BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 79
(1er juillet - 30 septembre 2000)

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Circulaires de la direction de l'administration générale
et de l'équipement
Signalisation des circulaires du 1er juillet au 30 septembre 2000



Gestion des matériels informatiques en service au ministère

DAGE 2000-07 D/04-08-2000
NOR : JUSG0060044C

Domaine - Gestion - Inventaire - Logiciel - Maintenance - Matériel informatique - Micro-ordinateur



POUR ATTRIBUTION

Mesdames et Messieurs les Premier président de la Cour de cassation - Procureur général près ladite Cour - Premiers présidents des cours d'appel - Procureurs généraux près lesdites cours - Directeurs régionaux des services pénitentiaires - Directeurs régionaux de la protection judiciaire de la jeunesse - Directrice de l'administration pénitentiaire - Directrice de la protection judiciaire de la jeunesse - Directeur des services judiciaires - Inspecteur général des services judiciaires - Présidente de la Commission de l'informatique, des réseaux et de la communication électronique


- 4 août 2000 -



SOMMAIRE

Présentation
I.  -   Les objectifs et les enjeux de la gestion du parc informatique.     

II.  -  Les responsabilités des différents acteurs.
    1. Les services gestionnaires.
    2. Les services "hébergeant" des matériels (juridictions, services...).
    3. Les services gudgétaires.
    4. Le pilotage national du système de gestion du parc informatique.
    5. Les administrateurs des bases Winpark.
III. -  La gestion du cycle de vie des matériels.
IV. -  Les mesures d'accompagnement.
V. -   Le suivi et le contrôle.

ANNEXES A LA CIRCULAIRE

Annexe I -  La listes des textes publiés.

Annexe II - La procédure de remise au Domaine et la liste des services du Domaine.

I. -    Procédure.
    1. Décision de la remise au service du Domaine.
    2. Modalités de mise en oeuvre de la remise au service du Domaine.
      2.1 Pour les achats centraux.
      2.2 Pour les achats locaux.
    3. Transmission du dossier au service du Domaine pour décision en vue de la vente.
    4. Différents types de vente des matériels remis.
      4.1 Les cessions amiables à titre onéreux.
      4.2 Les cessions amiables à titre gratuit.
II. -   Liste des services du Domaine.

Guide opératoire de mise en oeuvre de la gestion du parc informatique.  
I. -    Les différents acteurs et leurs responsabilités.
    1. Les services gestionnaires.
    2. Les administrateurs des bases Winpark.
    3. Les services "hébergeant" des matériels.
    4. Les services budgétaires.
    5. La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre.
II. -   Les règles de gestion liées au cycle de vie des matériels informatiques.
    1. Respect de la normalisaton et des documents de référence.
    2. L'indentification des matériels et des logiciels.
    3. Le recensement des matériels et des logiciels.
      3.1 Mise en réseau des informations utiles au recensement.
      3.2 Moment du recensement.
      3.3 Recoupements des informations et contrôles de cohérence.
      3.4 Principales informations renseignées dans Winpark.
    4. L'inventaire des matériels.
      4.1 Inventaire physique permanent.
      4.2 Inventaire de contrôle.
      4.3 Renseignement de Winpark.
    5. La maintenance des matériels.
    6. La gestion des incidents survenus sur les matériels.
    7. La gestion des différents états relatifs aux matériels.
      7.1 Les différents états du matériel.
      7.2 Réseau d'informations.
    8. La fin de vie des matériels : remise au service du Domaine et gestion de la sortie du parc.
      8.1 Les services responsables de la remise au service du Domaine.
      8.2 Renseignement de Winpark.
      8.3 Les différents statuts du matériel remis au service du Domaine.
III. -  Le suivi et le contrôle.

    1. Les requêtes, statistiques et listes.
    2. Le suivi de la gestion du parc informatique.

Annexes au guide  

Annexe I -  Glossaire pour la gestion du parc informatique.
Annexe II - Le cycle de vie des matériels. Les synoptiques d'inscription des matériels informatiques et le synoptique de la procédure de contrôle d'inventaire des matériels informatiques dans Winpark.
Annexe III - La normalisation des champs de la gestion informatisée du parc informatique.
Annexe IV- Les statistiques et listes éditées : quelques exemples.



La présente circulaire fixe les orientations techniques et administratives de la gestion du parc informatique conformément au schéma directeur informatique 1998-2002. Elle décline la responsabilité du recensement, de l'inventaire et de la gestion de tous les matériels, responsabilité qui relève des directeurs de l'administration générale et de l'équipement, de l'administration pénitentiaire, de la protection judiciaire de la jeunesse et des services judiciaires.


I. - LES OBJECTIFS ET LES ENJEUX DE LA GESTION DU PARC INFORMATIQUE

Dans le souci de maîtriser l'évolution de l'outil informatique et de ses coûts, le ministère de la justice a décidé de mettre en place une gestion informatisée rigoureuse de son parc informatique.

Cette gestion tend à constituer une base de données unique et cohérente des matériels informatiques existants au ministère pour disposer d'un outil d'analyse administrative, technique et financière.

Quatre objectifs majeurs sont recherchés à travers la tenue d'une base informatisée et d'un inventaire uniques :

1° Obtenir des informations cohérentes et fiables pour la préparation des programmes de déploiement et de renouvellement, ainsi que pour l'arbitrage des moyens consacrés au remplacement des matériels ;

2° Mieux définir des besoins et contrôler le bon fonctionnement du service national de maintenance des matériels ;

3° Faciliter et accélérer le déploiement des applications nationales grâce à une meilleure identification des travaux à réaliser à partir de la connaissance fine des caractéristiques du parc ;

4° Prendre en compte le parc réel pour l'attribution des dotations informatiques lors de la négociation des budgets informatiques avec le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie.

L'unicité de l'outil permet une appréhension aisée et synthétique de l'état des équipements informatiques et évite toute difficulté d'adaptation aux personnels gestionnaires changeant d'affectation.

A cette fin, le ministère de la justice a choisi le logiciel de gestion de parc avec les outils d'inventaire associés "Winpark Actima" de la société Staff & Line, commun à l'ensemble des directions et utilisé par plusieurs administrations.

Il est demandé aux services de tenir une gestion de parc informatique d'ici à fin 2000.

Le dispositif déployé devant fournir une consultation aisée des informations relatives au parc informatique par l'ensemble des services, les services locaux sont appelés à migrer leurs outils de gestion propres vers le produit commun Winpark, ou à déployer des "passerelles" qui () alimenteront automatiquement Winpark à partir de leurs outils de gestion, de collecte ou d'inventaire.


II. - LES RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTS ACTEURS

1. Les services gestionnaires

Les matériels informatiques sont affectés au service qui les a acquis. Celui-ci, appelé service gestionnaire, en est responsable, en assure la gestion jusqu'à leur cession à un autre service de l'Etat ou à leur remise au Domaine. Il décide de leur renouvellement et de leur retrait du parc. Il a accès à la base Winpark pour toute action concernant ses matériels (création, modification...).

Ainsi :

- les services gestionnaires des cours d'appel, des directions régionales des services pénitentiaires et de la protection judiciaire de la jeunesse gèrent les matériels informatiques achetés sur leurs budgets déconcentrés (37-92, 34-34, 37-98) au profit des entités de leur ressort (services "hébergeant") ;

- les centres de prestations régionaux gèrent les matériels informatiques acquis sur les crédits centraux (34-05) pour leur propre compte ou pour le compte des antennes régionales de l'équipement, des juridictions et des services déconcentrés (services "hébergeant") qui en ont l'emploi.

Les services gestionnaires des cours d'appel et des directions régionales ont accès en consultation à tous les matériels installés dans les locaux des entités relevant de leur ressort, y compris aux matériels acquis sur crédits centraux. Sur la base d'un accord écrit avec le centre de prestations régional de rattachement, ils peuvent être habilités à gérer les mouvements de ces matériels.

2. Les services "hébergeant" des matériels (juridictions, services...)

Les services "hébergeant" des matériels contrôlent les matériels situés dans leurs locaux. Ils préviennent les services gestionnaires de toute évolution, participent à l'inventaire physique et sont responsables de l'inventaire de contrôle mené au moins une fois par an.

Conformément aux préconisations du ministère de l'économie et des finances, lorsque les matériels ont 5 ans d'âge révolus, les services "hébergeant" proposent la remise au Domaine de ces matériels aux services gestionnaires compétents qui décident. La remise au Domaine est assurée selon les règles en vigueur soit, ou à défaut, par les services gestionnaires (ex. : correspondants informatiques régionaux pour la DPJJY), soit par les services "hébergeant" (ex. : juridictions...). Dans ce cas, une attestation de remise au Domaine est adressée par le service "hébergeant" au service gestionnaire.


3. Les services budgétaires

Les services budgétaires nationaux (bureau programmation et ressources informatiques à la sous-direction de l'informatique...) et régionaux (services administratifs régionaux, directions régionales...) assurent le traitement de la procédure comptable concernant les acquisitions, contrôlent au plan comptable les remises au Domaine des matériels informatiques et participent à l'arbitrage des moyens, les besoins étant définis par les services gestionnaires.


4. Le pilotage national du système de gestion du parc informatique

La maîtrise d'ouvrage est assurée conjointement par la direction de l'administration générale et de l'équipement, coordonnatrice, et les directions de l'administration pénitentiaire, de la protection judiciaire de la jeunesse et des services judiciaires. La maîtrise d'œuvre est assurée par la sous-direction de l'informatique.

Les demandes d'évolution du système de gestion du parc informatique seront adressées à la sous-direction de l'informatique qui proposera aux directions maîtres d'ouvrage l'ordre de priorité de leur traitement. Un comité de gestion national réunissant les responsables des sous-directions concernées par le projet prendra les décisions d'évolution à réaliser.

Le guide opératoire de mise en œuvre de la gestion du parc informatique, joint à la présente circulaire, sera actualisé par la sous-direction de l'informatique.


5. Les administrateurs des bases Winpark

Les centres de prestations régionaux assurent l'administration des bases Winpark, conformément à la circulaire du 26 décembre 1994 fixant leurs responsabilités.

A ce titre, ils animent le réseau des services gestionnaires de parc informatique de leur ressort, sont responsables de l'intégrité et du contrôle de la qualité interne des bases (contrôle de cohérence, du renseignement des champs...), quelle que soit l'origine des matériels, et assurent l'apurement des bases. L'administration se traduit par l'accès à différentes actions : suppression d'enregistrements, création des entités, des modèles de matériels...


III. - LA GESTION DU CYCLE DE VIE DES MATÉRIELS

Cette gestion est basée sur un inventaire physique permanent. Les matériels sont entrés ou sortis de la base de gestion du parc informatique "au fil de l'eau".

Chaque service gestionnaire détermine avec les services "hébergeant" de son ressort les processus organisationnels qui lui paraissent les mieux appropriés à la collecte des informations sur les matériels, en vue d'une alimentation de la base de gestion informatique. En particulier, tout matériel susceptible d'être couvert par le service national de maintenance doit être inscrit préalablement dans les bases de données du système de gestion du parc informatique.

Ayant la possibilité de visualiser, créer, modifier des enregistrements, chaque service gestionnaire gère les informations relatives aux matériels durant tout leur cycle de vie.

Conformément au code du domaine de l'Etat, au décret du 29 décembre 1962 sur la comptabilité publique, prévoyant l'inventaire des matériels, et aux textes rappelés dans l'annexe jointe, chaque service gestionnaire est tenu d'effectuer les principales opérations suivantes :

1° Identifier les matériels informatiques en vue de leur recensement. L'identifiant commun retenu est le numéro de série des matériels ;

2° Inscrire (soit par saisie manuelle, soit par des procédés automatiques) et recenser les matériels si possible à leur livraison et au plus tard au moment de leur mise en service en vue de leur prise en charge par le service national de maintenance (SNM) pour les marques référencées. Exceptionnellement, les matériels repérés après leur mise en service sont inscrits "au fil de l'eau". Tous les matériels, y compris ceux provenant de dons, de transferts ou de financements externes doivent être recensés ;

3° Gérer l'inventaire physique permanent de l'état du parc informatique et enrichir les informations le concernant notamment avec les composants techniques des matériels, avec les logiciels et leurs types de versions.

Communiquer aux services "hébergeant", à des fins de contrôle de l'inventaire physique, la liste des matériels situés dans leurs locaux, au moins une fois par an ;

4° Gérer les principales positions administratives des matériels informatiques (en service, en stock, disparu, en panne, en réforme, réformé...) ;

5° Organiser la remise au service du Domaine des matériels devenus obsolètes ou sans emploi (matériels ayant 5 ans d'âge révolus) ; ceux-ci ne peuvent être retirés du parc qu'à la réception du procès-verbal de destruction, de vente, ou de constat de la disparition.


IV. - LES MESURES D'ACCOMPAGNEMENT

Les services gestionnaires des directions ont accès à la base de données Winpark du CPR à laquelle ils sont rattachés. Ils disposent à distance des informations relatives aux matériels de leur ressort.

Chaque CPR prend en charge les actions de formation et met en oeuvre les connexions aux services gestionnaires selon le plan qu'il a défini avec chacun d'eux.

Il étudie les situations au cas par cas en vue de l'inscription dans la base Winpark des matériels non enregistrés et de la prise en compte des évolutions nécessaires des fonctionnalités de Winpark. Un modèle de reprise de données sera fourni afin de respecter la normalisation des informations enregistrées.

Les directions concernées prennent en charge avant fin septembre 2000 le développement des "passerelles" nécessaires à l'alimentation de Winpark et fournissent un fichier périodique comportant les données normalisées au format Winpark.

La sous-direction de l'informatique prend en charge l'installation des postes utilisés par les services gestionnaires, des équipements terminaux de communication, ainsi que les équipements nécessaires au "check-up" (disquettes, zip, lecteur de zip, imprimante d'étiquettes...). Les coûts de connexion via l'Intranet sont à la charge des services gestionnaires.

Des points d'avancement réguliers sur le fonctionnement du dispositif et des actions de communication seront assurées au niveau régional par les CPR et au niveau national par le comité de gestion national.


V. - LE SUIVI ET LE CONTRÔLE

La base Winpark permet de retrouver rapidement et aisément les données recherchées concernant les matériels. Un fond de requêtes communes, d'exemples concrets de demandes, auquel tous les services peuvent accéder, a été développé à cette fin. Par ailleurs, les CPR pourront apporter une aide au développement de requêtes et former les services gestionnaires locaux à l'outil de recherche de la base.

Afin d'apprécier la qualité des informations gérées :

1° La SDI met en place un tableau de bord bimestriel de suivi de la gestion du parc permettant de suivre l'évolution des inscriptions de matériels par rapport aux achats centraux et déconcentrés. Elle évaluera la mise en œuvre du dispositif prévu par la présente circulaire ;

2° Chaque CPR analyse les informations de la base de données et veille à leur cohérence ;

3° Chaque service gestionnaire, en lien avec le service budgétaire, organise un contrôle qualitatif et quantitatif et veille à l'exactitude des informations renseignées.

*

* *

 

Toutes les demandes relatives à l'application de la présente circulaire seront adressées au CPR de rattachement.

Le directeur de l'administration générale

et de l'équipement,

J.-M. Paulot

 


A N N E X E I

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La liste des textes publiés

 

1° Recensement, inventaire, gestion des matériels :

- code du domaine de l'Etat ;

- décret de 1962 sur la comptabilité publique précisant l'obligation d'inventaire des matériels ;

- dispositions sur la perte, la destruction, le vol des matériels.

2° Responsabilités des CPR :

- circulaire DAGE 94-21 D1/26-12-94, NOR : JUSG9460097C, sur les CPR qui précise que les CPR sont chargés de gérer le parc matériel et logiciel.

3° Service national de maintenance :

- marché sur le service national de maintenance. Circulaire du 20 août 1999 sur le SNM (circulaire à périodicité tri-annuelle) précisant les sociétés de maintenance retenues, les marques de matériels retenues par types et énonçant les grands principes de fonctionnement ;

- circulaire n° 92-21 SDI - NOR : JUSG9260078C - qui a décidé de créer un service national de maintenance ;

- circulaire 93-04 D3/05-02-93, NOR : JUSG9330009C, sur les dispositions concernant la maintenance des matériels et la diffusion des logiciels ;

- circulaire 96-16 D1/05-11-96 sur le SNM.

4° Acquisition des matériels informatiques :

- circulaire du 14 mars 2000 relative aux conventions de prix pour l'acquisition, l'intégration et l'installation de matériels micro-informatiques (lot 1) et d'éléments actifs de réseau (lot 2).

5° Formules de financement (formules locatives) :

- circulaire n° B-1B-120 du 7 novembre 1986 sur le recours aux formules locatives pour l'acquisition de matériels informatiques (crédit-bail, achat, location financière, location). Selon ce texte, les marchés relatifs aux matériels de faible valeur locative sont exclus des formules locatives. La technique du crédit-bail ne peut être admise pour les marchés individualisés de concession de logiciels ou de progiciels ;

- circulaire 1B n° 15 du 03-02-88 et lettre du 29 juillet 1988 qui précise que les formules locatives destinées à la mise à disposition de matériels de faible valeur unitaire ne sont pas autorisées et que le seuil de valeur unitaire correspondant est fixé pour 1989 à 300 000 F ;

- instruction n° 87-10-SPE-B1-N9 du 12 août 1987 sur les conditions du recours aux formules locatives et les modalités du contrôle qui stipule que "l'ordonnance, ou le mandat émis pour le paiement de la valeur résiduelle déterminée dans un marché de crédit-bail, dans le cas où l'utilisateur lève l'option d'achat à l'expiration du marché, doit être en principe appuyé des justifications établissant que le transfert de propriété est intervenu, le matériel n'est pas grevé d'inscriptions, le matériel est inscrit à l'inventaire".

6° Revente de matériels d'occasion :

- décret n° 87-899 du 30 octobre 1987 précisant que les recettes provenant de l'aliénation de matériels informatiques, bureautiques et télématiques d'occasion, faites par les ministères aux personnes privées ou publiques ne relevant pas du budget de l'Etat, sont assimilées à des fonds de concours pour dépenses d'intérêt public et rattachées, par voie de fonds de concours, aux budgets des ministères cédant ;

- circulaire n° B-1B-127 du 27 octobre 1987 et instruction du 14 mars 1989 autorisant le recours à la procédure de la cession amiable pour la revente de matériels informatiques, bureautiques d'occasion dont les administrations n'ont plus l'emploi ;

- instruction n° 88-6 Spé B1-M9 du 21-01-88 qui précise que l'opération d'aliénation des matériels informatiques, bureautiques et télématiques d'occasion peut avoir lieu de façon concomitante avec l'opération d'achat et après recours à la procédure de la cession d'amiable prévu par l'article L. 69 du CDE.

7° Remise des matériels au domaine :

- note 1013 du 12 septembre 1994 émise par la SDAIL, bureau de la logistique ;

- note du 4 octobre 1994 de la SDI indiquant que chaque CPR est chargé, sur sa zone de couverture géographique, d'aider les juridictions, les établissements pénitentiaires, les établissements de la DPJJ, les DRSP, les DRPJJ, qui lui en feraient la demande, à remplir les procès-verbaux de remise pour aliénation de biens mobiliers de l'Etat ;

- code du domaine de l'Etat sur la remise des matériels au service du Domaine (notamment, art. L. 67 et s.) ;

- instruction du 14 mars 1989 ;

- instruction du 30 mars 1990 sur les adjudications ;

- instruction du 4 février 1998 (paru au BO des impôts 9 C-1-98 n° 31 du 16 février 1998) sur la cession gratuite de biens à des associations caritatives lorsque la valeur unitaire de ces biens n'excède pas un plafond fixé par l'article A. 115-1 du code du domaine de

l'Etat ;

- article L. 69-1, alinéa 4, du code du domaine de l'Etat qui autorise la cession gratuite de matériels informatiques à des associations de parents d'élèves ou à des associations de soutien scolaire ;

- décision du troisième comité interministériel pour la société de l'information du 10 juillet 2000 prévoyant le don de matériel informatique de l'Etat aux associations ;

- site http://www.finances.gouv.fr (rubrique vente des domaines).

8° Dispositions concernant les logiciels :

- loi du 3 juillet 1985 et le code de la propriété intellectuelle ;

- circulaire du 17 octobre 1990 relative à la protection juridique des logiciels ;

- note DAGE 48 SDI/26-08-92, NOR : JUSG9260069N, sur la duplication illicite de logiciels ;

- loi du 10 mai 1994 relative à la protection des logiciels, à la répression de la contrefaçon ;

- circulaire DAGE 2000-04 D1, NOR : JUSG0060031C, du 5 juin 2000 sur l'acquisition et la diffusion des logiciels informatiques ;

- consignes de sécurité liées à l'utilisation et à la mise à jour d'un fichier partagé.

A N N E X E II

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La procédure de remise au Domaine et la liste des services du Domaine

 

I. - PROCÉDURE

1. Décision de la remise au service du Domaine

Conformément aux préconisations du ministère de l'économie et des finances, lorsque les matériels ont 5 ans d'âge révolus (1), les services "hébergeant" proposent la remise au service du Domaine des matériels aux services gestionnaires compétents (2).

Le service gestionnaire sélectionne les matériels à réformer et fixe la forme de la remise, à savoir, s'il assure lui-même la remise au service du Domaine ou s'il la confie au service "hébergeant". Dans ce cas, il en informe par écrit le service "hébergeant".

Le service qui assure la remise au service du Domaine établit un bordereau de cession de matériel informatique.


2. Modalités de mise en œuvre de la remise au service du Domaine

2.1. Pour les achats centraux

Pour les matériels achetés au plan central, n'ayant pas fait l'objet d'une cession ou d'un transfert au profit des juridictions et des services, l'accord de la SDI est sollicité.

A partir du bordereau de cession de matériel informatique, le bureau PRI adresse à l'entité qui sollicite la remise au service du Domaine les documents nécessaires à la remise des matériels au service du Domaine :

- le PV de remise pour aliénation des biens mobiliers de l'Etat, en 4 exemplaires, qui est renseigné à partir du bordereau de cession et qui précise notamment la valeur ou l'estimation (VN ou un montant estimé) ;

- le PV de réforme des matériels en service, en 2 exemplaires, qui est lui aussi renseigné à partir du bordereau de cession, et qui est signé par le sous-directeur de l'informatique qui "décide ou propose" de réformer les matériels et de procéder à leur remise au service du Domaine pour vente au mieux des intérêts de l'Etat. L'entité qui demande la remise au service du Domaine retourne un exemplaire signé du PV de réforme au bureau PRI et en adresse un exemplaire au CPR de rattachement ;

- une annexe précisant l'adresse des services du Domaine suivant la région (voir adresses Internet. Une note d'information de la sous-direction des affaires foncières de la direction générale des impôts, destinée aux administrations centrales et aux services locaux, viendra prochainement préciser les coordonnées des commissariats aux ventes des services du Domaine compétents à compter du 1er septembre 2000) ;

- une annexe sur les informations permanentes concernant les ventes des Domaines.

Si l'entité qui demande la remise au service du Domaine relève de la SDI, un bordereau d'envoi signé par le chef du bureau PRI est adressé directement à la direction nationale des interventions domaniales, 3e division - bureau commercial - 17, rue Scribe, 75009 Paris. Sont joints à ce bordereau le PV de remise pour aliénation de biens mobiliers de l'Etat, le PV de réforme de matériels en service établis par l'entité concernée de la SDI.

En cas de cession amiable à titre onéreux à un particulier, le service remettant le matériel adresse au commissaire aux ventes compétent (ou, pour la région Ile-de-France, au directeur régional chargé de la direction nationale des interventions domaniales) une soumission en 3 exemplaires établie conformément au modèle qui figure en annexe III de l'instruction du 14 mars 1989.

En cas de cession gratuite aux associations de parents d'élèves ou de soutien scolaire, les demandes sont adressées au commissaire aux ventes des services du Domaine compétent accompagnées du procès-verbal de remise, en identifiant sur ces derniers les biens susceptibles de répondre aux besoins exprimés.

En cas de cession gratuite au profit d'associations caritatives, un document spécifique, annexé à l'instruction du 4 février 1998 (paru au BO des impôts 9 C-1-98 n° 31 du 16 février 1998), doit être utilisé par le service livrancier qui indique en particulier dans la première partie de ce document la liste des biens qu'il souhaite céder à une association qu'il désigne.

Selon la décision du troisième comité interministériel pour la société de l'information du 10 juillet 2000 prévoyant le don de matériel informatique de l'Etat aux associations, les procédures permettant à l'Etat de céder gratuitement des matériels informatiques à des associations caritatives, des associations de parents d'élèves et de soutien scolaire seront simplifiées. Une circulaire en ce sens sera adressée aux préfets en septembre prochain.


2.2. Pour les achats locaux

La remise au service du Domaine est mise en oeuvre selon les règles en vigueur par l'entité, désignée par le service gestionnaire. Cette entité constitue les documents nécessaires (similaires à ceux mentionnés ci-dessus) à la remise au service du Domaine.


3. Transmission du dossier au service du Domaine pour décision en vue de la vente

Le service ayant assuré la remise au service du Domaine adresse le procès-verbal de remise pour aliénation des biens mobiliers de l'Etat en quatre exemplaires et le procès-verbal de réforme en deux exemplaires à l'antenne locale, direction nationale des interventions domaniales. Le commissaire aux ventes du service du Domaine accepte la remise au nom du Domaine (après récolement des matériels) et autorise soit la destruction des matériels sur site, soit leur vente mobilière.

Pour les achats centraux, dès la remise au service du Domaine des matériels, le service qui en assure la mise en œuvre communique un exemplaire, daté et signé par le représentant du service du Domaine, au CPR de rattachement qui l'utilise pour l'actualisation de Winpark et le transmet au bureau programmation et ressources informatiques à la SDI. Cette formalité n'est pas nécessaire lorsque le CPR a procédé à la cession desdits matériels.

Une copie de la décision du service du Domaine déclarant la vente "infructueuse" doit également être transmise au bureau PRI pour les achats centraux.

Jusqu'à la vente par le Domaine, toutes modifications à la consistance des matériels doit faire l'objet d'un nouveau procès-verbal établi dans la forme.

Sauf en cas de transfert aux magasins domaniaux, les matériels demeurent sous la garde du service livrancier jusqu'à leur enlèvement par les acquéreurs qui doivent fournir les bulletins de livraison établis par la recette principale des ventes mobilières.


4. Différents types de vente des matériels remis

Après acceptation de la remise par le service du Domaine, celui-ci organise et prépare la vente des matériels remis. En principe, la vente s'opère par la voie des enchères publiques, conformément aux dispositions de l'article L. 69 du code du domaine de l'Etat.

Toutefois, des règles particulières, appelées à évoluer suite à décision du troisième comité interministériel pour la société de l'information du 10 juillet 2000 prévoyant le don de matériel informatique de l'Etat aux associations (1), s'appliquent à la cession des matériels informatiques. Deux cas peuvent actuellement être distingués.


4.1. Les cessions amiables à titre onéreux

Les règles applicables sont précisées dans l'instruction du 14 mars 1989.

L'accord du service du Domaine sur la cession proposée est réputé acquis à l'expiration d'un délai de trente jours à compter de la date de réception de la soumission par le commissaire aux ventes.


4.2. Les cessions amiables à titre gratuit

1° Aux associations caritatives.

L'instruction du 4 février 1998 (paru au BO des impôts 9 C-1-98 n° 31 du 16 février 1998) définit les modalités de cession à titre gratuit d'objets mobiliers à des associations caritatives dont les ressources sont affectées à des œuvres d'assistance. Mais, cette faculté visant en pratique surtout les biens de première nécessité, les matériels informatiques sont peu concernés par ce dispositif.

2° Aux associations de parents d'élèves ou de soutien scolaire.

L'article L. 69-1, alinéa 4, du code du domaine de l'Etat autorise la cession gratuite de matériels informatiques à des associations de parents d'élèves ou des associations de soutien scolaire. Le service du Domaine étant seul compétent pour réaliser ces cessions, les biens en cause doivent lui être remis.

 

II. - LISTE DES SERVICES DU DOMAINE

Voir le site http://www.finances.gouv.fr (rubrique vente des domaines) et http://www.finances.gouv.fr/a_votre_service/informations_pratiques/ ventes_domaniales/boad/ventdom.htm#a5

Pour tenir compte de la réorganisation en cours du service des ventes mobilières domaniales, les procès-verbaux de remise de biens réformés devront être directement transmis, à compter du 1er septembre 2000, au commissariat aux ventes du service des Domaines compétent pour le département d'implantation du service remettant.

Ces nouvelles modalités et les coordonnées des nouveaux commissariats seront précisées par une note d'information de la sous-direction des affaires foncières de la direction générale des impôts, adressée aux administrations centrales et aux services locaux.

(1) Extrait de la décision du troisième comité interministériel pour la société de l'information du 10 juillet 2000.

"A) Les procédures permettant à l'Etat de céder gratuitement des matériels informatiques à des associations caritatives, des associations de parents d'élèves et de soutien scolaire seront simplifiées. Une circulaire en ce sens sera adressée aux préfets en septembre prochain.

Le dispositif concernera les micro-ordinateurs ainsi que leurs périphériques (imprimantes, scanners, lecteurs de cédérom...), les systèmes d'exploitation et les logiciels, à l'exclusion de ceux dont la cession gratuite n'aurait pas été autorisée par le fournisseur. Les matériels bureautiques et télématiques (photocopieurs, télécopieurs, télex...) ne seront pas concernés par le dispositif.

Les matériels donnés ne devront pas dépasser une valeur résiduelle unitaire de 2 000 F.

Il reviendra aux préfets de se prononcer sur l'éligibilité des associations qui pourraient bénéficier de cette mesure. Ils s'attacheront notamment à examiner les projets d'utilisation des matériels ainsi donnés, sur lesquels les associations s'engageront.

B) Les préfets devront inviter les services de l'Etat dans leur département :

- à recenser les matériels informatiques dont ils n'ont plus l'emploi et qui répondent aux critères de la cession à titre gratuit ;

- à prendre contact avec les associations éligibles au dispositif et susceptibles d'être intéressées par la cession gratuite à leur profit des matériels recensés à cet effet ;

- à s'appuyer en tant que de besoin sur le réseau associatif de l'économie solidaire spécialisé dans la rénovation des équipements micro-informatiques et dans l'offre de services liés aux technologies de l'information.

Après recensement des biens, les services déconcentrés de l'Etat établiront une convention conforme à un modèle type établi par le service des domaines. Cette convention sera signée par le service déconcentré de l'Etat effectuant le don, l'association bénéficiaire et le directeur des services fiscaux.

Le contreseing du directeur des services fiscaux, agissant en qualité de délégué du préfet, chef du service des domaines dans le département, permettra de donner plein effet à la convention :

- procès-verbal de remise aux domaines, par le service de l'Etat, des matériels informatiques dont il n'a plus l'emploi ;

- acte de cession gratuite au profit de l'association ;

- autorisation d'enlèvement des biens par l'association sur leur lieu de dépôt.

C) De leur côté, les administrations centrales procéderont également au recensement des matériels informatiques dont elles n'ont plus l'emploi et qui satisfont aux critères de la cession à titre gratuit.

Les cessions à titre gratuit de ces matériels seront réalisées par voie conventionnelle dans les mêmes conditions que celles décrites ci-dessus.

Ce cadre conventionnel associera les administrations centrales concernées, les associations bénéficiaires et la direction nationale d'interventions domaniales.

Le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie s'engage d'ores et déjà à donner 1 000 micro-ordinateurs avant le 31 décembre 2000. Le secrétariat d'Etat à l'économie solidaire proposera une liste d'acteurs du réseau associatif susceptibles d'être associés à l'opération."

 


GUIDE OPÉRATOIRE DE MISE EN ŒUVRE DE LA GESTION DU PARC INFORMATIQUE

 

I. - LES DIFFÉRENTS ACTEURS ET LEURS RESPONSABILITÉS

1. Les services gestionnaires

De manière générale, les matériels informatiques sont affectés au service qui les a acquis. Celui-ci, appelé service gestionnaire, en est responsable, en assure la gestion jusqu'à leur cession à un autre service de l'Etat ou à leur remise au Domaine.

La responsabilité du service gestionnaire se fonde donc sur les états de possession des matériels renseignés dans le gestionnaire de parc ainsi que cela est indiqué dans le tableau ci-dessous.

 

Possession

Service budgétaire

Services gestionnaires compétents

Local (3792, 3434, 3798) et Autre (donations extérieures)

SAR, DRSP, DRPJJ

Les services gestionnaires du matériel informatique des CA et DR couvrant les services "hébergeant" (juridictions, servicesY) :

-Services administratifs régionaux des CA

-Services informatiques des DRSP

-Correspondants informatiques des DRPJJ

Central (3405) au profit des services déconcentrés

DAGE/SDI/PRI

Chaque CPR service gestionnaire pour les matériels achetés sur le chapitre 3405 intégrés et installés dans les juridictions et les services compris dans son ressort.

Chaque CPR identifie, recense et inventorie ces matériels. La gestion de ces matériels pendant la durée de leur utilisation peut être assurée par les services gestionnaires des CA et DR dans le cadre d'un accord écrit préalable.

Central (3405) au profit des services d'administration centrale

DAGE/SDI/PRI

Chaque service gestionnaire au niveau de l'administration centrale (direction, CPR, ou service "hébergeant") :

DSJ

-Service gestionnaire coordonnant l'informatique des services centraux de la DSJ

-CPR Lyon pour l'ENG

DAP

-Service gestionnaire coordonnant l'informatique des services centraux de la DAP, de l'ENAP

DPJJ

-Service gestionnaire coordonnant l'informatique des services centraux de la DPJJ, du CNFE PJJ

DAGE

-CPR pour leur fonctionnement propre et pour les ARE. Le CPR de Nantes gère tous les matériels du site nantais

-SDI : service gestionnaire pour les matériels achetés sur le chapitre 3405 intégrés et installés dans les directions et services d'administration centrale parisiens

 

Cas particuliers :

Les matériels des SPIP sont gérés par le service gestionnaire de la DRSP territorialement compétente ou par le CPR en fonction des crédits d'acquisition (crédits locaux ou centraux). Les matériels équipant les JAP sont gérés par le service gestionnaire de la CA territorialement compétente ou par le CPR en fonction également des états de possession.

Le CPR de Toulouse gère le service national de maintenance pour les matériels de l'ENM du site de Bordeaux et le CPR d'Ile-de-France le SNM pour les matériels du site parisien de l'ENM.

Chaque service gestionnaire accède à la base de données Winpark en fonction de son profil, de son domaine et est limité aux matériels de son ressort. Les services gestionnaires des CA et des DR ont accès à tous les matériels installés dans les locaux des entités relevant de leur ressort, y compris à ceux acquis sur les crédits centraux et gérés par les CPR (ex. : matériels de toutes les juridictions du ressort de la CA d'Agen, de tous les établissements relevant de la DRSP de Lyon, de toutes les DDPJJ et de tous les établissements du ressort de la DRPJJ de Haute, Basse-NormandieY).

Chaque service gestionnaire inscrit les matériels dans Winpark. Il gère le parc informatique en s'appuyant sur les règles de gestion décrites dans le présent guide et en respectant les instructions du manuel Winpark.

Il est responsable de la collecte des informations, du recensement, de la gestion de l'inventaire informatisé des matériels informatiques, de la gestion des mouvements des matériels durant tout leur cycle de vie et du renouvellement des matériels. Il peut visualiser, créer et modifier des enregistrements dans la base Winpark. La suppression d'enregistrements dans la base est de la seule responsabilité de l'administrateur de la base.

Il décide de l'affectation et de la remise au service du Domaine des matériels placés sous sa responsabilité directe sur la base des propositions des services "hébergeant" (juridictions, services...). Il rend compte des matériels par la tenue d'un inventaire physique permanent à l'aide de l'outil de gestion informatisée du parc informatique. Il met à disposition des services "hébergeant" de son ressort la liste des matériels situés dans leurs locaux, en particulier aux fins de contrôle de l'inventaire physique.

2. Les administrateurs des bases Winpark

L'administration des bases est confiée à la sous-direction de l'informatique. Elle est assurée par les centres de prestations régionaux pour les bases de leur ressort, quel que soit l'état de possession des matériels, conformément à la circulaire du 26 décembre 1994 rappelant les responsabilités des CPR.

Elle consiste en la mise à disposition des bases au profit des services gestionnaires, en leur homogénéisation (contrôle de la cohérence, du respect des champs, de l'enregistrement correct des informations dans la base de données Winpark, vérification des marques, des modèles, des caractéristiques de matériels..., et vérification logique du nombre d'imprimantes et de micros...), en leur apurement (suppression des enregistrements et détection des doublons) et en leur transmission à la base nationale de consolidation.

L'administrateur de base informe les services gestionnaires de la qualité interne de leur base et des évolutions de l'outil. Il est responsable de son intégrité.

Il apporte son assistance aux services gestionnaires dans la mise en place de l'outil, la maintenance de l'applicatif et de ses évolutions. Il assure l'exploitation de Winpark, l'administration du serveur. Il est responsable de la sécurité des informations, des sauvegardes, et garantit la continuité du service.

L'administration de la base nationale consolidée est assurée par le bureau "architecture technique et implantations". Cette base est interrogeable par chaque direction maître d'ouvrage (DAGE, DAP, DPJJ, DSJ).

Nota : le centre de prestation régional est à la fois service gestionnaire et administrateur de base.


3. Les services "hébergeant" des matériels

Les services "hébergeant" sont les juridictions, les services pénitentiaires (DRSP et établissements) et de la protection judiciaire de la jeunesse (DRPJJ, DDPJJ et établissements), ainsi que les CPR (1), les directions et services d'administration centrale.

Ces services ont la garde des matériels situés dans les locaux dont ils ont la responsabilité. Ils en assurent l'entretien, la conservation et doivent prévenir le service gestionnaire de toutes les évolutions de son matériel (destructions, transferts...). Un service "hébergeant" est en relation, au plus, avec 2 services gestionnaires (la CA ou la DR de rattachement et le CPR pour les matériels achetés sur les crédits centraux).

Les services "hébergeant" participent à l'inventaire physique et proposent la remise au service du Domaine des matériels aux services gestionnaires qui décident. Après accord du ou des services gestionnaires, ils peuvent effectuer les formalités nécessaires à la remise au service du Domaine des matériels.

Chaque service gestionnaire informe régulièrement les services "hébergeant" des matériels recensés et inventoriés dans le parc, situés dans leurs locaux.

4. Les services budgétaires

Les services budgétaires nationaux (bureau programmation et ressources informatiques à la sous-direction de l'informatique) et régionaux (services administratifs régionaux des cours d'appel, services comptables des directions régionales...) assurent le traitement de la procédure comptable concernant les acquisitions et les aliénations des matériels informatiques. Les besoins sont définis par les services gestionnaires.


5. La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre

La maîtrise d'ouvrage est assurée conjointement par la direction de l'administration générale et de l'équipement, coordonnatrice, et les directions des services judiciaires, de l'administration pénitentiaire et de la protection judiciaire de la jeunesse.

La maîtrise d'œuvre est assurée par la sous-direction de l'informatique.

Le CPR d'Amiens est le centre de diffusion national du "référentiel" gestion de parc et des règles de mise en œuvre du produit "Winpark Actima". Il est chargé du paramétrage du logiciel, de la mise à jour et de la diffusion des référentiels vers les CPR, de la gestion des incidents et des demandes d'intervention auprès de l'éditeur, du déploiement des nouvelles versions et de la mise en oeuvre de modèles communs de statistiques...

Il publie la normalisation des champs de la base ainsi que tout document utile à l'utilisation de l'outil.

Les demandes d'évolution du système de gestion du parc informatique seront adressées à la sous-direction de l'informatique via les CPR, en vue de leur prise en compte par la maîtrise d'ouvrage.




II. - LES RÈGLES DE GESTION LIÉES AU CYCLE DE VIE DES MATÉRIELS INFORMATIQUES (VOIR L'ANNEXE II SUR LE CYCLE DE VIE DES MATÉRIELS)

1. Respect de la normalisation et des documents de référence (voir annexes I et III)

Les services gestionnaires et les CPR sont tenus d'appliquer la normalisation de la base et les règles de gestion, figurant dans le présent guide, telles qu'elles résultent des textes publiés concernant la gestion du parc (voir la liste jointe en annexe de la circulaire). Cette discipline conditionne la fiabilité de la base.

Les types, familles, sous-familles et marques de matériels sont normalisés.

L'identification des logiciels qui existent actuellement dans les services a permis aussi de construire et de gérer un premier référentiel des applicatifs.

Chaque service gestionnaire normalisera la dénomination des services de son ressort, de façon à ce qu'un même service soit toujours saisi de la même façon ; par exemple : service civil, service pénal, comptabilité...

2. L'identification des matériels et des logiciels

L'identification de tous les matériels s'impose tant pour des raisons de tenue d'inventaire que de bon fonctionnement du SNM.

A ce titre, chaque matériel a un identifiant commun, composé du numéro de série.

Concernant les déclarations de logiciels, les numéros des différentes licences sont identifiés dans Winpark (les logiciels pouvant être remontés par le logiciel de collecte "check-up").

3. Le recensement des matériels et des logiciels

Conformément au code du domaine de l'Etat et au décret de 1962 sur la comptabilité publique prévoyant l'inventaire des matériels, tous les matériels informatiques ou de réseau achetés sur les crédits centraux (3405), sur les crédits déconcentrés au niveau local et régional (3792, 3405, 3798) ou obtenus par d'autres voies (financements externes, dons, prêts, etc.) doivent être recensés et inscrits dans la base (qu'ils soient pris en charge ou pas par le SNM).

Les CPR recensent et inscrivent dans Winpark tous les matériels achetés sur les crédits centraux au profit des services déconcentrés, la gestion de ces matériels pendant la durée de leur utilisation pouvant ensuite relever des services gestionnaires des CA et DR, qui suivent les sites où le matériel a été installé, suite à un accord écrit avec le CPR de rattachement.

Les services gestionnaires des CA et DR recensent les matériels achetés sur les crédits locaux, qu'il s'agisse de leurs matériels ou des matériels situés dans leurs services "hébergeant".

L'outil Winpark peut être alimenté soit par saisie manuelle, soit automatiquement (importation par les CPR des informations provenant du logiciel de collecte "check-up", alimentation à partir d'autres outils de gestion).

3.1. Mise en réseau des informations utiles au recensement

Chaque service gestionnaire est responsable de l'organisation de la collecte des informations sur les matériels. Il détermine avec les services "hébergeant" les processus organisationnels qui lui paraissent les mieux appropriés à cette collecte en vue d'une alimentation de qualité de la base Winpark, si possible par des procédés automatiques.

En vue de parvenir à un recensement exhaustif, fiable et systématique tant des matériels que des logiciels achetés sur les crédits centraux ou locaux, les CPR animent le réseau des services gestionnaires du parc et s'assurent que les procédures garantissent une validité permanente du recensement.

Lorsqu'un service (notamment techniciens des CA, DR) installe des matériels pour le compte d'un autre service gestionnaire (CPR), il lui transmet les fiches d'inscription ou les enregistrements issus du logiciel de collecte "check-up" correspondant à ces matériels.

Les fiches d'inscription du matériel au SNM sont disponibles sur le site Intranet de la DAGE (rubrique informatique, service national de maintenance). Elles peuvent également être demandées au CPR de rattachement.

Par ailleurs, en vue d'améliorer le recensement des matériels informatiques et la mise à jour de l'outil Winpark Actima, deux mesures seront prises :

 

- d'une part, les cahiers des charges en vue de la sous-traitance de l'intégration et de l'installation de matériels informatiques imposeront systématiquement aux sociétés de service l'envoi aux services gestionnaires du parc compétents des bons de livraisons et des informations nécessaires à l'inscription des matériels dans Winpark ;

- d'autre part, les DRSP concernées par une installation de l'application GIDE communiqueront à leur CPR de rattachement les bons de livraison des matériels installés ainsi que les fiches de recette ; le bureau PRI enverra pour sa part les bons de commandes aux CPR.

3.2. Moment du recensement

La base de données Winpark doit être renseignée, autant que faire se peut dès que les matériels sont livrés et recettés. Les informations manquantes sont complétées après l'installation et le relevé des informations utiles par les techniciens.

Un matériel peut également être inscrit lors de sa découverte.

3.3. Recoupements des informations et contrôles de cohérence

Des recoupements avec les bons de commandes et les bons de livraison s'avèrent souhaitables pour une meilleure exhaustivité des bases. De même, les inscriptions dans le gestionnaire de parc doivent être contrôlées au fur et à mesure du déroulement des opérations programmées entités par entités (ex. : installation de x postes XTI sur tel site, installation de x routeurs sur tel autre site, installation de modems pour les services pénaux des TGI...).

Parallèlement à l'inscription des matériels dans le gestionnaire de parc, il est important que chaque service gestionnaire analyse la cohérence des informations saisies et récupère les informations manquantes (exemple de relation d'incohérence : le nombre de micros est inférieur au nombre d'imprimantes...).

3.4. Principales informations renseignées dans Winpark

Les services gestionnaires mettent à jour la base de données Winpark, soit par saisie manuelle, soit automatiquement (création du matériel...). Les informations saisies sont précises et complètes. Les CPR veillent à la qualité interne de la base de par leurs responsabilités, analysent la cohérence des informations de la base régionale.

Plusieurs critères nécessaires à la description d'un poste de travail sont identifiés dans Winpark, notamment :

- la date de mise en service, qui correspond à la date d'installation du matériel, est obligatoirement renseignée pour une bonne gestion des matériels ;

- la date d'achat, qui déclenche la durée de vie des 5 ans du matériel, et la date de livraison, qui fait courir normalement la garantie, sont à saisir ;

- la date de dernière mise à jour de Winpark est obligatoirement et automatiquement renseignée à partir de la date système à chaque modification du matériel ;

- la date de fin de garantie est renseignée automatiquement dès l'enregistrement des dates de mise en service à partir de la durée de garantie constructeur publique.

Le produit Winpark permet de décrire les caractéristiques techniques d'un poste et autorise ainsi, grâce à la connaissance des configurations, la bonne maîtrise des besoins (évolution des postes, des logiciels...).

Il permet aussi, après un travail d'identification des logiciels, d'avoir une visibilité des types de versions de logiciels installés sur les postes de travail. L'identité des logiciels se compose de 3 éléments : le nom du fichier exécutable du logiciel (.exe), sa taille, sa date.

La récupération périodique dans la base des caractéristiques techniques des postes de travail et des logiciels (logiciels bureautiques, anti-virus, système DOS, Windows, applications...) ainsi que de toutes les modifications peut être assurée sur la base du logiciel de collecte "check-up" qui permet d'enrichir les matériels déjà créés et de répondre au besoin de recensement des versions des progiciels et des applications installées.

L'inventaire des postes par le logiciel de collecte "check-up" pourra être réalisé soit à partir des serveurs pour les postes en réseau (la version du logiciel "check-up" en réseau sera disponible dans le courant du 3e trimestre 2000), soit par disquette ou "zip" pour les monopostes et les portables.

Pour les postes et les portables, le passage du logiciel "check-up" sera assuré par les services gestionnaires et par les CPR de manière à suivre au fur et à mesure les installations et les évolutions de matériels.

Les données du logiciel de collecte "check-up" seront récupérées dans la base Winpark exclusivement par les CPR à partir d'un module d'importation.

4. L'inventaire des matériels

4.1. Inventaire physique permanent

Le principe d'inventaire est un inventaire physique permanent permettant de tenir compte au jour le jour de la situation existant sur le terrain. Aussi, tout mouvement affectant un matériel doit être transmis par le service "hébergeant" au service gestionnaire de ce matériel, selon le système d'organisation de collecte des informations retenu par chaque direction.

Parallèlement aux actions de communication rappelant l'importance du recensement et de l'inventaire du matériel dans Winpark, notamment pour la prise en charge par le SNM (réunions CPR/SAR...), différents moyens peuvent être utilisés pour fiabiliser le recensement et l'inventaire :

- relevé des configurations de sites (notamment des TI), lors des interventions des techniciens sur les sites, qui permettent d'identifier tous les matériels en service ;

- information réciproque périodique entre les CPR et les services gestionnaires ;

- organisation du processus de collecte des informations sur les matériels entre les services gestionnaires et les services "hébergeant" ;

- utilisation du logiciel de collecte "check-up" en réseau et monoposte lors des installations et des modifications de postes et de réseaux (ex. : ajout de matériel sur un réseau...) ;

- utilisation éventuelle d'autres logiciels de collecte par des services gestionnaires (Cim, Octopus), sous réserve que les fichiers transmis soient conformes aux champs normalisés dans Winpark ;

- analyse des informations recueillies, relance des services "hébergeant" pour les informations manquantes ou incohérentes...

4.2. Inventaire de contrôle

Par ailleurs, l'efficacité de l'inventaire dépendant de la qualité des informations stockées, chaque service "hébergeant" est responsable d'un inventaire de contrôle effectué au moins une fois par an selon les modalités qui lui paraissent les mieux adaptées. Le service gestionnaire de l'entité fournit la liste des matériels et leur localisation pour faciliter cet inventaire.

Cet inventaire permet de contrôler l'exhaustivité de la base.

Il se limite à la présence des matériels (contrôle par l'identifiant), aux données de localisation (entité, lieu, pièce...) et à l'état du matériel.

En cas de matériel absent de la base, le service "hébergeant" recolle les informations : identifiant, localisation, état du matériel et contact utile, et les transmet au service gestionnaire qui complétera par la description du matériel.

4.3. Renseignement de Winpark

Chaque service gestionnaire saisit manuellement ou automatiquement dans la base de donnée de Winpark les informations recueillies dans le cadre de l'inventaire (voir les règles à suivre pour le recensement). Les matériels nouveaux recensés lors de l'inventaire et acquis sur les crédits centraux sont inscrits dans Winpark par le CPR de rattachement.

5. La maintenance des matériels

Selon la circulaire du 20 août 1999 sur le service national de maintenance, pour bénéficier d'une prise en charge au titre du SNM, les matériels ayant une ancienneté égale au plus à 5 ans révolus doivent préalablement être inventoriés dans le gestionnaire de parc informatique. Les inscriptions de matériels assurées lors des demandes d'interventions doivent rester exceptionnelles.

Sur la base du marché SNM, les CPR contrôlent chacun leur base régionale et sont responsables de la gestion du SNM. Ils suivent toutes les créations de matériels enregistrées dans la base, soit par saisie manuelle, soit automatiquement, par les services gestionnaires situés dans leur zone de compétence, et déterminent en fonction de la marque et du type des matériels si ces derniers bénéficient ou non d'une prise en charge par le service national de maintenance.

Le logiciel Winpark Actima permet une véritable gestion de l'assistance et des interventions prises en charge par les CPR (suivi des procédures d'intervention, de la gestion des appels et des statistiques). Lors de la prise d'une demande d'intervention sur le matériel, il peut y avoir modification de matériel mais pas enrichissement. La conservation par les CPR de l'historique des demandes d'interventions sur les matériels (avec leur date, leur auteur) leur permet de faire toutes statistiques utiles.

Il est important que les services destinataires du matériel communiquent les bons de livraison au CPR de rattachement pour les périodes de garantie des équipements, le mainteneur (notamment pour le CPR d'Ile-de-France) devant produire avec des constructeurs l'état de garantie pour faire remettre en état des matériels sous garantie.

6. La gestion des incidents survenus sur les matériels

La conservation par les CPR d'une trace écrite des interventions réalisées suite à une demande utilisateur sur un incident survenu sur un matériel, sur une application ou sur un réseau est possible. Elle peut permettre ainsi de disposer d'une base de connaissance qui sert d'aide au diagnostic et qui est enrichie au fur et à mesure des appels.

7. La gestion des différents états relatifs aux matériels

La comptabilité patrimoniale nécessite un suivi d'usage du matériel et la gestion administrative des matériels en vue de repérer, situer et suivre chaque équipement informatique dans son évolution, de l'acquisition jusqu'à la sortie définitive du parc.

7.1. Les différents états du matériel

Les services "hébergeant", budgétaire et gestionnaire constatent l'état d'un matériel et alimentent, via le service gestionnaire compétent, la base.

Les services gestionnaires disposent de différents états pour qualifier un matériel, à savoir :

- en service, pour les matériels installés en état de bon fonctionnement ;

- en stock, pour les matériels qui sont entreposés en dépôt et dont on ne connaît pas la destination finale ou qui sont entre 2 affectations ;

- disparu, en cas de déclaration pour disparition ou perte d'un matériel pour une cause inconnue, ou en cas de déclaration faite par le site à la police ou à la gendarmerie pour vol (PV de vol avec les références du matériel volé)... ;

- en panne, pour les matériels confiés à un réparateur sans échange standard ;

- mis à disposition, pour les matériels que la DPJJ met à disposition du secteur pédagogique (classes-relais...) ;

- en réforme, réformé, sortie pour destruction, sortie pour vente... (voir II.8).

Le prêt de matériel est géré dans le cadre du statut de la DIM. La société de maintenance prête un matériel similaire lorsque la réparation ne peut être effectuée sur place, lorsqu'il est notamment nécessaire de commander une pièce. L'appareil original est restitué au site dans un délai d'un mois et la remise en place du matériel est précisée dans le suivi de la DIM. Cet appareil est dans l'état "en panne" jusqu'à sa remise en marche où il reprend alors l'état "en service".

Les redéploiements en cas de ré-affectation de matériel au sein d'un même CPR (suite à des changements d'adresses de sites, d'entités...) se traduisent par le passage d'un matériel d'un service à un autre (changement d'entité, de service, d'utilisateur...).

La conservation dans la fiche matériels de l'historique de tous les mouvements de matériels (avec leur date, leur auteur) permet de faire des statistiques sur les différentes modifications apportées à un matériel.

7.2. Réseau d'informations

Pour une bonne efficacité de la mise à jour de Winpark et pour la qualité de la gestion du parc, le développement de systèmes d'échanges d'informations est nécessaire.

Il est notamment souhaité en vue de la mise à jour de la base Winpark que :

- les juridictions, les services et les services gestionnaires signalent à leur CPR de rattachement tous les mouvements des matériels achetés sur le chapitre 3405 dont ils ont connaissance.

Nota : en cas d'accord local écrit préalable avec le CPR de rattachement, la gestion des mouvements de ces matériels peut être assuré par le service gestionnaire de CA ou de DR ;

- les techniciens avisent les responsables des sites des changements des caractéristiques techniques des matériels achetés sur les budgets locaux dont ils ont connaissance afin que ces derniers en informent les services gestionnaires correspondants. Les résultats du passage du logiciel de collecte "check-up" sont communiqués directement par les techniciens aux services gestionnaires.

8. La fin de vie des matériels : remise au service du Domaine et gestion de la sortie du parc
(voir annexe à la circulaire)

8.1. Les services responsables de la remise au service du Domaine

Conformément aux préconisations du ministère de l'économie et des finances, lorsque les matériels informatiques ont 5 ans d'âge révolus, sont obsolètes ou sans emploi, les services "hébergeant", responsables des juridictions, des services déconcentrés et centraux proposent aux services gestionnaires la remise au service du Domaine des matériels qui leur sont affectés (achetés sur les crédits centraux et locaux). Les services gestionnaires décident.

Pour les matériels achetés au plan central, n'ayant pas fait l'objet d'une cession ou d'un transfert au profit des juridictions et des services, l'accord de la SDI est sollicité.

Les CPR procèdent de même pour les matériels placés sous leur responsabilité qui leur sont affectés pour leurs propres besoins et renseignent la base Winpark.

Selon les pratiques actuellement en vigueur, la remise au service du Domaine est mise en œuvre soit par les services "hébergeant", soit par les services gestionnaires (notamment CIR pour la DPJJ...).

Lorsque les matériels informatiques de plus de 5 ans d'âge achetés au plan central sont renouvelés et remis au service du Domaine par les services "hébergeant", les CPR peuvent céder ces matériels, passer leur type d'acquisition de "central" à "local" et les déclarer "non maintenus" dans la base.

Les matériels informatiques de la DPJJ, qui ont 5 ans d'âge révolus, passent généralement du parc administratif au parc pédagogique et ne sont remis au service du Domaine que lorsqu'ils sont totalement obsolètes.

8.2. Renseignement de Winpark

Les services "hébergeant" (juridictions, services...) qui proposent la remise au service du Domaine informent les services gestionnaires chargés de décider et de renseigner le statut du matériel dans l'outil Winpark Actima.

Les services gestionnaires des CA et DR renseignent la base Winpark pour toutes les remises au service du Domaine des matériels achetés sur les budgets déconcentrés. Ils procèdent de même pour les matériels renouvelés achetés sur les crédits centraux dont ils bénéficient suite à des cessions ou des transferts locaux et qui relèvent désormais de leur responsabilité.

Les services gestionnaires pour l'administration centrale mettent à jour la base Winpark pour les remises au service du Domaine de matériels achetés sur le chapitre 3405 pour les services centraux.

Les CPR renseignent pour leur part la base en cas de remise au service du Domaine de matériels achetés sur les budgets centraux 3405 au profit des services déconcentrés ou du CPR et des ARE.

A cette fin, pour les matériels achetés sur les crédits centraux ayant plus de 5 ans d'âge, n'ayant pas fait l'objet de cession par le CPR de rattachement, les services "hébergeant" assurant la mise en œuvre de la remise au service du Domaine lui communiquent un exemplaire :

- du PV de réforme signé par le SDI et par eux-mêmes ;

- de la décision du commissaire aux ventes du service du Domaine acceptant la remise au nom du Domaine (après récolement des matériels) et autorisant soit la destruction des matériels sur site, soit leur vente mobilière aux enchères publiques ;

- du PV de destruction ;

- du PV d'adjudication ou de cession amiable à titre onéreux ou à titre gratuit.

8.3. Les différents statuts du matériel remis au service du Domaine

Un matériel remis au service du Domaine prend différents statuts en fonction des phases de la procédure de remise au Domaine :

- en réforme (matériel en attente de remise au service du Domaine), au cours des phases préalables où le service "hébergeant" signale au service d'aliénation (bureau PRI pour les achats centraux, service gestionnaire pour les achats locaux) son souhait de remise au service du Domaine des matériels obsolètes ;

- réformé, lorsque le commissaire aux ventes du service du Domaine accepte la remise au nom du Domaine (après récolement des matériels) et autorise soit la destruction des matériels sur site, soit leur vente ;

- sortie pour destruction, lorsque les matériels obsolètes sont effectivement détruits par une société spécialisée ;

- sortie pour vente, lorsque la vente aux enchères publiques a effectivement eu lieu. Les matériels d'occasion peuvent faire l'objet d'une cession amiable à titre onéreux. Des cessions amiables à titre gratuit sont possibles au profit des associations de parents d'élèves ou de soutien scolaire.

Les matériels ne sont effectivement retirés du parc par le CPR qu'à la réception du PV de destruction, de vente.

Tous les matériels étant déclarés "à supprimer" suite à une destruction, à une vente ou à un constat de disparition sont supprimés exclusivement par l'administrateur du CPR compétent.

En fait, pour des raisons de commodité et de simplicité de gestion, ces enregistrements sont masqués à l'utilisateur chargé de la gestion courante grâce à l'utilisation de filtres mis en œuvre au niveau du CPR. Toutefois, pour des besoins de statistiques, ils sont conservés en archives dans la base de données pendant une durée maximum d'une année.

La base de données consolidée au niveau national permet d'établir des statistiques sur ces archives pouvant être historisées sur plusieurs années afin de bien suivre les évolutions.


III. - LE SUIVI ET LE CONTRÔLE

1. Les requêtes, statistiques et listes (voir annexe IV)

La base Winpark Actima peut être interrogée au moyen d'un langage de requêtes permettant de trouver rapidement et aisément les données recherchées concernant les matériels. Ce langage offre la possibilité d'établir et de mettre en forme des statistiques ou des listes de matériels. Des exemples de statistiques et de listes éditées figurent en annexe IV.

Plusieurs types de statistiques peuvent être distingués :

- un fond de requêtes communes, alimenté par les CPR et par les services gestionnaires, contient des exemples concrets de demandes utilisables par tous les services ayant accès à Winpark. Ce fond permet de mettre à disposition des requêtes jugées utiles par leur créateur ;

- un dossier de requêtes propre à chaque service gestionnaire, correspondant à ses besoins, n'étant visible que par lui et par le CPR, peut être développé. Chaque service gestionnaire est en effet formé au requêteur, peut développer ses requêtes statistiques en vue d'obtenir des informations précises, de réagir vite, d'opérer des contrôles et de bien gérer le parc de son ressort. Le CPR de rattachement peut lui apporter une aide pour le développement de ces requêtes ;

- un dossier contient des requêtes qui sont utilisées uniquement par les CPR et qui ne sont pas visibles par les services gestionnaires. Il s'agit essentiellement de requêtes d'évaluation et de contrôle de la base, de statistiques sur les connexions... ;

- enfin, chaque CPR gère et utilise seul les requêtes nécessaires au suivi du service national de maintenance, certaines requêtes pouvant être communes à tous les CPR.

L'ensemble du parc de matériels informatiques est accessible pour les directions d'administration centrale sur la base centralisée.

2. Le suivi de la gestion du parc informatique

Plusieurs actions sont engagées en vue de fiabiliser et de qualifier l'outil.

1° La SDI met en place un tableau de bord de suivi de la gestion du parc dans Winpark permettant de suivre au bimestre (voir annexe IV) :

- tous les matériels inscrits dans Winpark, sortis de Winpark, éventuellement renouvelés et à renouveler, par CPR ;

- la qualité de l'"assainissement" de la base actuelle ;

- l'évolution des inscriptions de matériels dans Winpark par rapport aux achats centraux.

2° Chaque CPR veille à l'analyse de la cohérence des informations de la base.

Le contrôle qualité de la base régionale consiste dans :

a) Un contrôle qualitatif :

- suivi de la qualité des informations renseignées par les services gestionnaires (contrôle des champs de la base...) ;

- contrôle de l'exhaustivité du recensement des matériels achetés sur les crédits centraux, d'une part, par la comparaison des bons de commandes, des bons de livraison, des inscriptions dans Winpark et de la comptabilisation des stocks, et, d'autre part, par le suivi des créations de matériels par rapport aux opérations programmées sur les sites. Ce contrôle nécessite que le CPR ait tous les bons de commande et tous les bons de livraison pour les achats centraux ;

b) Un contrôle quantitatif : tableau de bord permettant notamment de suivre le nombre de matériels créés, de matériels supprimés par les différents services gestionnaires, les évolutions des inscriptions par rapport aux achats...

3° Chaque service gestionnaire, en lien avec le service budgétaire, organise un contrôle qualitatif et quantitatif et veille à l'exactitude des informations enregistrées dans Winpark.

Le collationnement des bons de commande, des bons de livraison et des informations renseignées dans Winpark au fur et à mesure des entrées s'avère indispensable pour une bonne gestion.

 

A N N E X E I

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Glossaire pour la gestion du parc informatique

 

Typologie des sites normalisés :

Correspond à la typologie du nom du site (TGI, CPH, TI, MA...) qui a été récupérée dans la table des éléments de structure. L'utilisateur possède une liste référentielle de typologies à laquelle il peut se référer.

Libellé de la typologie des sites normalisés :

Conformément à la table de référence, libellé en clair de la typologie du nom du site (TGI : tribunal de grande instance, TI : tribunal d'instance, CPH : conseil de prud'hommes...).

Clé site :

Correspond à la concaténation du champ Typologie des sites normalisés, suivi d'un espace, et du champ Ville.

Ville :

Libellé des communes selon le fichier de l'INSEE.

Libellé site :

Correspond à la concaténation du libellé en clair de la typologie du nom du site, suivi d'un espace, d'un "D'" ou d'un "DE", d'un autre espace et du champ Ville de la table du référentiel Site. Si la première lettre du champ Ville de la table du référentiel Site est une voyelle (A, E, I, O, U, Y) il s'agira d'un "D'", sinon il s'agira d'un "DE" entre les deux espaces.

Typologie CA ou DR :

Typologie du rattachement des sites dans la table du système de référence (CA, DRSP, DRPJJ...).

CA ou DR :

Correspond à la cour d'appel ou à la direction régionale, service gestionnaire, auquel est rattaché le site (ex. : CA Amiens, DRSP Lille, DRPJJ Haute et Basse-Normandie...). Il s'agit de la typologie du rattachement des sites dans la table du système de référence, suivie d'un espace et du champ Ville de la table du référentiel Site.

Libellé CA ou DR :

Correspond à la concaténation du libellé en clair de la typologie CA ou DR de la table de référence, suivi d'un espace, d'un "D'" ou d'un "DE", d'un autre espace et du champ Ville de la table du référentiel Site.

Si la première lettre du champ Ville de la table du référentiel Site est une voyelle (A, E, I, O, U, Y), il s'agira d'un "D'", sinon il s'agira d'un "DE" entre les deux espaces. Exemple : cour d'appel d'Amiens, direction régionale des services pénitentiaires de Lille...

Typologie des directions (Acronyme, Sigle abréviation des directions) :

Typologie représentant la direction à laquelle appartient le site (DAP, DSJ, DPJJ).

Libellé de la direction :

Libellé en clair des directions existantes, c'est-à-dire typologie des directions sans abrévia-

tion : direction de la protection judiciaire de la jeunesse, direction de l'administration pénitentiaire, direction des services judiciaires...

Marque :

Correspond au nom du fabricant du matériel. Il s'agit des marques actuellement contenues dans le SNM et hors SNM.

Modèle du matériel :

Désignation exacte du matériel par le constructeur telle qu'elle figure sur la face avant du matériel, complétée le cas échéant par les caractéristiques (processeur en particulier).

Date de mise en service :

Date du calendrier officiel le jour de la mise en service.

Identifiant du dernier responsable de la dernière mise à jour :

Nom, Prénom, selon l'annuaire officiel du ministère de la justice, du responsable de la dernière mise à jour de la description du matériel.

Cet identifiant correspond à l'identification réalisée lors de la connexion de mise à jour. La saisie est automatiquement réalisée par le système.

Date de la dernière mise à jour :

Date du système informatique à l'instant de la dernière mise à jour. Cette date est fournie automatiquement par le système.

La date d'inventaire est saisie manuellement ou remontée par le check-up.

Inventaire :

Opération (obligatoire et annuelle) qui consiste à dénombrer et à estimer les éléments du patrimoine.

Dénombrement de biens (figurant dans un lieu, appartenant à une communauté).

Recensement :

Le recensement de ... : compte* ou inventaire* détaillé.

Statut :

Etat de fonctionnement et d'utilisation du matériel :

- en service, pour les matériels installés en état de bon fonctionnement ;

- en stock, pour les matériels qui sont entreposés en dépôt et dont on ne connaît pas la destination finale ou qui sont entre 2 affectations ;

- disparu, en cas de déclaration pour disparition ou perte d'un matériel pour une cause inconnue, ou en cas de déclaration faite par le site à la police ou à la gendarmerie pour vol (PV de vol avec les références du matériel volé)... ;

- en panne, pour les matériels confiés à un réparateur sans échange standard ; le matériel sera restitué après réparation ;

- mis à disposition, pour les matériels que la DPJJ met à disposition du secteur pédagogique (classes-relais...) ;

- en réforme, réformé, sortie pour destruction, sortie pour vente.

Type de garantie :

La définition donnée correspond au contrat de service (sur site, retour atelier, non maintenu).

Type d'acquisition du matériel :

Il peut s'agir d'un achat central 8 effectué par la chancellerie ou d'un achat local (L) ou régional effectué par les services gestionnaires (CA ou DR), voire d'une donation.

Code matériel :

Numéro de série du matériel saisi caractère par caractère.

Utilisateur :

Nom & Prénom, selon l'annuaire officiel du ministère de la justice de l'utilisateur responsable de l'utilisation du matériel.

Adresse géographique d'installation du matériel :

Adresse postale du site du service (service de l'annuaire officiel du ministère de la justice) + localisation interne au site géographique.

Caractéristiques du poste :

Les caractéristiques du poste sont actuellement remontées avec l'utilitaire "check-up". Les procédures ont été mises en place.

Type de matériel :

Il appartient à une liste prédéfinie : poste, périphérique, serveur, équipements connectiques.

Famille du matériel :

Elle est choisie dans la liste suivante. Pour le type poste : micro-ordinateur..., pour le type périphérique : imprimante, lecteur, terminaux..., pour le type équipement connectique : télécommunication.

Sous-famille du matériel :

- pour la famille micro-ordinateur de type poste : desktop, portable, station d'accueil, serveur... ;

- pour la famille imprimante de type périphérique : jet d'encre, laser, matricielle, thermique, étiquette, table traçante, portable... ;

- pour la famille télécommunication de type équipement connectique : carte réseau, hub, routeur, commutateur, concentrateur, modem, émetteur-récepteur... ;

- pour la famille lecteur de type périphérique : disquette, disque dur, bande, CD-Rom... ;

- pour la famille terminaux de type périphérique : console...


A N N E X E II

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Le cycle de vie des matériels. Les synoptiques d'inscription des matériels informatiques et le synoptique de la procédure de contrôle d'inventaire des matériels informatiques dans Winpark

Le cycle de vie du matériel informatique se caractérise par les principales étapes suivantes :

 

 

Etapes du cycle de vie

Acteurs

Observations

Expression du besoin de matériel

-Services "hébergeant", CPR

 

Validation du besoin

-Responsables des services gestionnaires

 

Prospection, achat et commande du matériel

-Bureau PRI pour les achats centraux sur le 3405

-SAR, DRSP, DRPJJ, DDPJJ, écoles pour les achats déconcentrés

 

Livraison du matériel

-Fournisseur

 

Réception du matériel

-SAR, DR, juridictions, services pénitentiaires, PJJ, services centraux, CPR recevant le matériel

 

Stockage, installation avec tests techniques et fonctionnels

Déclaration du matériel pour la prise en charge SNM

-Techniciens des CA, DR, CPR, services centraux

-CPR

-Gestionnaires des services "hébergeant"

-Services gestionnaires

Identification, recensement dans Winpark

Statut : en service si le matériel est installé, sinon statut en stock

Maintien du matériel : réparation matérielle, évolution fonctionnelle

-Gestionnaires des services "hébergeant"

-Techniciens CA, DR, techniciens centraux

-CPR

-Constructeur

-Société de maintenance

Gestion de la demande d'intervention sur le matériel dans Winpark par les CPR

Suivi des rapports d'intervention, des dépassements de délais par le mainteneur

Mise à jour des matériels

Statut : en service

Les échanges de matériels effectués par la société de maintenance sont gérés dans l'historique

Déplacement, redéploiement et transfert : changement d'utilisateur et/ou de site

-Gestionnaire du service "hébergeant"

-Techniciens

-CPR

-Services gestionnaires

Gestion du mouvement dans Winpark (changement d'utilisateur, de localisation, ré-affectation de matériel suite à des changements d'adressesY)

Statut : en service

En stock si le matériel est entreposé et n'a pas encore reçu son affectation finale

Constatation de la disparition, du vol

-Service "hébergeant"

-Techniciens

-CPR

-Services gestionnaires

Gestion du mouvement dans Winpark

Statut : disparu (pour vol, perteY)

 

Décision de renouvellement (mise en œuvre : voir validation des besoins)

- Service "hébergeant"-PRI et SDI pour les achats sur le 3405

-CPR

-Services gestionnaires

Gestion du mouvement dans Winpark

Statut : en réforme, réformé, sortie pour destruction, sortie pour venteY

Abandon d'utilisation

-Services gestionnaires

-CPR

Gestion du mouvement dans Winpark

Statut : en réforme, réformé, sortie pour destruction, sortie pour venteY

 

A N N E X E III

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La normalisation des champs de la gestion informatisée du parc informatique

 

Chaque matériel est rattaché à un site.

Chaque site relève d'une typologie (TGI, CPH, TI, MA...) issue de la table des éléments de structure. Cette typologie a un libellé en clair (tribunal de grande instance...).

Une clé site est attribuée au site. Elle correspond à la typologie du site en abréviation, suivie d'un espace et de la ville (TGI Amiens...).

Le site a un libellé en clair qui correspond au libellé en clair de la typologie du nom du site, suivi d'un espace, d'un "D'" ou d'un "DE", d'un autre espace et du champ Ville de la table du référentiel Site.

Des sites sont rattachés à des services gestionnaires selon la typologie CA ou DR, c'est-à-dire la typologie du rattachement des sites dans la table du système de référence (CA, DRSP...).

Chaque CA ou DR a une appellation fonction de la typologie du rattachement des sites dans la table du système de référence, suivie d'un espace et du champ Ville de la table du référentiel Site.

Elle a aussi un libellé en clair qui correspond à la concaténation du libellé en clair de la typologie CA ou DR de la table de référence, suivi d'un espace, d'un "D'" ou d'un "DE", d'un autre espace et du champ Ville de la table du référentiel Site. Exemple : cour d'appel d'Amiens, direction régionale des services pénitentiaires de Lille...

Le site appartient à une direction. Chaque direction se caractérise par une typologie (DAP, DSJ, DPJJ...) et a un libellé en clair : direction de la protection judiciaire de la jeunesse, direction de l'administration pénitentiaire...

Chaque matériel est identifié de façon unique dans la base de données nationale et étiqueté et a un numéro d'inventaire national (code série du matériel). Dans sa fiche figure la localisation géographique précise nécessaire aux sociétés de service qui interviennent en maintenance : bâtiment, étage, numéro de bureau, ainsi qu'éventuellement le nom de l'utilisateur.

Le service et la localisation sont, à l'intérieur d'un site, des éléments précisés par la juridiction ou le service concerné, en fonction de son organisation propre.

La description technique du matériel comporte notamment sa marque et son modèle. Les marques sont normalisées.

Des données importantes pour la gestion du parc informatique à l'intérieur même d'une juridiction ou d'un service figurent aussi : date de mise en service du matériel, type de garantie...

La table des matériels concerne l'identification du matériel (type, famille, sous-famille, marque, modèle), la localisation (site, bâtiment, étage, bureau), son appartenance (utilisateur, entité, service...), son utilisation (statut...). Winpark prend notamment en compte les éléments actifs du réseau.

Chaque matériel est décrit par des caractéristiques qui sont importées par l'intermédiaire de l'utilitaire "check-up" (table des caractéristiques).

La table des utilisateurs permet d'associer à un utilisateur un ou plusieurs matériels et inversement. Le nom d'utilisateur n'est enregistré qu'à titre informatif. Il ne constitue pas un critère d'accès.

La table des logiciels et des licences est également implémentée.


A N N E X E IV

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Les statistiques et listes éditées : quelques exemples

 

1° Statistiques :

- parc des matériels en service, hors service... ;

- parc des matériels par famille de matériel et selon le statut (ex. : imprimantes en service, micros en service, serveurs en service...) ;

- parc des matériels en service d'une famille et d'une marque donnée (ex. : imprimantes Laser Brother en service, micros-ordinateurs Compaq en service...) ;

- parc des matériels selon la date d'inventaire ;

- parc des matériels selon la date de mise en service ;

- parc des matériels selon le site et la date d'inventaire ;

- parc des matériels selon le site et la date de mise en service ;

- parc de tous les matériels installés dans l'année au niveau du service gestionnaire et des sites (pour l'élaboration du budget) ;

- parc des matériels à renouveler (pour l'élaboration du budget de renouvellement) ;

- selon des périodicités déterminées (ex. : en fin d'année...), parc des matériels en plus avec identification des sites et des services au profit de qui le matériel a augmenté...

Les parcs ci-dessus peuvent être réalisés sous la forme de listes.

2° Editions :

- liste des sites du service gestionnaire ;

- liste de tous les matériels pour un site (permettant de faire contrôler l'inventaire) ;

- liste de tous les matériels par service (permettant de faire contrôler l'inventaire) ;

- liste des matériels en service pour un site (permettant de faire contrôler l'inventaire) ;

- liste des équipements connectiques selon le site ;

- liste de tous les matériels pour un service gestionnaire par type ou famille de matériels ;

- liste des matériels pour un site par type ou famille de matériels triés par marques ;

- liste de tous les matériels pour un service gestionnaire par date de mise en service triés par site ;

- liste des matériels de plus de 5 ans à renouveler (pour organiser la remise au service du Domaine de l'Etat) ;

- liste des matériels de plus de 5 ans faisant partie de telle marque, tel modèle ;

- liste des matériels en réforme, réformés, sortis...

Des statistiques bimestrielles sont réalisées au plan national sur la base consolidée.

Elles permettent de suivre :

- le nombre total de postes de travail (micro-ordinateurs) et de serveurs en service, en réforme, réformés, perdus... ;

- le nombre de postes de travail (micro-ordinateurs) et de serveurs achetés sur les crédits centraux et locaux, par date de mise en service ;

- le taux de mise en service par rapport aux achats.

Ces modèles de requêtes développés au plan national sont transposables, moyennant quelques adaptations, au niveau des CPR et des services gestionnaires.


© Ministère de la justice - juin 2001

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