BULLETIN OFFICIEL DU MINISTÈRE DE LA JUSTICE
n° 96
(1er octobre - 31 décembre 2004)

6
Circulaires de la direction de l'administration générale et de l'équipement
Signalisation des circulaires du 1er octobre au 31 décembre 2004


Préparation de la dématérialisation de la passation des marchés publics

DAGE 2004-17 D/26-11-2004
NOR : JUSG0460098C

Achat public

Administration électronique

Code des marchés publics

Dématérialisation

Formation


POUR ATTRIBUTION

Vice-président du Conseil d'Etat - Inspecteur général des services judiciaires - Directeurs et chefs de service d'administration centrale - Premier président de la cour de cassation - Procureur général près cette même cour - Présidents des cours d'appel - Procureurs généraux près lesdites cours - Présidents des tribunaux supérieurs d'appel - Procureurs près lesdits tribunaux supérieurs d'appel - Directeur régionaux des services pénitentiaires - Directeurs régionaux de la protection judiciaire de la jeunesse - Sous-directrice du casier judiciaire national - Sous-directeurs de la direction de l'administration générale et de l'équipement - Chefs de centres de prestations régionaux - Chefs d'antenne régionale de l'équipement

- 26 novembre 2004 -


Dans le cadre de la préparation de l'application de l'article 56 du code des marchés publics (CMP), les services du Premier ministre, par l' intermédiaire de l' agence pour le développement de l' administration électronique (ADAE), ont pris en charge le choix d' un service qui sera prochainement mis à disposition des services centraux et déconcentrés de l' État, ministère de la défense mis à part. Ce service devrait être disponible pour le 1er janvier 2005, date butoir, fixée par l' article 56 du CMP à compter de laquelle les acheteurs publics ne pourront plus s' opposer à la transmission par voie électronique des réponses aux procédures de marchés soumis au titre III de ce même code (hormis les marchés à procédure adaptée des articles 28, 30 et 31 du CMP). Cette obligation de permettre aux entreprises de répondre par voie électronique ne concerne donc que les marchés de fournitures et de services d' un montant supérieur à 150.000 euros HT et les marchés de travaux d' un montant supérieur à 230.000 euros HT.
Cette façon de conduire les procédures de marchés constitue une opportunité de gérer plus efficacement et à moindre coût les achats publics. C' est pourquoi le service permet, en option, de publier également les avis et les dossiers relatifs aux marchés à procédure adaptée (article 28 du CMP).
La plate-forme prendra concrètement la forme d' un site internet sur lequel les utilisateurs pourront travailler après s' être vu délivrer des droits d' accès.
Pour respecter les exigences de sécurité et de preuve posées par la réglementation, il a été décidé que les utilisateurs de l' application y accéderaient au moyen soit de certificats individuels et nominatifs dans le cas des personnes amenées à effectuer les actes sensibles de la procédure (accès aux plis à l' issue de la procédure pour préparation de la commission d' appel d' offres), soit de droits sans certificat (ex. une clé USB pouvant être utilisée par plusieurs personnes au sein d' un même service) pour les utilisateurs accomplissant les autres actes (déchiffrement des plis en commission d' appel d' offres).
Enfin, d' autres actions (saisie d' une annonce, mise en ligne d' un dossier de consultation des entreprises, suivi de la consultation, messages en masse aux candidats pendant la procédure) seront accessibles par identifiant/mot de passe.
Parmi ces divers intervenants, plusieurs profils sont à distinguer :

  • la personne responsable du marché (PRM) ou son représentant ou la personne faisant fonction de président de la commission d' appel d' offres, ayant seules, aux termes du CMP, autorité pour télécharger les plis relatifs aux candidatures ou aux offres ;
  • les personnes membres à voix délibérative de la commission d' appel d' offres (CAO) qui pourront déchiffrer les plis ;
  • le rédacteur/utilisateur simple chargé du suivi du marché qui saisira les publicités via l' application, mettra en ligne les dossiers de consultation à télécharger, effectuera les éventuels autres échanges en ligne avec l' ensemble des candidats et pourra autoriser un tiers utilisateur enregistré à suivre le registre des dépôts ;
  • l' administrateur qui sera chargé de gérer les utilisateurs du service, les certificats pour ceux qui en requièrent un, et enregistrera les administrateurs délégués.

J' appelle en particulier votre attention sur le fait que, dans le cadre de l' utilisation de la plate-forme, vous devrez identifier ces acteurs de façon précise pour préparer le déploiement. La dématérialisation des procédures n' entraîne pas un changement de votre organisation mais nécessite une vue exacte de celle-ci.
Il est aussi à signaler que l' utilisation de la plate-forme de passation dématérialisée des marchés de l' État requerra un accès internet (par exemple au travers du réseau virtuel justice – RPVJ) et une configuration informatique équipée au minimum du système d' exploitation Windows 98.
Pour mémoire, le ministère de la justice a remis à jour la liste des personnes responsables de marchés (PRM) par arrêté pris le 5 août dernier.
(voir http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=JUSG0460074A).

Au-delà des PRM, la désignation des administrateurs de l' application sera essentielle, étant entendu que le mode de fonctionnement retenu a été celui le plus proche possible des acteurs de terrain. En raison du nombre très important de services acheteurs, c' est au niveau de chaque cour d'appel ou direction régionale que devra, conformément à la pratique locale, être définie l' architecture d' utilisation de la plate-forme qui vous convient (nombre et identité de l' administrateur et des utilisateurs). Pour des raisons de souplesse et de réactivité, je vous conseille de désigner deux administrateurs, le second étant amené à suppléer le premier en cas d' absence de celui-ci.
Je vous demande donc de bien vouloir me faire parvenir (1) la liste nominative et fonctionnelle des personnes responsables des marchés et personnes susceptibles de faire fonction de président de commission d' appel d' offres (i), des administrateurs et administrateurs délégués (ii) et la liste des utilisateurs (iii) qui seront amenés à intervenir sur la plate-forme de passation dématérialisée des marchés dans vos services. Dans le cas (i), je vous prie de bien vouloir me préciser si cette fonction est assurée au sein de vos services ou bien à la préfecture.

Une fois le marché notifié et la plate-forme disponible, des formations interministérielles de formateurs seront organisées entre mi-novembre 2004 et fin janvier 2005. Ces formations devraient être très courtes, d' une durée d' un jour maximum, puisqu' il s' agit :

  • d' expliquer le contexte réglementaire, les objectifs et les conséquences pratiques sur le travail des services acheteurs,
  • de faire des démonstrations de l' utilisation de ce site de passation dématérialisée des marchés,
  • de faire faire des exercices pratiques aux stagiaires.

Le ministère de la justice ne pourra guère compter que sur une demi-douzaine de places pour les formateurs d' utilisateurs et pour les formateurs d' administrateurs. Les premiers utilisateurs formés constitueront la base d'un réseau de proximité permettant de démultiplier la formation à l'utilisation de l'outil. Au delà de ce réseau de proximité, la mise en place d'un forum de discussion ainsi que d'une cellule de support fonctionnel au sein de la sous-direction de l'informatique doit permettre d'assurer un support adéquat en second niveau.
Sur la base de quelque 500 ou 600 utilisateurs intensifs ou occasionnels pour les services du ministère de la justice, chaque formateur devra former, dans une hypothèse maximaliste, une cinquantaine de personnes, soit tenir cinq séances d' un jour. Dans ce cas de figure, il ne serait évidemment pas possible, le calendrier étant particulièrement contraint, de former tous les intéressés avant le 1er janvier. Il conviendra alors de former tout d' abord un public prioritaire qui serait composé d' un membre de chacun des services acheteurs du ministère de la justice et, éventuellement, du plus grand nombre possible des agents des bureaux passant un grand nombre de marchés. Au-delà de ces efforts, et comme indiqué ci-dessus, le recours à la démultiplication de la formation par les premiers utilisateurs formés apparaît indispensable.
Aussi, afin de bénéficier pleinement du nombre de places qui nous seront offertes, je vous invite à me communiquer l' identité et les coordonnées des praticiens des marchés et des informaticiens qui sont susceptibles de suivre ces formations et de jouer ensuite le rôle de formateur les répercutant ensuite dans son service mais aussi dans d' autres services. L' administration centrale du ministère de l' intérieur participera bien évidemment à cette diffusion de l' information et sera en relation avec vous pour coordonner l' effort commun de formation des utilisateurs futurs de la plate-forme d' achat.
Un site de formation en ligne (site école), accessible depuis le RPVJ, est également prévu pour permettre aux futurs utilisateurs de suivre individuellement une formation pratique et de faire des tests fictifs sur la conduite complète d' une procédure dématérialisée.
Si la formation initiale devrait être brève compte tenu de la simplicité de l' outil et du rôle essentiel de la pratique dans sa maîtrise, le nombre très important de services concernés (cours d'appel, juridictions, directions régionales, établissements pénitentiaires autonomes, services délocalisés de l'administration centrale) et le faible nombre d' utilisateurs pour beaucoup d' entre eux posent la question de l' éventuelle mutualisation interministérielle des formations. Une réflexion en ce sens est actuellement conduite par l'ADAÉ.
La direction de l'administration générale et de l'équipement coordonne l'action du ministère de la justice au regard de ce dossier. Grâce à la participation active du service central de l'information et de la communication (SCICOM), plusieurs vecteurs de communication seront utilisés afin de vous informer de l'état d'avancement du projet. Parmi ceux-ci, le portail intranet du ministère constitue un média de choix : n'hésitez pas à le consulter afin d'obtenir une vision à jour.
Je sais pouvoir compter sur votre mobilisation afin que la participation du ministère de la justice à ce projet constitue une réussite – malgré les délais contraints auxquels nous devons collectivement faire face. Cette opération mettra en lumière la capacité de notre institution, et, plus largement, de l'État, à moderniser son mode de fonctionnement.
Les services de la Chancellerie, et en particulier la sous-direction de l'informatique, restent à votre disposition pour tout autre renseignement que vous jugeriez utile de connaître.

 

Directeur de la direction

de l' Administration générale et de l' équipement

Edward JOSSA

_____________________________

(1) Pour réception plus rapide et plus sûre, vous pouvez envoyer vos réponses à mes services par voie électronique à l' adresse suivante : demat.dage-pri@justice.gouv.fr.

 


© Ministère de la justice - avril 2005

Retour haut de page