu le 25 mars 2004.
Dans les établissements pénitentiaires concernés, il est procédé successivement au dépouillement des scrutins au CTP local puis au CHSS.

1. Procédure préalable au dépouillement

1.1. Collecte des votes

Le président du bureau de vote ou le président adjoint, accompagné d'un délégué de chaque organisation syndicale candidate qui souhaite se faire représenter, se rend, le jour du dépouillement, après 16 heures, au bureau de poste avec le secrétaire ou son suppléant.
Pendant ce temps, le président ou son suppléant et le secrétaire ou son suppléant restent avec le matériel de vote.
Le président du bureau de vote collecte dans chaque boîte postale (CTPL et CHSS) les enveloppes contenant les votes par correspondance transmis directement par les électeurs autorisés à voter par correspondance.
Ces documents sont alors transportés par le président accompagné par les membres des organisations candidates jusqu'au bureau de vote chargé du dépouillement.

1.2. Prédépouillement

1.2.1. Comptage et ouverture des enveloppes de vote par correspondance

Le président du bureau de vote ouvre la ou les grandes enveloppes contenant les votes par correspondance et constate que les enveloppes de vote par correspondance n'ont été ni falsifiées ni ouvertes. Au cas où une enveloppe aurait été ouverte, elle doit être impérativement écartée. Il compte les enveloppes marron des votants par correspondance et vérifie que ce nombre correspond au nombre de votes par correspondance inscrit sur le procès-verbal de réception pour ce scrutin.

1.2.2. Vérification des votes par correspondance par rapport aux listes d'émargement

Le président du bureau de vote ouvre les enveloppes marron de vote par correspondance et retire l'enveloppe blanche portant nom, prénom, service et nature du scrutin. Il distribue ensuite à chaque table de dépouillement les enveloppes blanches des votes par correspondance.
A la table de dépouillement, la ou les grandes enveloppes sont ouvertes, et les procès verbaux ainsi que les listes d'émargement sont examinés.
Il est particulièrement vérifié que les votants par correspondance n'ont pas voté à l'urne le jour du scrutin. Si un nom est émargé sur la liste des électeurs, l'enveloppe blanche du vote par correspondance est annulée sans être ouverte. Le fait est consigné sur le procès-verbal de dépouillement.
Les enveloppes blanches des votants par correspondance sont ouvertes. Si l'enveloppe blanche de vote par correspondance ne porte pas l'indication du nom de l'expéditeur, ou si elle n'est pas signée, elle ne peut être prise en compte et est donc écartée.
Si une enveloppe blanche ne comporte pas d'enveloppe de vote, cette anomalie est notée sur l'enveloppe et le votant par correspondance est considéré comme abstentionniste.
Ces fait sont consignés au procès-verbal.

1.2.3. Regroupement et comptage des enveloppes de vote

Le dépouillement doit être effectué par site pour le service de l'emploi pénitentiaire, les directions régionales, les établissements et les SPIP.
Chaque responsable de table procède, sous l'autorité du président du bureau de vote, au comptage des bulletins de vote relevant de sa compétence et il est vérifié que le nombre d'enveloppes correspond effectivement à la somme du nombre de votants à l'urne figurant sur le procès-verbal de scrutin et du nombre de votants par correspondance inscrit sur le procès verbal de réception (moins le nombre d'enveloppes annulées). S'il y a une différence entre les deux nombres, il convient de retenir celui des enveloppes et de consigner ce fait au procès-verbal.
Le président du bureau de vote établit ensuite un procès-verbal de prédépouillement récapitulant, d'une part le nombre de votants à l'urne et par correspondance et d'autre part le nombre d'électeurs inscrits pour ce scrutin.
Le président fait alors des paquets de cent enveloppes. Lorsque le nombre d'enveloppes est inférieur à cent, il est inscrit sur le paquet ainsi constitué le nombre d'enveloppes correspondantes.
Toute difficulté non réglée au niveau régional doit donner lieu à un arbitrage de l'administration centrale, qui est habilitée à prendre les décisions finales et à régler les litiges.

1.3. Constatation du nombre de votants par rapport au quorum requis

Il convient de constater le nombre total de votants, à l'urne et par correspondance et de vérifier qu'il correspond au quorum requis, soit au moins égal à la moitié du nombre des électeurs inscrits, avant de pouvoir procéder au dépouillement.
Si le nombre total de votants reste inférieur au quorum requis, il n'y a pas lieu de procéder au dépouillement du scrutin. Si le quorum est atteint, il est procédé au dépouillement.
J'insiste sur le fait que ce n'est que lorsque l'ensemble de ces opérations a été mené à bien que le dépouillement du vote peut débuter.

2. Modalités de dépouillement

Le nombre de tables nécessaire au dépouillement est fixé huit jours au moins avant la date du dépouillement. Les organisations syndicales en sont informées.

A l'intérieur de la salle de dépouillement, un certain nombre de règles doivent être respectées :

- le dépouillement est public, mais il convient d'éviter une circulation entre les tables ;

- le dépouillement doit être ininterrompu ;

- sur les tables de dépouillement, seuls les fonctionnaires nommés par le président du bureau de dépouillement sont habilités à manipuler le matériel de vote. Les représentants des organisations syndicales candidates sont des scrutateurs ;

- parmi les fonctionnaires nommés, l'un est désigné responsable de table. Tout litige, tout problème, toute difficulté qui ne peut être tranché au niveau de la table périphérique est soumis pour examen à la table centrale. Dans ce cas, seul le responsable de la table se déplace, le second fonctionnaire veillant au matériel présent sur la table.

Le responsable de table vient à la table centrale chercher les enveloppes à dépouiller et la feuille de table. Le président adjoint remplit préalablement la première colonne de la feuille de table (cent enveloppes ou un nombre inférieur si le paquet est incomplet). De retour à sa table, le responsable de table vérifie que le nombre d'enveloppes des paquets correspond bien à celui figurant en colonne 1 et remplit la colonne 2 de la feuille de table. Il ouvre ensuite les enveloppes une à une, vérifie la validité du vote et annonce à haute voix le sigle de l'organisation syndicale figurant sur le bulletin ainsi que les bulletins blancs ou nuls.
Les bulletins sont déposés sur la table et empilés par organisation syndicale.
Les dispositions du code électoral s'imposent en la matière. Doivent être considérés comme nuls, les bulletins sur lesquels figure une mention manuscrite ou un signe quelconque, ceux sur lesquels un mot est rayé, ou lorsque l'enveloppe contient plusieurs bulletins de différentes sensibilités. Ce fait doit être consigné au procès-verbal.
A l'inverse, si l'enveloppe contient plusieurs bulletins identiques, le vote est valable. Il appartient au président du bureau de dépouillement de détruire le ou les bulletins en surnombre.
En cas de vote nul, le responsable de table l'annonce, l'explique et montre aux scrutateurs les bulletins concernés. Toute contestation doit être soumise au président du bureau de dépouillement.
Un autre fonctionnaire comptabilise par écrit chaque voix par organisation candidate. En cas de divergence avec un scrutateur, les bulletins sont recomptés.
A la fin de l'opération, la feuille de table est remplie et signée par le responsable de table et les scrutateurs désignés par les organisations syndicales. Le responsable de table ramène les enveloppes, les bulletins et la feuille de table au président adjoint.
Il convient de remplir une feuille de table par paquet de cent enveloppes dépouillées (ou moins, si le paquet est incomplet).
A l'issue de toutes les opérations, les originaux des procès-verbaux ainsi que les documents qui y sont annexés (bulletins, enveloppes et tous autres documents ayant donné lieu à litige) doivent être confiés au président du bureau de dépouillement et conservés jusqu'à l'achèvement du délai légal contentieux, qui est de cinq jours.
Les feuilles de table sont contrôlées, notamment les numéros d'ordre, pour veiller à ce que toutes les enveloppes soient dépouillées. Le président-adjoint reporte les résultats partiels sur la feuille de résultats.
Un dernier contrôle porte sur la similitude entre le nombre de votants figurant sur les feuilles de participation et le nombre d'enveloppes dépouillées figurant sur la feuille de résultats.
A l'issue des opérations de dépouillement, le président du bureau de dépouillement établit le procès-verbal de dépouillement qui est signé par les membres du bureau et les délégués de liste présents et transmis, sans délai et par télécopie, à l'échelon régional.
Les directions régionales dressent un récapitulatif des résultats des bureaux de vote de leur ressort et calculent les répartitions des sièges entre les organisations syndicales pour chaque scrutin. Elles adressent ces résultats par télécopie au niveau local et à l'administration centrale.
Le président du bureau de vote proclame localement les résultats.

III. - DESIGNATION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

1. Les représentants aux comités techniques paritaires locaux

Au vu du procès-verbal du dépouillement des scrutins, un arrêté, à l'échelon régional, établit, pour chaque scrutin, la liste des organisations aptes à désigner des représentants et fixe le nombre de sièges de titulaires et de suppléants attribués à chacune d'elle, compte tenu des voix obtenues lors de la consultation des personnels, conformément aux dispositions de l'article 8, alinéa 2 du décret n° 82-452 du 28 mai 1982 modifié relatif aux comités techniques paritaires.
Il appartiendra ensuite aux organisations syndicales de désigner librement leurs représentants titulaires et suppléants parmi le personnel inscrit sur la liste des électeurs, conformément aux dispositions susmentionnées, dans un délai de quinze jours.

2. Les représentants aux comités d'hygiène et de sécurité spéciaux

Au vu du procès-verbal du dépouillement des scrutins, un arrêté, à l'échelon régional, établit, pour chaque scrutin, la liste des organisations aptes à désigner des représentants et fixe le nombre de sièges de titulaires et de suppléants attribués à chacune d'elle, compte tenu des voix obtenues lors de la consultation des personnels, conformément aux dispositions de l'article 40 du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique.
Il appartiendra ensuite aux organisations syndicales de désigner librement leurs représentants titulaires et suppléants parmi le personnel inscrit sur la liste des électeurs, conformément aux dispositions susmentionnées, dans un délai de quinze jours.

Le garde des sceaux, ministre de la justice,
par délégation :
Le préfet, directeur de l'administration pénitentiaire,
D. LALLEMENT

© Ministère de la justice - avril 2004

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