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Circulaires de la direction
de l’Administration pénitentiaire


Signalisation des circulaires
du 1er avril au 30 juin 1999


Frais de changement de résidence.

NOTE AP 99-2286 SD3/23-04-99.
NOR : JUSE9940203N.
Changement de résidence.
Déplacement.

Textes sources :
Décret du 28 mai 1990 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils sur le territoire métropolitain de la France lorsqu’ils sont à la charge des budgets de l’État, des établissements publics nationaux à caractère administratif et de certains organismes subventionnés
(JO du 30 mai 1990).
Circulaire FP 1749 du 6 novembre 1990 (JO du 9 décembre 1990).


POUR ATTRIBUTION

Mesdames et Messieurs les Directeurs régionaux des services pénitentiaires, et Directeur de l'École d'administration pénitentiaire.

- 23 avril 1999 -

SOMMAIRE

1.
Généralités et définitions
2.
Les conditions de la prise en charge des frais de changement de résidence
3.
Le paiement des indemnités et les cas de reversement
4. De la responsabilité
5. De la déconcentration des mesures administratives individuelles

L’attention de la direction de l’administration pénitentiaire a été appelée à plusieurs reprises sur les modalités d’application des dispositions prévues par le décret du 28 mai 1990 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils sur le territoire métropolitain de la France [...], et notamment sur les frais de changement de résidence.
J’ai l’honneur de vous rappeler les règles applicables en la matière.

I. - Généralités - Définitions

La loi du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires dispose en son article 20 que «les fonctionnaires ont droit, après service fait, à une rémunération comprenant le traitement, l’indemnité de résidence, le supplément familial de traitement ainsi que les indemnités instituées par un texte législatif ou réglementaire (...)».
Aux termes de l’article 4 du décret du 28 mai 1990, la résidence administrative correspond au «territoire de la commune sur lequel se situe le service où l’agent est affecté.
Lorsqu’il est fait mention de la résidence de l’agent, cette résidence est sa résidence administrative».
La résidence familiale correspond au «territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l’agent».
La résidence familiale est donc le lieu où se situe le domicile personnel de l’agent et non, dans le cas où ils n’habiteraient pas sous le même toit, celui où vivent son conjoint et ses enfants, ni le domicile de toute autre personne, dès lors qu’il n’est pas établi que ces personnes vivent habituellement sous le même toit.

L’article 17 du décret précise que «constitue un changement de résidence l’affectation prononcée, à titre définitif, dans une commune différente de celle dans laquelle l’agent était antérieurement affecté».

II. - Les conditions de la prise en charge des frais de changement de résidence

Les agents qui changent de résidence dans les conditions prévues par le décret du 28 mai 1990 peuvent prétendre à la prise en charge de certains frais qui en résultent.
L’article 24 du décret précise que «la prise en charge des frais de changement de résidence comporte :

La prise en charge des frais de transport des personnes (...) ;

L’attribution d’une indemnité forfaitaire de changement de résidence fixée selon les distinctions établies par les articles 25 et 26 du présent décret (...)».

L’article 25 dispose que «l’agent à qui un logement meublé est fourni par l’administration dans sa nouvelle résidence ou qui quitte un tel logement est remboursé de ses frais de transport de bagages au moyen d’une indemnité forfaitaire dont le mode de calcul est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget».

L’indemnité servie au titre des frais de bagages est attribuée lorsque l’agent vient à occuper un logement meublé fourni par l’administration.

L’indemnité pour frais de transport de bagages est également servie à l’agent quittant un logement meublé fourni par l’administration.
La circulaire FP 1749 du 6 novembre 1990 précise que l’agent n’a pas à justifier du transport effectif de ses bagages, mais uniquement du transfert de sa résidence familiale.

L’article 26 précise que «l’agent qui ne dispose pas d’un logement meublé par l’administration dans sa nouvelle résidence est remboursé de tous les frais autres que les frais de transport des personnes au moyen d’une indemnité forfaitaire dont le mode de calcul est déterminé suivant les modalités fixées par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget».

Dans ce cas, les frais de changement de résidence autres que les frais de transport des personnes sont donc remboursés au moyen d’une indemnité forfaitaire. Selon la circulaire FP 1749 du 6 novembre 1990, l’agent n’a pas à justifier du transport effectif de son mobilier, mais uniquement du changement de sa résidence familiale. En règle générale, cette preuve est apportée par la justification de l’établissement du nouveau domicile familial (engagement de location, quittance de loyer, pièce établissant la qualité de propriétaire, facture de l’entreprise ayant effectué le déménagement, inscription des enfants dans une école proche du nouveau domicile familial ou toute autre pièce ayant un caractère probant).

L’agent qui bénéficie de la prise en charge de ses frais de changement de résidence peut, s’il utilise son véhicule personnel pour se rendre à sa nouvelle résidence, bénéficier des indemnités kilométriques prévues aux articles 31 et 32 du décret du 28 mai 1990.

III. - Le paiement des indemnités et les cas de reversement

Le paiement des indemnités prévues aux articles 25 et 26 du décret du 28 mai 1990 est effectué sur demande présentée par le bénéficiaire dans le délai de douze mois au plus tard, à peine de forclusion, à compter de la date de son changement de résidence administrative.

Le paiement de l’indemnité forfaitaire prévue à l’article 26 peut être effectué au plus tôt trois mois avant le changement de résidence administrative.

Le transfert de la résidence familiale ne doit pas être réalisé plus de neuf mois avant le changement de résidence administrative. Il doit être effectué dans des conditions permettant un rapprochement de la résidence familiale de la nouvelle résidence administrative.

Dans tous les cas, l’indemnité forfaitaire n’est définitivement acquise que si l’agent justifie, dans le délai d’un an à compter de la date de son changement de résidence administrative, que tous les membres de la famille pris en compte pour le calcul de l’indemnité l’ont effectivement rejoint dans sa nouvelle résidence familiale.

Si, dans ce délai, l’agent n’a pas transféré sa résidence familiale ou si des membres de sa famille ne l’y ont pas rejoint, l’indemnité servie doit être reversée, selon le cas, en totalité ou partiellement.

En tout état de cause, le paiement de ces indemnités est effectué sur présentation d’états certifiés et appuyés, le cas échéant, des pièces justificatives nécessaires. L’état de frais est appuyé de la décision administrative génératrice du droit (affectation dans un nouveau poste entraînant changement de résidence, etc.) faisant référence à l’article ou au paragraphe dont il est fait application. L’ordre de mutation doit notamment mentionner la situation statutaire et le grade de l’agent, la résidence de départ et celle de l’affectation, et préciser si l’agent bénéficiera ou non d’un logement meublé fourni par l’administration dans sa nouvelle résidence.

L’absence de ces références n’empêche pas l’examen complet de la situation du demandeur, ni de faire droit à sa demande d’indemnisation dès lors que les conditions d’attribution sont remplies.

IV. - De la responsabilité

L’examen par vos services des justificatifs produits à l’appui d’une demande de remboursement de frais de changement de résidence et les éventuelles irrégularités relevées donneront lieu aux observations nécessaires en vue de la régularisation de la demande.

Je vous demande par ailleurs de porter à la connaissance des agents que les déclarations mensongères sont constitutives du délit prévu à l’article 441-1 du nouveau code pénal ainsi rédigé :

«Constitue un faux toute altération frauduleuse de la vérité, de nature à causer un préjudice et accomplie par quelque moyen que ce soit, dans un écrit ou tout autre support d’expression de la pensée qui a pour objet ou qui peut avoir pour effet d’établir la preuve d’un droit ou d’un fait ayant des conséquences juridiques.
Le faux et l’usage de faux sont punis de trois ans d’emprisonnement et de 300 000 F d’amende.»

Je vous rappelle enfin que l’article 7 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique dispose que «les ordonnateurs sont responsables des certifications qu’ils délivrent». Les situations certifiées par l’ordonnateur peuvent en effet faire l’objet de contrôles par les corps d’inspection attachés au ministère de la justice, l’inspection générale des finances, la Cour des comptes et la Cour de discipline budgétaire et financière. Vous vérifierez donc que les éléments que vous certifiez sont exacts en procédant à un examen complet et réel des données propres à la situation de l’agent concerné. Le cas échéant, il ne vous sera pas possible de procéder au mandatement.

Dans ces conditions, vous ne pourrez décider par application automatique d’une position de principe ou en conséquence de motif d’ordre général. Ainsi, il ne saurait être envisagé d’accepter, sans méconnaître les règles ci-dessus rappelées, les prises en charge des frais de changement de résidence (art. 25 ou 26) autres que les frais de transport des personnes, dès lors qu’il y a changement de résidence administrative sans changement de la résidence familiale.

V. - De la déconcentration des mesures administratives individuelles

Les dispositions qui suivent visent à améliorer la qualité des transmissions faites à l’administration centrale et à clarifier les règles de compétence entre celle-ci et les services déconcentrés. Elles visent également à assurer un examen plus rapide des demandes de prise en charge des frais de changement de résidence.

Eu égard aux règles de la déconcentration et à l’imputation des frais de changement de résidence sur des crédits déconcentrés, il n’appartient pas à l’administration centrale d’examiner en premier lieu les demandes individuelles des personnels pénitentiaires relatives à la prise en charge de ces frais.

L’administration centrale ne devrait connaître que des seules demandes d’avis des services déconcentrés ou des recours hiérarchiques des demandeurs. Les responsables locaux devront, en principe et avant toute transmission à l’administration centrale, procéder à un examen complet et réel des données propres à la situation qui doit faire l’objet de décision.

Le service déconcentré compétent ne pourra donc s’abstenir de prendre une décision à l’égard du demandeur ou surseoir à statuer dans l’attente des instructions de l’administration centrale qu’en cas de difficulté sérieuse sur l’interprétation des dispositions de droit que ledit service doit appliquer et bloquant le processus décisionnel. Le demandeur doit être avisé de cette transmission à l’administration centrale par notification de cette décision.
Les demandes d’avis que vous serez éventuellement amenés à formuler porteront sur une question de droit nouvelle et non sur une question d’opportunité.

Par ailleurs, les recours hiérarchiques directs, alors qu’il n’y a de la part du service déconcentré compétent ni un rejet de la demande de prise en charge des frais de changement de résidence, ni un sursis à statuer en bonne et due forme, ne seront pas examinés au fond par l’administration centrale, hors hypothèse d’un rejet implicite. En effet, le recours hiérarchique se distingue de la demande initiale en ce sens qu’il suppose l’intervention d’un acte administratif préalable dans l’ordonnancement juridique et l’existence d’un différend opposant le demandeur au service déconcentré compétent.

Le recours hiérarchique devrait être accompagné de l’entier dossier de l’affaire (l’ensemble des documents produits), afin de permettre à l’administration centrale de statuer régulièrement sur ce recours.

Je précise qu’aucun texte n’a prévu une procédure concernant les modalités d’exercice du recours hiérarchique contre la décision refusant la prise en charge des frais de changement de résidence ; cependant, ce recours est ouvert à tout demandeur, sans qu’il soit nécessaire qu’un texte l’institue (Conseil d’État, 1er mai 1874, Lezeret de la Mauritanie, Rec. p. 409) et, à cet égard, le pouvoir hiérarchique du ministre a été consacré comme principe général du droit (Conseil d’Etat, Section, 30 juin 1950, Sieur Quéralt, Rec. p. 413). En outre, la prise en charge des frais de changement de résidence étant réglementée par les textes précités, l’administration se trouve dans ce cas en situation de compétence liée et l’administration centrale examinant le recours hiérarchique ne peut que se borner à vérifier que l’auteur de la première décision a fait une régulière application des règles de droit.

La déconcentration des décisions relatives aux frais de changement de résidence permet un traitement plus rapide des demandes sans pour autant remettre en cause les garanties qui doivent entourer l’action de l’administration. Ainsi, elle ne remet notamment pas en cause la faculté pour les agents d’exercer un recours hiérarchique qui constitue un principe général du droit.

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Je vous demande de veiller à la bonne application de ces règles et de me signaler sous le présent timbre, le cas échéant, les difficultés d’application que celles-ci pourraient soulever.

Le sous-directeur de l’organisation
et du fonctionnement des services déconcentrés,

E. LALLEMENT