Ministère de la Justice
 
 

20 avril 2007

L'accueil dans les juridictions

L’exemple du guichet unique de greffe du TGI de TARBES

Au début de l’année 2007, un article du quotidien « La dépêche du Midi » était consacré en des termes élogieux au guichet unique de greffe (G.U.G) du tribunal de grande instance de Tarbes, ouvert depuis le 2 janvier 2007 : l’occasion de présenter plus en détail les conditions dans lesquelles, dans des sites désormais nombreux, sont accueillis celles et ceux qui entrent dans un palais de justice.

Accueil du guichet unique de greffe de Tarbes - Crédits photo : Dominique Ribouleau

 

Accéder aux interwiews - Accèder au reportage photos

 

C’est en 1998 que les premières expérimentations de “guichet unique de greffe” (GUG) voient le jour au ministère de la justice afin d’assurer un accueil de qualité et une simplification des démarches.

Le 3 janvier 2005, la « Charte Marianne” entre en vigueur : elle s’appuie sur cinq engagements déclinables par l’ensemble des services de l’Etat :

  • un accès plus facile aux services
  • un accueil attentif et courtois
  • une attention particulière à l’examen des réclamations
  • une réponse compréhensible dans un délai annoncé
  • une écoute pour améliorer la qualité de l’accueil.

 

Qu’est-ce qu’un guichet unique de greffe (G.U.G) ? 

Au palais de justice de TARBES le GUG constitue désormais le point unique d’accès du citoyen à la justice. C’est en effet à la fois un service d’accueil centralisé et un point d’entrée procédural (hormis les affaires supposant une assignation avec représentation obligatoire par avocat).

Regroupant les accueils du Tribunal de grande instance et du Tribunal d’instance, il est le lieu où tout citoyen et tout justiciable peut :GUG de Tarbes - Accueil du public - Crédits photo : Dominique Ribouleau

  • être accueilli
  • recevoir une information précise
  • avoir la possibilité de recourir à des modes diversifiés de règlement des différends
  • être orienté vers les professionnels spécialisés, les instances de conciliation et de médiation
  • introduire toute demande ou requête
  • être renseigné sur le déroulement de sa procédure
  • former un recours.

* il permet aux auxiliaires de justice de déposer-rapidement et en toute sécurité- tous actes et documents destinés aux différents services des deux juridictions concernées.

 

Comment fonctionne le GUG de Tarbes ?
* l’équipe :

Afin de répondre efficacement aux demandes et besoins du public et des professionnels, deux fonctionnaires y sont affectés de façon permanente : un greffier du TGI et un adjoint administratif du tribunal d’instance.

Choisis pour leurs compétences, leur polyvalence, leurs qualités d’écoute et de disponibilité, et leur volonté de collaborer à la mise en place de ce nouveau service, ils sont en capacité de renseigner sur toutes les procédures relevant de leurs attributions.

* les missions :

La liste des tâches transférées des greffes des juridictions vers le GUG sont limitativement énumérées afin que les contours de ses compétences soient clairement définis, tant dans l’intérêt du justiciable, que des fonctionnaires qui en ont la charge et des services concernés par les transferts.

 

Au tribunal de grande instance (TGI) :
* en matière pénale :
  • renseignements sur le suivi des plaintes, et sur les « résultats » d’audience
  • enregistrement des recours
  • réception des demandes de copies de jugements
  • réception des demandes de permis de visite (instruction/parquet)
* en matière civile :
  • compostage des actes et pièces remis par avocats et huissiers
  • affaires familiales : remise des imprimés, réception des requêtes et assignations

  • titres et diplômes : enregistrement
  • renonciation à succession
  • état-civil : réception des actes et inscription au RC
* autres :
  • experts : remise des dossiers et réception des candidatures
  • concours : remise et réception des dossiers

 

Au tribunal d’instance :
  • injonctions de payer  / injonctions de faire / déclarations au greffe : renseignements et remise d’imprimés
  • pacte civil de solidarité / certificats de propriété / cessions de salaires / actes de notoriété / consentement à adoption: renseignements et constitution des dossiers
  • certificats de propriété : renseignements, constitution des dossiers et suivi
  • tutelles : renseignements, remise d’imprimés et liste des médecins spécialistes (à l’exclusion des dossiers en cours)
  • recours en police : enregistrement
  • renseignements sur les résultats d’audience
  • paraphe des registres

Le bilan qui sera fait dans les mois à venir sur le fonctionnement de cette nouvelle structure permettra d’envisager, le cas échéant, une extension de ses compétences.

Les services du tribunal pour enfants, de l’application des peines, de l’instruction, de la nationalité et des tutelles (dossiers en cours) sont exclus du champ de compétence du GUG et continuent à accueillir le public de leur côté.

 

L’emplacement :

Afin d’être un véritable lieu d’accueil unique, général et central, le GUG est situé au rez-de-chaussée du bâtiment, à l’entrée, dans un espace accessible à tous, indiqué par une enseigne lumineuse.

Les locaux ont été aménagés et équipés courant 2006 grâce au concours de la Mission Modernisation du Ministère de la Justice, qui a soutenu et financé le projet.

La différence avec un « accueil classique » ?

La mise en place du GUG doit se traduire par des “plus” :

* plus d’accueils :

Afin que chacun soit reçu dans les meilleures conditions, quelles que soient sa demande ou sa situation, le GUG offre plusieurs possibilités d’accueils :GUG de Tarbes - Accueil des professionnels - Crédits photo : Dominique Ribouleau

  • deux accueils aux guichets qui seront délimités par une ligne de confidentialité,
  • un accueil confidentiel à l’intérieur du GUG, non visible de l’extérieur, destiné en outre aux personnes handicapées,
  • un accueil dédié aux professionnels (avocats, huissiers), situé dans le couloir du greffe, indépendant de l’accueil du public, qui leur évitera toute attente.
* plus de sécurité des personnes et des biens :

Les locaux du palais de justice de Tarbes sont vastes et malgré la signalétique, le justiciable pouvait s’y perdre..... Ces déplacements non contrôlés pouvaient être source de danger tant pour le public que pour les fonctionnaires et les bâtiments. La limitation des mouvements dans le palais ne peut être que bénéfique.

* plus de facilité d’accès :

Un seul accueil annoncé et signalé c’est plus de simplicité pour le justiciable et moins d’appréhension pour un premier contact avec l’institution judiciaire.

* plus de compétence :

Les agents en charge du GUG vont nécessairement se spécialiser en procédures, en informatique, mais aussi en accueil des divers publics.

* plus d’écoute, de disponibilité et de rapidité :

La fonction première des agents du GUG est d’être à l’écoute des demandes du public. Le justiciable aura un interlocuteur qui lui évitera d’être “renvoyé” de service en service et qui lui facilitera les démarches, dans les meilleurs délais.

Enfin les auxiliaires de justice et tous les collaborateurs de la justice bénéficieront aussi de ces avantages puisqu’ils trouveront au GUG un guichet spécifique, un accueil personnalisé, rapide et permanent.

Toutefois afin que l’accueil au palais de justice de TARBES soit le plus complet  possible, il a paru nécessaire de créer autour de la structure du guichet unique de greffe un véritable pôle qui regroupe tous les services essentiels à l’accueil du public.

 

L’aide juridictionnelle :

Pour plus d’efficacité et pour un service de meilleure qualité, l’aide juridictionnelle ne relève pas des attributions du GUG mais reste un service indépendant, géré par deux adjoints administratifs.

Situé à coté du GUG afin que le justiciable y accède facilement et rapidement, ce service dispose d’un guichet indépendant, qui permet la confidentialité requise pour ce service.

 

Le Bureau de l’exécution des peines (BEX) :

Opérationnel au tribunal de grande instance de TARBES depuis septembre 2006, ce service doit permettre :

  • d’accélérer la mise à exécution des peines prononcées
  • d’informer les personnes condamnées
  • d’engager une première étape de l’exécution des peines
  • d’informer et orienter les victimes

Le BEX gère l’accueil d’un public ciblé, dans la continuité des audiences correctionnelles et de police.

Géré par un adjoint administratif volontaire, formé à cette procédure et à l’accueil, ce service, est physiquement adossé au GUG. Sa situation permet ainsi un échange et une entraide constants entre les fonctionnaires.

 

Les procédures collectives et les saisies immobilières :

Ces deux services étant également situés à proximité immédiate du GUG, les démarches susceptibles d’y être effectuées seront donc grandement facilitées.

 


INTERVIEWS

 

Interview de Dominique Ribouleau, président du TGI de Tarbes :

Qu'est-ce que le guichet unique de greffe ? > Ecouter

Comment le GUG s'est mis en place ? > Ecouter

Comment s'organise le GUG ? > Ecouter

Quel bilan peut-on tirer du GUG ? > Ecouter


Interview de Sylvie Mercier, greffière responsable du GUG :

Comment se déroule le travail dans un GUG ? Ecouter

Quelles sont les raisons du succès du GUG ? Ecouter


Interview de Christian Sbragia-Antoni, directeur de greffe au tribunal de Tarbes :

Quels ont été les problèmes pour la mise en oeuvre du GUG ? Ecouter


REPORTAGE PHOTOS

 

Porte du Palais de Justice de Tarbes - Crédits photo : Dominique RibouleauEntrée du Guichet unique de greffe (GUG) - Crédits photo : Dominique RibouleauGuichet affecté aux professionnels (avocats etc...) - Crédits photo : Dominique Ribouleau
Porte du Palais de Justice de TarbesEntrée du Guichet unique de greffe (GUG)Guichet affecté aux professionnels (avocats etc...)
Guichet de l'aide juridictionnelle - Crédits photo : Dominique RibouleauZone de confidentialité permettant en outre l'accès des handicapés au GUG- Crédits photo : Dominique RibouleauBureau d'exécution des peines (BEX) - Crédits photo : Dominique Ribouleau
Guichet de l'aide juridictionnelleZone de confidentialité permettant en outre l'accès des handicapés au GUGBureau d'exécution des peines (BEX)

Article rédigé par Bernadette SBRAGIA-ANTONI , greffière en chef du Tribunal d’Instance de Tarbes (complété par le service central de l’information et de la communication
du ministère de la justice)

Crédits photos : Dominique Riboulleau, président du TGI de Tarbes.

 

 
 
  

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