BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 80
(1er octobre - 31 décembre 2000)

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Circulaires de la direction des Affaires civiles et du Sceau
Signalisation des circulaires du 1er octobre au 31 décembre 2000



Instruction des demandes adressées au garde des sceaux par les notaires en vue d'être autorisés à exercer leurs fonctions dans les collectivités territoriales de Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon

CIV 2000-14 M1/01-12-2000
NOR : JUSC0020713C

Notaire



POUR ATTRIBUTION

Procureurs généraux près les cours d'appel - Procureurs de la République près les tribunaux de grande instance

- 1er décembre 2000 -

 

Sommaire

Présentation

I.  Conditions et modalités d'autorisation
    1. Intérêt du service public
    2. Autorisation donnée à un ou plusieurs notaires
    3. Autorisation donnée à titre occasionnel, pour un acte ou une série d'actes déterminés, où à titre permanent

II. Procédure à suivre
    1. Dossier à constituer par le candidat
    2. Instruction de la demande
    3. Examen par la Commission dite "de localisation des offres de notaires" (CLON)
    4. Délivrance de l'autorisation

III. Contrôle

IV. Régime de l'activité notariale sur le territoire
    1. Textes particuliers régissant l'accomplissement des actes sur le territoire
    2. Autres dispositions du décret du 26 novembre 1971

Inventaire des pièces du dossier

 

Le décret n 97-1002 du 29 octobre 1997 relatif au notariat dans les collectivités territoriales de Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon a modifié le décret n 71-942 du 26 novembre 1971 relatif à la compétence d'instrumentation des notaires. Par dérogation aux dispositions de l'article 8, alinéa 1, qui prévoit que les notaires exercent leurs fonctions sur l'ensemble du territoire national à l'exclusion des territoires d'outre-mer et des collectivités territoriales de Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon, le nouvel alinéa 2 prévoit que le garde des sceaux peut, dans certaines conditions, autoriser un ou plusieurs notaires à exercer leurs fonctions dans ces collectivités territoriales.

Ce décret vient préciser les modalités d'application des nouveaux articles 68 de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat et 13 de l'ordonnance n 45-2590 du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat, modifiés par la loi n 96-609 du 5 juillet 1996 portant dispositions diverses relatives à l'outre-mer. Cette loi a, en effet, étendu aux collectivités territoriales susvisées l'application de ces deux textes fixant les règles de base du notariat.

Désormais coexistent donc deux systèmes dans ces territoires : à côté du greffier en chef du tribunal, chargé des fonctions de notaire à Mayotte par le décret du 9 juin 1896 portant organisation de la justice à Madagascar et dépendances, et à Saint-Pierre-et-Miquelon par le décret du 2 novembre 1942 portant organisation judiciaire de Saint-Pierre-et-Miquelon, un ou plusieurs notaires de la métropole ou des départements d'outre-mer pourront concurremment exercer leurs fonctions.

Dans la mesure où cette réforme peut permettre à un notaire d'avoir un lieu supplémentaire d'exercice, le décret du 29 octobre 1997, qui est entré en vigueur le 2 mai 1998, renvoie à la procédure applicable en matière de localisation des offices notariaux (en particulier le recueil de l'avis de la commission de localisation des offices de notaire).

J'ai l'honneur de vous communiquer, ci-après, des précisions sur son application.



I. - CONDITIONS ET MODALITÉS D'AUTORISATION

1. Intérêt du service public

L'article 1er du décret du 29 octobre 1997 susvisé, modifiant l'article 8 du décret du 26 novembre 1971 susvisé, dispose que le garde des sceaux peut autoriser le notaire demandeur à exercer ses fonctions dans les collectivités territoriales susvisées, si l'intérêt du service public le justifie.

Cette condition vise à assurer la continuité de l'activité notariale dans ces territoires, à savoir le fonctionnement régulier de ce service, et à répondre utilement aux besoins ponctuels ou structurels de la clientèle.

Tel serait par exemple le cas si, à Mayotte ou à Saint-Pierre-et-Miquelon, l'actuel greffier-notaire était empêché d'exercer normalement ses fonctions (maladie, mutation, sanctions disciplinaires, surcharge de travail du fait de sa double attribution, acte ou série d'actes d'une ampleur, d'une complexité ou d'une technicité particulières...).


2. Autorisation donnée à un ou plusieurs notaires

Le nouvel article 8 du décret du 26 novembre 1971 (issu du décret du 29 octobre 1997 susvisé) prévoit que le garde des sceaux peut délivrer l'autorisation d'exercer ses fonctions dans ces territoires à un ou plusieurs notaires.

Une telle autorisation ne peut être donnée qu'à un notaire déjà en activité, exerçant à titre individuel ou au sein d'une société ; bien qu'une telle autorisation délivrée à un notaire salarié paraisse peu compatible avec les engagements qui le lient à son employeur, une telle hypothèse ne peut être écartée par principe. En particulier, une autorisation donnée à un notaire salarié peut apparaître utile dans le cas où l'employeur est lui-même déjà titulaire de l'autorisation.

Si l'autorisation est sollicitée par plusieurs notaires dans le cadre d'une même société d'exercice (société titulaire d'un office de notaire, société d'exercice libéral), cette autorisation doit être délivrée à la société et non pas nominativement à chacun des associés. Un notaire exerçant au sein d'une telle société ne peut donc se porter seul candidat parmi les associés en vue d'obtenir cette autorisation.

Par ailleurs, lorsqu'un notaire associé quitte la société bénéficiaire de l'autorisation d'exercer dans ces territoires, cette autorisation devient caduque. Inversement, lorsqu'un nouvel associé entre dans la société, l'autorisation doit être à nouveau délivrée.


3. Autorisation à titre occasionnel, pour un acte ou une série d'actes déterminés, ou à titre permanent

En vertu de l'article 1er du décret du 29 octobre 1997 susvisé, le garde des sceaux peut délivrer l'autorisation d'instrumenter dans ces territoires à titre occasionnel ou à titre permanent.

Si l'autorisation est donnée à titre occasionnel, elle l'est pour un acte (par exemple un testament) ou une série d'actes déterminés (par exemple ceux liés à un lotissement, une copropriété, une succession). Dans ces hypothèses, par dérogation à l'article 10 du décret du 26 novembre 1971, le notaire se déplacera dans le territoire concerné ponctuellement pour dresser ou recevoir ces actes, sans avoir l'obligation de justifier d'une installation permanente pour recevoir la clientèle.

Si l'autorisation est demandée à titre permanent, le candidat devra en revanche justifier des moyens matériels dont il disposera pour assurer une permanence notariale dans l'île.


II. - PROCÉDURE À SUIVRE

1. Dossier à constituer par le candidat

Toute demande fondée sur l'article 8, alinéa 2, du décret du 29 octobre 1997 susvisé doit prendre la forme d'une lettre adressée au garde des sceaux par laquelle le candidat lui demande l'autorisation d'exercer ses fonctions dans la collectivité territoriale choisie et précise les motifs de sa requête. Il doit indiquer s'il sollicite l'autorisation à titre occasionnel ou à titre permanent.

La requête doit contenir des justificatifs concernant sa situation de famille, ses diplômes, ses activités professionnelles antérieures et, le cas échéant, la liste de ses travaux et publications juridiques. Le candidat devra justifier par tout moyen à sa convenance de ses connaissances particulières sur le droit applicable dans le territoire dans lequel il souhaite exercer ses fonctions.

Chaque candidat devra détailler par ailleurs les mesures concrètes qu'il entend prendre au cas où l'autorisation lui serait accordée, pour assurer le fonctionnement de son étude principale et les modalités de son intervention dans la collectivité territoriale concernée (locaux permettant d'assurer l'accueil du public et la sécurité des documents, moyens en personnel, fréquence des déplacements depuis la métropole ou le département voisin, etc.), ainsi que le mode de financement prévu (situation de fortune, possibilité d'obtenir des prêts, etc.), notamment en cas d'autorisation délivrée à titre permanent.

Il justifiera également de l'accord de son employeur s'il est notaire salarié.

Enfin, l'article 3 du décret susvisé prévoyant une assurance obligatoire dans les conditions prévues par le décret du 20 mai 1955, le candidat devra produire dans son dossier une attestation en ce sens.


2. Instruction de la demande

La demande d'autorisation doit être déposée ou adressée simultanément par le notaire candidat au procureur de la République près du tribunal de grande instance dans le ressort duquel est situé le siège de son office et au procureur de la République selon le cas de Mamoudzou ou de Saint-Pierre. Elle doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives (cf. plus haut), ainsi que d'une copie de l'arrêté le nommant dans son office et du procès-verbal de sa prestation de serment.

Il convient d'appeler l'attention des notaires de votre ressort susceptibles d'être intéressés par cette autorisation sur le délai inhérent à l'instruction de leur demande (au moins quatre mois) et les inviter à préciser, en cas de demande liée à un acte, la date prévisible de signature de cet acte.

Dès réception de la demande d'autorisation, le procureur de la République saisit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception la chambre départementale des notaires de son ressort ou, pour les procureurs de la République de Mamoudzou et de Saint-Pierre, la chambre départementale des notaires de la Réunion ou de la Martinique selon la collectivité territoriale dans laquelle est envisagé l'exercice des fonctions.

L'article 13, alinéa 2, de l'ordonnance n 45-2590 du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat, modifiée par la loi n 96-609 du 5 juillet 1996, dispose, en effet, que les attributions dévolues aux établissements d'utilité publique visés par les articles 4 et 5 sont exercées, en ce qui concerne Mayotte, par ceux du département de La Réunion et du ressort de la cour d'appel de Saint-Denis et, pour Saint-Pierre-et-Miquelon, par ceux du département de La Martinique et du ressort de la cour d'appel de Fort-de-France.

Les avis donnés par ces organismes doivent porter sur la moralité, la réputation, les capacités professionnelles et la solvabilité du candidat ainsi que sur les conséquences de son projet sur le fonctionnement de son office. Ils doivent être motivés et circonstanciés, et parvenir au parquet dans les deux mois de la saisine (cf. art. 2-4 du décret du 26 novembre 1971). Il est rappelé que, si ces organismes n'ont pas adressé dans ce délai au procureur de la République l'avis demandé, celui-ci est réputé favorable et qu'il s'agit en tout état de cause d'un avis purement consultatif.

Il peut être opportun que le procureur de la République du siège de l'office d'exercice du notaire entende ce dernier, notamment lorsque les avis émis lui sont défavorables.

Les rapports de vos substituts devront être circonstanciés sur les motifs et l'opportunité de l'autorisation sollicitée, opportunité appréciée au regard de l'intérêt du public, à savoir l'incidence de cette autorisation sur l'amélioration du service notarial dans la collectivité territoriale considérée et sur le fonctionnement de l'office notarial du candidat. Il conviendra à cet effet de recueillir auprès des autorités ou organismes compétents des éléments d'information d'ordre géographique, démographique et économique.

Il conviendra de préciser notamment si le demandeur a pris les dispositions nécessaires pour assurer son service dans son office et dans la collectivité territoriale considérée. Il faut, en effet, vérifier si cette autorisation ne constitue pas un obstacle à l'exercice normal des fonctions dans l'étude principale et au contrôle par le requérant de la bonne marche de son étude, eu égard notamment aux moyens de communication et à la distance séparant les deux zones géographiques concernées. Il paraît par exemple difficile d'accorder à un même candidat l'autorisation d'exercer ses fonctions à titre permanent à la fois à Mayotte et à Saint-Pierre-et-Miquelon.

Le rapport de transmission sera directement envoyé par vos substituts à la chancellerie, sous le timbre de la direction des affaires civiles et du sceau, sous-direction des professions judiciaires et juridiques, bureau de la gestion des professions (M2). S'il leur apparaît que l'autorisation soulève des difficultés particulières, ils devront vous faire parvenir directement avec leur rapport le dossier de candidature, afin que vous le transmettiez à la chancellerie avec vos observations.


3. Examen par la Commission dite "de localisation des offices de notaires" (CLON)

L'article 1er du décret du 29 octobre 1997 susvisé, modifiant l'article 8 du décret du 26 novembre 1971 susvisé, prévoit que le garde des sceaux autorise le notaire demandeur à exercer ses fonctions dans les collectivités territoriales susvisées dans les conditions prévues aux articles 2 à 2-6 du décret n 71-942 du 26 novembre 1971 relatif à la compétence d'instrumentation des notaires. Ces textes régissent notamment la consultation de la CLON par le garde des sceaux afin qu'elle émette son avis sur toute opération liée à la localisation des offices de notaires (art. 2 à 2-3).


4. Délivrance de l'autorisation

L'autorisation d'exercice fait l'objet d'un arrêté du garde des sceaux conformément aux dispositions de l'article 8 du décret du 26 novembre 1971 susvisé. Cet arrêté est publié au Journal officiel.

Une ampliation de cet arrêté sera adressée, d'une part, au procureur de la République du territoire concerné (Saint-Pierre ou Mamoudzou) et, d'autre part, au procureur de la République dans le ressort duquel est situé le siège de l'office du notaire autorisé. Il appartiendra à ce dernier de notifier une copie de cette ampliation à l'intéressé.

En cas de refus d'autorisation opposé à l'intéressé par mes services, une décision motivée du garde des sceaux devra être notifiée à l'intéressé par vos soins. La notification précisera que la décision peut faire l'objet d'un recours contentieux devant le tribunal administratif dans le ressort duquel est situé le siège de l'office du demandeur, dans les deux mois de la notification.


III. - CONTRÔLE

Lorsque l'autorisation aura été donnée ou prescrite à titre permanent, vous aurez soin de faire vérifier régulièrement les conditions d'exercice de l'activité du notaire, d'une part, dans la collectivité territoriale concernée, conformément aux termes de sa requête, et, d'autre part, au sein de son office principal, notamment dans le cadre des inspections annuelles.

Au cas où des carences ou des irrégularités seraient constatées, vous n'omettrez pas de me les signaler et de me proposer, s'il y a lieu, et après avoir recueilli les avis des chambres et procureurs intéressés, de retirer l'autorisation donnée. En effet, l'autorisation donnée par le garde des sceaux est toujours révocable.


IV. - RÉGIME DE L'ACTIVITÉ NOTARIALE SUR LE TERRITOIRE

1. Textes particuliers régissant l'accomplissement des actes sur le territoire

Aux termes de l'article 1er du décret du 29 octobre 1997 susvisé, le notaire se conforme, pour l'accomplissement des actes sur le territoire de la collectivité territoriale, aux textes particuliers régissant l'activité notariale sur ledit territoire, sauf en matière de tarif où il se conforme au texte applicable en métropole.

Je vous rappelle que les lois de la République ne s'appliquent à Mayotte que sur mention expresse, ce qui explique l'existence de régimes totalement spécifiques dans ce territoire en matière fiscale, douanière, civile, sociale et foncière. En outre, les Mahorais musulmans ont conservé leur statut personnel, comme le permet l'article 75 de la constitution.

En ce qui concerne Saint-Pierre-et-Miquelon, même si la loi y est applicable de plein droit depuis 1985, un certain nombre de textes régissant l'activité notariale ne s'appliquent pas à ce territoire et d'autres lui sont spécifiques, ce qui donne lieu à des régimes particuliers en matière de réception, de légalisation et de conservation des actes, ainsi que de publicité foncière.

Le notaire candidat devra donc justifier de la connaissance de ces régimes spécifiques.


2. Autres dispositions du décret du 26 novembre 1971

L'article 2 du décret du 29 octobre 1997 susvisé prévoit que les dispositions du décret du 26 novembre 1971 susvisé ne sont applicables aux collectivités territoriales de Saint-Pierre-et-Miquelon et de Mayotte que dans la mesure où elles sont nécessaires à l'application de l'article 8, alinéa 2, c'est-à-dire à l'exercice par un ou plusieurs notaires de leurs fonctions dans ces collectivités territoriales.

Ce texte permet donc d'exclure les articles 4 à 7, 10 (al. 2 à 4), 11, 26 (al. 1) et 27.

Restent les dispositions concernant la réception des actes, la réception des clients, l'attribution des minutes, et le rôle de la chambre, du conseil régional et du Conseil supérieur du notariat en matière de réglementation des usages de la profession et de répartition géographique de l'activité notariale, à condition que toutes ces dispositions ne soient pas contraires aux textes particuliers régissant l'accomplissement des actes sur le territoire où le notaire instrumente.

*

*    *

Je vous saurais gré de bien vouloir adresser, pour leur information, une copie de la présente circulaire aux chambres départementales et conseil régional de votre ressort.

Vous voudrez bien également me faire part de toute difficulté qui surviendrait dans l'application de la présente circulaire.


Pour le garde des sceaux, ministre de la justice,

et par délégation :

La directrice des affaires civiles et du sceau,

D. Raingeard de la Blétière

 

Inventaire des pièces du dossier

I. - PIÈCES À FOURNIR PAR LE REQUÉRANT À L'APPUI DE SA DEMANDE :

1 Sa requête précisant si l'autorisation est demandée à titre permanent ou occasionnel et précisant dans ce dernier cas la date prévisible de l'acte ou de la série d'actes.

2 La copie du procès-verbal de sa prestation de serment.

3 Une notice de présentation du requérant dans laquelle il fera état de :

- sa situation de famille ;

- ses titres et diplômes, les stages qu'il a effectués, etc. ;

- ses travaux de recherche et d'enseignement, ses éventuelles publications ;

- ses activités professionnelles antérieures ;

- l'exposé des motifs qui fondent sa demande ;

- l'exposé de sa connaissance du droit applicable dans la collectivité territoriale considérée.

4 Lorsque le requérant est notaire salarié, la justification de l'accord de son employeur sur le projet.

5 Lorsqu'il est demandé l'ouverture d'un lieu d'exercice supplémentaire :

- la justification que le local sera propre à accueillir convenablement le public et à assurer la sécurité des documents et que ce lieu sera doté de moyens en personnels proportionnés à l'activité ;

- une notice exposant la fréquence des déplacements envisagés au lieu d'exercice supplémentaire et l'incidence de ces déplacements sur le fonctionnement et le contrôle de l'office principal ;

- une notice sur le mode de financement de l'ensemble des moyens visés au présent paragraphe.

6 Une attestation d'assurance de responsabilité civile professionnelle dans les conditions ordinaires.


II. - PIÈCES À AJOUTER PAR LE PARQUET À L'OCCASION DE LA TRANSMISSION DU DOSSIER À LA CHANCELLERIE :

1 La délibération de la chambre portant sur la moralité, la réputation, les capacités professionnelles et la solvabilité du candidat ainsi que sur les conséquences de l'ouverture d'un lieu d'exercice supplémentaire sur le fonctionnement de l'office principal.

2 L'enquête de moralité (éventuellement).

3 Le rapport du procureur de la République comportant son avis sur la demande du candidat.

© Ministère de la justice - Avril 2001

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