1

Cabinet du garde des Sceaux

Signalisation des circulaires
du 1er janvier au 31 mars 2000

Circulaire du 12 janvier 2000 relative aux tuteurs des agents de justice.

CAB 2000-04/12-01-2000.
NOR : JUSA0000013C.


Agent de justice, tuteur.

LE GARDE DES SCEAUX, MINISTRE DE LA JUSTICE


POUR ATTRIBUTION
Mesdame et Messieurs les Premiers Présidents , Procureurs Généraux, Directeurs régionaux de l'administration pénitentiaire, Directeurs régionaux de la protection judiciaire de la jeunesse

- 12 janvier 2000 -

SOMMAIRE

1.
Le Tutorat dans le dispositif de gestion des agents de justice
1.1.  Le tutorat est un dispositif additif
1.2.  qui ne décharge pas les services de leurs propres responsabilités vis-à-vis des jeune

2. Missions des tuteurs des agents de justice
2.1.  Le tutorat est un dispositif additif
2.2.  Bien analyser le contexte professionnel dans lequel se trouve le jeune
2.3.  Aider à la réflexion sur la construction du parcours professionnel ultérieur
2.4.  Le livret de suivi du parcours professionnel du jeune : un possible support d’action pour le tuteur

3. Désignation des tuteurs

4. Orientations pour faciliter l'action des tuteurs

Annexe : Modèle de décision de désignation d’un tuteur d’agent de justice



    Le recrutement et l’emploi des agents de justice présentent des aspects spécifiques par rapport au recrutement et aux conditions d’emploi des personnels titulaires :
    -  les postes d’accueil sont profilés dans chaque lieu et correspondent à un projet de service bien défini ;
    -  le recrutement est ouvert à une population aux caractéristiques diverses, alors que les origines et les trajectoires sont plus resserrées dans les concours, qui imposent des conditions de diplômes ou l’acquisition de connaissances préalables ;
    -  le jeune recruté a un contrat à durée limitée non reconductible ;
    -  un engagement implicite existe vis-à-vis du jeune, pour l’aider à construire son avenir professionnel.
    Ces aspects propres au dispositif conduisent à mettre en place un dispositif de tutorat pour aider les jeunes et les services dans ce contexte particulier de gestion de ressources humaines.
    La présente circulaire a pour objet :
    -  de situer le tutorat dans le dispositif de gestion des agents de justice ;
    -  de préciser les missions des tuteurs ;
    -  de fixer leur mode de désignation ;
    -  de formuler des recommandations pour faciliter leur action.

I.  -  LE TUTORAT DANS LE DISPOSITIF DE GESTION
DES AGENTS DE JUSTICE


1.1.  Le tutorat est un dispositif additif

    Le dispositif de tutorat est un dispositif additif. Il est là pour conforter ou renforcer l’action des services qui ont recruté les agents de justice, les emploient au quotidien et sont en charge de leur gestion, dans toutes ses composantes (administrative, financière, gestion de l’emploi et du parcours professionnel). Son apport essentiel est d’offrir aux jeunes agents de justice un lieu d’éclairage et d’analyse de leur situation professionnelle et de ses perspectives d’évolution. C’est la nature particulière des projets gérés, la diversité des origines des jeunes, le temps circonscrit pour gérer l’organisation de l’activité et l’orientation professionnelle des jeunes qui nécessitent cette organisation particulière, caractérisée par la proximité des acteurs et le souci d’une prise en compte rapide du volet « ressources humaines » de la gestion des agents de justice.
    La mise en place du dispositif est donc prévue pour créer le maximum de conditions favorables à la réussite de la prise en charge des agents de justice et de l’accompagnement de leur parcours professionnel.
    Les tuteurs seront une aide pour les jeunes, mais aussi pour les services gestionnaires, auxquels ils faciliteront la connaissance et l’analyse des parcours des jeunes agents de justice.

1.2.  qui ne décharge pas les services
de leurs propres responsabilités vis-à-vis des jeunes

    Le dispositif constituera vraiment un plus si les responsables des services où sont affectés les agents de justice s’impliquent dans la réussite du projet qui les a conduits à recruter et s’ils assument normalement leur rôle d’employeur et d’encadrant direct de l’activité du jeune.
    L’existence des tuteurs ne décharge donc pas les services d’affectation de leurs propres responsabilités vis-à-vis des jeunes.
    Cela signifie très concrètement que les services où sont affectés les agents de justice doivent régulièrement faire le point de leur activité, être à l’écoute des analyses qu’ils formulent, répondre aux demandes d’instrumentation technique ou d’équipement matériel qu’ils peuvent exprimer, savoir ménager les nécessaires temps de synthèse et de bilan pour la réorientation éventuelle ou la modification d’organisation de certaines actions.
    Le recrutement d’un jeune doit normalement avoir comme origine la réponse à un projet précis d’amélioration du service rendu. Mais tous les éléments de mise en œuvre de ce projet n’ont pas forcément été prévus dès le départ. Le jeune aura sans doute des questions à poser sur ce qu’il doit faire concrètement, sur l’information qui lui manque pour bien assurer sa tâche. Toutes ces questions doivent trouver réponse dans le service lui-même. Elles aideront à affiner le projet du service et à parvenir, finalement, à l’amélioration attendue avec l’arrivée du jeune.
    La responsabilité du suivi du projet de service qui a entraîné le recrutement du jeune incombe donc en première ligne aux personnels de ce service, à l’encadrant direct du jeune (celui auprès de qui il est affecté, qui lui fixe son travail au quotidien, à qui il réfère de son exécution) et au responsable du service, qui doit clairement s’impliquer dans le suivi du projet de service et de l’évolution professionnelle du jeune.
    En aucun cas, le tuteur n’aura à prendre en charge l’insuffisance de cadrage du projet au titre duquel le jeune aura été engagé. Il devra simplement se faire l’écho des insatisfactions exprimées auprès du responsable concerné.
    La bonne gestion de ce projet simplifiera par contre les tâches qui reviennent en propre au tuteur : l’aide à l’évaluation personnelle du jeune et à la construction de sa réflexion sur son avenir professionnel.

II.  -  MISSIONS DES TUTEURS DES AGENTS DE JUSTICE

    Le rôle des tuteurs des agents de justice peut se résumer en un mot : parrainage.
    Cette action de parrainage se décline elle-même en trois axes principaux :
    -  bien connaître et suivre le jeune ;
    -  bien analyser le contexte professionnel dans lequel il se trouve ;
    -  aider à la réflexion sur la construction de son parcours professionnel ultérieur.
    L’instrumentation pratique de cette réflexion et de ce suivi est fournie par le livret de suivi du parcours professionnel du jeune, qui lui est remis au moment de son entrée en fonction.

2.1.  Bien connaître le jeune

    Il s’agit avant tout de bien comprendre le jeune et pourquoi il a choisi d’être recruté comme agent de justice.
    Cela implique de le rencontrer au moment de sa prise de fonction, de lui faire alors préciser en détail son cursus scolaire et/ou professionnel antérieurs, de tenter d’évaluer les premiers éléments caractéristiques de sa personnalité, de lui faire analyser ses points forts, ses points faibles, de commencer à travailler avec lui son projet professionnel, de fixer les objectifs de travail des premières semaines et un rendez-vous pour une première évaluation des conditions de son accueil dans la structure qui l’emploie.
    La deuxième rencontre permettra au tuteur de vérifier les conditions d’entrée en fonction du jeune agent de justice. A partir de là, de nouvelles échéances seront régulièrement fixées, d’un commun accord entre le jeune et son tuteur, pour faire le point sur son activité. Ces rencontres seront davantage centrées sur les projets professionnels du jeune.
    Il est nécessaire de prévoir quelques temps d’échanges plus approfondis : deux fois par an, le tuteur rencontrera le jeune et formalisera avec lui par écrit le bilan des six mois écoulés. Il l’aidera, en cela, à préparer les entretiens d’évaluation que le responsable du service au sein duquel est affecté l’agent de justice doit avoir avec lui, ainsi que le rapport annuel d’activité prévu à l’article 7 de son contrat. Il l’aidera aussi à mettre à jour son livret de suivi, à réfléchir à d’éventuels besoins de formation pour son orientation professionnelle ultérieure, à mettre en route, le cas échéant, des démarches de certification de compétences ou de validation d’acquis.
    Franchise et liberté de parole doivent caractériser ces entretiens. Mais il doit être clair pour le jeune que le tuteur n’a pas à régler directement les problèmes évoqués : cela incombe au responsable du service où est affecté le jeune. Le tuteur a avant tout un rôle d’analyse et de conseil. Il doit donner au jeune son éclairage sur la situation qui lui est exposée et les conseils pour bien la gérer. Dans les cas de difficulté, il devra simplement faciliter les contacts qu’il aura, le cas échéant, suggérés et signaler au responsable du service concerné l’urgence de certains recadrages.

2.2.  Bien analyser le contexte professionnel
dans lequel se trouve le jeune

    Le jeune agent de justice évoquera nécessairement avec son tuteur le contexte de son activité. Pour juger de la validité des analyses qui seront formulées par le jeune agent de justice, le tuteur aura à appréhender par lui-même le contexte professionnel dans lequel il travaille. Le tuteur prendra connaissance de la fiche de poste détaillée qui aura été remise au jeune ; il devra savoir précisément de qui le jeune dépend pour l’organisation de son activité, quels sont les moyens matériels dont il dispose. Pour ce faire, une visite au service d’accueil s’impose dès la prise de fonction du jeune. Elle permettra de vérifier le projet de service dans lequel s’insère l’emploi créé et si une réelle réflexion fonctionnelle a précédé le recrutement. Si ce n’est pas le cas, il devra le dire et favoriser l’émergence de cette réflexion.
    Le tuteur devra aussi s’informer régulièrement de l’impact du travail du jeune dans le service et favoriser la réflexion collective sur la pérennisation de la plus-value créée.
    Il devra, enfin, cerner comment est perçu le jeune et rassembler les éléments d’information permettant de conforter les scénarios professionnels envisagés pour lui.

2.3.  Aider à la réflexion sur la construction
du parcours professionnel ultérieur

    Les profils des jeunes qui seront recrutés sur les emplois de justice seront divers, de même que leurs objectifs professionnels. Le tuteur, dans ce contexte, aura vocation, en discutant avec le jeune, en prenant le temps de rencontrer d’autres tuteurs, dans d’autres institutions publiques ou privées, en consultant les publications relatives à la formation professionnelle, en assistant, s’il en a l’occasion, à des colloques ou conférences, à favoriser l’information et la réflexion des jeunes et des services sur les pistes possibles d’orientations professionnelles. Pour ce faire, il pourra aussi prendre des contacts avec des organismes extérieurs gérant des dispositifs de formation ou d’insertion dont pourraient bénéficier les agents de justice ; il devra, d’une manière générale, se tenir au courant des développements du programme « Emplois-Jeunes » et notamment des initiatives prises en matière de professionnalisation et de pérennisation des emplois.
    Il ne s’agit toutefois pas que le tuteur investisse à temps plein la matière. Il lui est demandé avant tout d’orienter désormais davantage sa réflexion et ses recherches d’informations sur ces thèmes en général, en essayant, au fil du temps, de creuser les problématiques s’appliquant plus particulièrement aux jeunes dont il a la charge.
    Les tuteurs des agents de justice devront disposer d’une facilité d’accès à certaines revues, à Internet, de nombreux sites consacrant des rubriques au dossier des « Emplois-Jeunes ». Ils seront destinataires des invitations à des colloques ou conférences touchant ce sujet.

2.4.  Le livret de suivi du parcours professionnel du jeune :
un possible support d’action pour le tuteur

    Un outil utile pour la construction de la relation entre le jeune et son tuteur et l’instrumentation de leur réflexion commune sur le parcours professionnel en cours peut être le livret de suivi du parcours professionnel du jeune. Ce livret lui est adressé avec l’exemplaire visé de son contrat.
    Le livret de suivi comporte plusieurs rubriques : I. Informations personnelles. II Projet professionnel et descriptif détaillé de l’emploi occupé. III. Actions de formation suivies. IV. Stages et autres expériences professionnelles complémentaires. V. Bilans d’évaluation.
    Ces rubriques, dont certaines sont évolutives, fournissent des guides, des points de repère, des éléments d’information, des bilans permettant de matérialiser le parcours professionnel du jeune.
    Le remplissage de ces rubriques, au fil du temps, peut fournir une trame utile pour les rencontres régulières entre les tuteurs et les jeunes agents de justice.
    La rubrique des évaluations de fin de semestre comporte les mêmes éléments que ceux qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier administratif de l’agent de justice en vertu de l’article 7 du contrat. Cette rubrique sera remplie en double par le chef de service à la demande de l’agent de justice, à l’issue de l’entretien d’évaluation. Mais l’agent peut aussi choisir de recopier lui-même ces appréciations.
    Seule l’appréciation finale du parcours professionnel de l’agent de justice présente un caractère officiel, avec la mention des titres et qualités du signataire.
    Le livret de suivi est avant tout conçu comme une aide à la valorisation du parcours professionnel de l’agent de justice. Sa tenue et sa mise à jour, avec l’aide du tuteur, lui est recommandée. Elle ne peut lui être imposée.
    Il est rappelé, par ailleurs, que le livret de suivi du parcours professionnel est la propriété exclusive du jeune, qui décide de l’utilisation qu’il pourra en faire et de l’opportunité de le produire à autrui.
    Des exemplaires de ce livret de suivi professionnel vous seront adressés pour information dans la première quinzaine de janvier.

III.  -  DÉSIGNATION DES TUTEURS

    Etre tuteur d’un jeune agent de justice, c’est assumer clairement une charge de travail supplémentaire et prendre la responsabilité et le risque d’influencer le devenir d’un jeune. Cette charge et cette responsabilité déboucheront sur des résultats positifs, s’il existe un engagement réciproque du tuteur et du jeune pour tirer le meilleur profit de l’expérience dans laquelle ils sont engagés.
    Il résulte de cette hypothèse que la désignation des tuteurs doit être faite en priorité parmi des agents volontaires. Certaines cours d’appel ou certains services régionaux ont envisagé aussi de confier cette tâche aux correspondants locaux de formation. C’est une option intéressante et possible, qui peut se combiner avec la première évoquée.
    Les tuteurs doivent avoir une vraie capacité à juger les situations, une expérience suffisante pour éclairer les analyses ou impressions rapportées par le jeune, une ouverture sur tous les sujets qui touchent aux métiers, aux filières de formation et au savoir-faire en matière de ressources humaines. Ils doivent aussi disposer de l’autorité nécessaire pour dialoguer valablement avec les responsables des services où sont affectés les jeunes agents de justice. Ils doivent enfin posséder le minimum de sens psychologique et pédagogique, sans l’existence duquel l’exercice de la fonction n’aurait aucun sens.
    La désignation des tuteurs se fera donc sur les bases suivantes :
    -  un appel à candidatures, sur la base du profil ci-dessus défini, chaque candidat devant adresser au niveau de la cour d’appel, sous couvert du responsable hiérarchique du service où il est affecté, un curriculum vitae et une lettre motivant sa demande, dans laquelle il indiquera qu’il a pris bonne note des conditions d’exercice mentionnées au point IV de la présente circulaire ; il précisera aussi combien de jeunes il lui semble pouvoir suivre (trois ou quatre semblent un maximum) ;
    -  un examen, au niveau de la cour d’appel ou de la direction régionale compétente des candidatures reçues ;
    -  des décisions de désignation de tuteurs prises par les chefs de cour ou les directeurs régionaux compétents, qui veilleront à une harmonieuse répartition des charges de travail et des temps de trajet (si des tuteurs ne peuvent être désignés sur une résidence géographique donnée) entre les tuteurs volontaires.
    Vous trouverez en annexe à la présente circulaire un modèle de désignation de tuteur.
    Il est recommandé de tenir à jour, par ressort de cour d’appel ou de direction régionale, une liste des tuteurs en fonction et de la diffuser aux tuteurs eux-mêmes, aux correspondants « Emplois-Jeunes », aux responsables de service dans la direction concernée (services judiciaires, administration pénitentiaire, protection judiciaire de la jeunesse), mais aussi, via les cours d’appel ou les directions régionales, aux responsables de service des autres directions.

IV.  -  ORIENTATIONS POUR FACILITER
L’ACTION DES TUTEURS

    Assumer la responsabilité du tutorat d’un ou de plusieurs jeunes est un travail qui vient s’ajouter à celui existant. Mais le tutorat ne doit pas se transformer en assistanat permanent. C’est pourquoi il n’implique pas pour autant la nécessité de décharges horaires dûment formalisées, mais plutôt un réaménagement des charges de travail existantes.
    Les responsables de service dont dépendent les tuteurs auront donc à tenir compte de cette charge de travail, en ne la doublant pas d’autres responsabilités supplémentaires nouvelles ; ils doivent permettre au tuteur de consacrer un minimum d’heures à l’accomplissement des entretiens avec les jeunes, aux contacts avec les administrations ou organismes susceptibles d’aider le jeune sur un point donné (par exemple, inscription à une formation) ; ils doivent veiller à ce qu’ils puissent disposer de locaux adaptés aux entretiens, de facilités de déplacements s’ils suivent plusieurs jeunes dans des lieux géographiquement éloignés ; ils doivent aussi leur permettre l’accès à la documentation et aux revues en rapport avec l’orientation et la formation des jeunes.
    En retour, les tuteurs doivent s’engager à informer de leurs activités leurs responsables de service directs et ne prendre aucune initiative qui pourrait engager l’administration au plan juridique ou financier sans en référer au préalable, par la voie hiérarchique, au service gestionnaire de l’agent de justice (le SAR ou la direction régionale), qui donnera ou non l’autorisation.
    Les tuteurs rédigeront un bilan annuel de leur activité et des principaux enseignements qu’ils en tirent. Ce bilan sera adressé par la voie hiérarchique, selon les cas, aux SAR ou aux directions régionales compétentes de l’administration pénitentiaire et de la protection judiciaire de la jeunesse, qui en rendront destinataires les correspondants « Emplois-Jeunes » dans leur ressort.
    Lesdits correspondants, qui partagent avec les tuteurs cette mission spécifique d’information et de réflexion sur les jeunes recrutés, réuniront régulièrement les tuteurs présents dans le ressort de leur service d’affectation et pourront organiser à leur bénéfice, en liaison avec les centres de formation du ministère, des actions de formation spécifiques. Périodiquement, des rencontres nationales ou interrégionales permettront d’élargir ces échanges ou de les cibler sur des sujets plus particuliers, abordés avec des spécialistes.
    Il vous appartient d’assurer la plus large diffusion de la présente circulaire auprès des personnels dont vous avez la responsabilité et de me rendre compte pour le 31 mars 2000, sous le timbre de la direction centrale dont vous dépendez, des conditions dans lesquelles les présentes directives ont été mises en application dans vos services pour les premiers recrutements d’agents de justice et des suggestions que vous pourriez formuler pour la poursuite de la mise en œuvre de ce dispositif.

 

Le directeur de Cabinet,
   C. VIGOUROUX



  ANNEXE  


Modèle de décision de désignation d’un tuteur d’agent de justice

Décision portant désignation de tuteur d’agent(s) de justice

    Le premier président de la cour d’appel de .............................................................. 
    et
    Le procureur général près ladite cour d’appel
    (ou)
    Le directeur régional des services pénitentiaires de ................................................... 
    (ou)
    Le directeur régional de la protection judiciaire de la jeunessede ...............................
 
    Vu le décret no 99-916 du 27 octobre 1999 relatif aux agents de justice recrutés en application de l’article 29 de la loi no 99-515 du 23 juin 1999 renforçant l’efficacité de la procédure pénale,
    Vu la circulaire JUSA9900280C du 3 novembre 1999 relative au recrutement et à l’emploi des agents de justice,
    Vu la circulaire JUS.............. du..............  relative aux tuteursdes agents de justice,
    Vu la demande formulée par M. (Mme) X..., par lettre du ,                    Décide :
    Article 1er. - M. (Mme) X..., (fonction)....., (affectation)....., assure, à compter du , les fonctions de tuteur pour les agentsde justice dont les noms suivent :
    -  
    -  
    -  
    Article 2. - La présente décision sera notifiée personnellement à M. (Mme) X..., avec copie à M. (Mme)... chef de la juridiction ou du service où il (elle) est affecté(e).

Cachet et signature